Lính đánh thuê - Chuyên đề Train the trainer - 10 kỹ năng cơ bản của trainer - Kỹ năng lắng nghe tích cực

 

  Active Listening – Lắng nghe chủ động

Lắng nghe tích cực là gì?

Lắng nghe tích cực là khả năng tập trung hoàn toàn vào người nói, hiểu thông điệp của họ, hiểu thông tin và phản hồi một cách chu đáo. Không giống như lắng nghe thụ động, là hành động nghe một người nói mà không ghi nhớ lại thông điệp của họ, kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân được đánh giá cao này đảm bảo bạn có thể tham gia và sau đó nhớ lại các chi tiết cụ thể mà không cần thông tin lặp lại.

 

Người nghe tích cực sử dụng các kỹ thuật bằng lời nói và không lời để thể hiện và giữ sự chú ý của họ vào người nói. Điều này không chỉ hỗ trợ khả năng tập trung của bạn mà còn giúp đảm bảo người nói có thể thấy rằng bạn đang tập trung và tham gia. Thay vì suy nghĩ và tập dượt những gì bạn có thể nói khi diễn giả nói xong, một người nghe tích cực sẽ cân nhắc kỹ lời nói của người nói và chuyển thông tin vào bộ nhớ não.

Tại sao việc lắng nghe tích cực lại quan trọng ở nơi làm việc?

Cho dù bạn đang tìm kiếm một cơ hội việc làm mới, phấn đấu để được thăng chức hay đang nỗ lực để cải thiện vai trò hiện tại, thì việc cải thiện kỹ năng lắng nghe tích cực sẽ giúp bạn thành công. Giống như tư duy phản biện và giải quyết xung đột, kỹ năng mềm này sẽ giúp nâng cao giá trị của bạn với tư cách là một nhân viên.

Là một người lắng nghe tích cực có thể giúp bạn thực hiện những điều sau:

·       Xây dựng kết nối. Lắng nghe tích cực giúp người khác cảm thấy thoải mái khi chia sẻ thông tin với bạn. Khi bạn thể hiện khả năng chân thành lắng nghe những gì người khác nói, mọi người sẽ quan tâm hơn đến việc giao tiếp với bạn một cách thường xuyên. Điều này có thể giúp mở ra cơ hội cộng tác với những người khác, hoàn thành công việc nhanh chóng hoặc bắt đầu các dự án mới. Tất cả những điều này có thể giúp đưa bạn đến thành công trong sự nghiệp.

·       Phát triển lòng tin. Khi mọi người biết rằng họ có thể thoải mái nói chuyện với bạn mà không bị gián đoạn, phán xét hoặc những lời can thiệp không mong muốn, họ sẽ có nhiều khả năng tâm sự với bạn hơn. Điều này đặc biệt hữu ích khi gặp khách hàng mới hoặc người liên hệ kinh doanh mà bạn muốn phát triển mối quan hệ làm việc lâu dài.

·       Xác định và giải quyết vấn đề. Tích cực lắng nghe người khác sẽ giúp bạn phát hiện ra những thách thức và khó khăn mà người khác đang gặp phải, hoặc các vấn đề trong các dự án. Bạn có thể phát hiện những vấn đề này càng nhanh thì bạn càng sớm có thể tìm ra giải pháp hoặc lập kế hoạch để giải quyết chúng.

·       Nâng cao hiểu biết của bạn về các chủ đề khác nhau. Những nhân viên tuyệt vời luôn cố gắng học hỏi điều gì đó mới và phát triển nền tảng kiến thức của họ. Bởi vì lắng nghe tích cực giúp bạn ghi nhớ thông tin, nó cũng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các chủ đề mới và ghi nhớ những gì bạn đã học để có thể áp dụng nó trong tương lai.

·       Tránh bỏ lỡ thông tin quan trọng. Bởi vì người nghe tích cực tương tác cao với người nói, họ có thể nhớ lại các chi tiết cụ thể. Điều này đặc biệt quan trọng khi người nói đang chứng minh các hướng dẫn, đào tạo bạn về một quy trình mới hoặc đưa ra thông điệp mà bạn có trách nhiệm truyền cho người khác.

 

Sau đây là những thực hành về lắng nghe tích cực:

1.    Diễn giải Tóm tắt (các) điểm chính của thông điệp mà người nói đã chia sẻ để bạn hiểu đầy đủ ý nghĩa của chúng. Điều này cũng sẽ tạo cơ hội cho người nói để làm rõ thông tin mơ hồ hoặc mở rộng thông điệp của họ.

2.    Đặt câu hỏi mở. Đặt những câu hỏi cho thấy bạn đã thu thập được nội dung của những gì họ đã chia sẻ và gợi mở họ chia sẻ thông tin bổ sung. Hãy chắc chắn rằng những câu hỏi này không thể được trả lời bằng “có” hoặc “không” (vì yes – no là câu hỏi đóng sẽ không thể khai thác thêm thông tin).

3.    Đặt câu hỏi thăm dò cụ thể. Đặt những câu hỏi trực tiếp để hướng dẫn người đọc cung cấp thêm chi tiết về thông tin họ đã chia sẻ hoặc thu hẹp một chủ đề hoặc chủ đề rộng. (có thể bạn nhận được một câu nói rộng nghĩa hoặc mơ hồ thì nên hỏi trực diện nhằm xác định cụ thể vấn đề và phạm vi của nó có đúng ý họ nói không?)

4.    Sử dụng các câu khẳng định bằng lời nói ngắn gọn Những câu nói ngắn gọn, tích cực sẽ giúp người nói cảm thấy thoải mái hơn và cho thấy bạn đang tham gia và có thể xử lý thông tin họ đang cung cấp. Những lời khẳng định bằng lời nói nhỏ giúp bạn tiếp tục cuộc trò chuyện mà không làm gián đoạn người nói hoặc làm gián đoạn dòng chảy của họ. (ừ tôi đồng ý, tôi hiểu ý này …anh nói tiếp đi tôi đang nghe …)

5.    Hiển thị sự đồng cảm. Đảm bảo người nói hiểu rằng bạn có thể nhận ra cảm xúc của họ và chia sẻ cảm xúc của họ. Bằng cách thể hiện lòng trắc ẩn, thay vì chỉ cảm nhận nó, bạn có thể kết nối với người nói và bắt đầu thiết lập cảm giác tin tưởng lẫn nhau. (tôi đồng ý, thông tin này nghe hay đấy, vậy à giờ tôi mới nhận ra …).

6.    Chia sẻ kinh nghiệm tương tự. Thảo luận về các tình huống có thể so sánh sẽ không chỉ cho người nói thấy bạn đã diễn giải thành công thông điệp của họ mà còn có thể hỗ trợ xây dựng mối quan hệ. Nếu người nói đã chia sẻ một vấn đề, thì việc cung cấp thông tin đóng góp về cách bạn giải quyết những thách thức tương tự có giá trị đối với những người khác. (đưa ra thêm những ví dụ, dẫn chứng cho chủ đề đó).

7.    Nhắc lại thông tin đã chia sẻ trước đây. Cố gắng ghi nhớ các khái niệm chính, ý tưởng hoặc các điểm quan trọng khác mà người nói đã chia sẻ với bạn trong quá khứ. Điều này chứng tỏ bạn không chỉ lắng nghe những gì họ đang nói hiện tại mà còn có thể lưu giữ thông tin và nhớ lại các chi tiết cụ thể.

8.    Gật đầu. Cái gật đầu là một tín hiệu hữu ích, hỗ trợ và không nhất thiết phải thông báo rằng bạn đồng ý với người nói — chỉ là bạn có thể xử lý ý nghĩa của thông điệp của họ.

9.    Nụ cười Giống như một cái gật đầu, một nụ cười nhỏ khuyến khích người nói tiếp tục. Tuy nhiên, không giống như một cái gật đầu, nó thể hiện rằng bạn đồng ý với thông điệp của họ hoặc bạn hài lòng về những gì họ nói. Một nụ cười có thể thay thế cho một lời khẳng định ngắn gọn trong việc giúp xoa dịu mọi căng thẳng và đảm bảo người nói cảm thấy thoải mái.

10.                    Tránh hoạt động mất tập trung. Tránh các cử động tự như liếc nhìn đồng hồ hoặc điện thoại, thở dài một cách rõ ràng, vẽ nguệch ngoạc hoặc gõ vào bút. Bạn cũng nên tránh trao đổi thông tin bằng lời nói hoặc không bằng lời nói với những người khác đang nghe người nói. Điều này có thể khiến người nói cảm thấy bực bội và khó chịu.

11.                    Duy trì giao tiếp bằng mắt. Bất cứ khi nào có thể, hãy để mắt đến người nói và tránh nhìn vào người khác hoặc đồ vật trong phòng. Chỉ cần đảm bảo giữ ánh nhìn tự nhiên, gật đầu và mỉm cười để đảm bảo rằng bạn đang khuyến khích họ thay vì khiến người nói cảm thấy sợ hãi hoặc khó chịu.