HỆ THỐNG THÔNG TIN DOANH NGHIỆP - Bài : CHỨC NĂNG THU THẬP DỮ LIỆU

Đỗ Ngọc Minh

HỆ THỐNG THÔNG TIN DOANH NGHIỆP

BUSINESS INFORMATION SYSTEM - BIS

Hệ thống thông tin doanh nghiệp (Business Information System - BIS) là một hệ thống tích hợp các công cụ, quy trình và công nghệ để thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối.. thông tin trong một doanh nghiệp nhằm hỗ trợ việc ra quyết định, điều hành và quản lý.

Các chức năng chính của hệ thống thông tin doanh nghiệp:

1.   Thu thập dữ liệu: Tự động hóa việc thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau.

2.   Xử lý thông tin: Chuyển đổi dữ liệu thô thành thông tin có ý nghĩa.

3.   Lưu trữ: Bảo quản dữ liệu và thông tin một cách an toàn và có tổ chức.

4.   Phân phối thông tin: Cung cấp thông tin cho người dùng phù hợp trong thời gian thích hợp.

5.   Hỗ trợ ra quyết định: Cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo để hỗ trợ quá trình ra quyết định.

6.   Tích hợp quy trình kinh doanh: Kết nối các bộ phận và quy trình khác nhau trong tổ chức.

7.   Quản lý quan hệ khách hàng (CRM): Theo dõi và quản lý tương tác với khách hàng.

8.   Quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP): Tích hợp và quản lý các hoạt động kinh doanh chính.

9.   Bảo mật thông tin: Đảm bảo an toàn và bảo mật cho dữ liệu và thông tin của doanh nghiệp.

10.                     Báo cáo và phân tích: Tạo ra các báo cáo chi tiết và cung cấp công cụ phân tích dữ liệu.

 

CHỨC NĂNG THU THẬP DỮ LIỆU

Ngày nay thông tin chính là tài sản của doanh nghiệp, thông tin càng chính xác, càng nhanh chóng và chất lượng của thông tin chính là thế mạnh của doanh nghiệp.

Trong hệ thống thông tin doanh nghiệp thì chức năng thu thập thông tin đóng vai trò quan trọng.

Để thu thập thông tin cần phải thực hiện như thế nào?

1.   Xác định nhu cầu thông tin:

·     Phân tích và xác định các loại thông tin cần thu thập để hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh và ra quyết định của doanh nghiệp.

·     Các loại thông tin có thể bao gồm: thông tin về khách hàng, đối tác, thị trường, sản phẩm, tài chính, nhân sự, v.v.

2.   Nguồn thông tin:

·     Bên trong: xác định các nguồn thông tin bên trong doanh nghiệp (ví dụ: hệ thống ERP, CRM, tài liệu, báo cáo, v.v.)

·     Bên ngoài: xác định các nguồn thông tin bên ngoài doanh nghiệp (ví dụ: thông tin từ chính phủ, tổ chức nghiên cứu thị trường, báo chí, internet, v.v.)

3.   Quy trình thu thập thông tin:

·     Xây dựng các biểu mẫu, quy trình thu thập thông tin một cách có hệ thống.

·     Xác định tần suất thu thập, phân công trách nhiệm thu thập, xử lý và lưu trữ thông tin.

Có thể kham khảo việc thiết kế quy trình thu thập thông tin theo các mục sau:

§  Xác định mục tiêu và phạm vi thu thập: Xác định rõ mục đích thu thập thông tin (phân tích cạnh tranh, đánh giá tiềm năng hợp tác, v.v.) và các loại thông tin cần thu thập (thông tin chung, tài chính, sản phẩm, nhân sự, v.v.).

§  Lập kế hoạch thu thập: Xác định các nguồn thông tin (website, báo cáo, tin tức, các kênh liên hệ trực tiếp, v.v.), lịch trình và phân công trách nhiệm thu thập.

§  Thu thập thông tin sơ bộ: Bắt đầu thu thập các thông tin chung về doanh nghiệp như lĩnh vực hoạt động, sản phẩm, cơ cấu tổ chức, v.v. từ các nguồn công khai.

§  Tiếp cận và thu thập thông tin chi tiết: Liên hệ trực tiếp với doanh nghiệp (bằng email, điện thoại, hoặc gặp gỡ trực tiếp) để xin cung cấp các thông tin cụ thể hơn như tình hình tài chính, kế hoạch kinh doanh, v.v.

§  Xác minh và đối chiếu thông tin: So sánh, đối chiếu các thông tin thu thập được từ nhiều nguồn để đảm bảo tính chính xác và nhất quán.

§  Phân tích và tổng hợp thông tin: Tổng hợp, phân tích và tổng kết toàn bộ thông tin thu thập được để đưa ra các nhận định, đánh giá và kết luận.

§  Bảo mật và lưu trữ thông tin: Lưu trữ thông tin thu thập một cách an toàn và tuân thủ các quy định về bảo mật.

§  Cập nhật thường xuyên: Tiến hành thu thập và cập nhật thông tin định kỳ để đảm bảo tính cập nhật và chính xác của thông tin.

4.   Công cụ/ phần mềm thu thập khai thác thông tin:

·     Sử dụng các phần mềm như CRM, ERP, BI (Business Intelligence) để thu thập, tích hợp và quản lý thông tin.

·     Có thể sử dụng các công cụ như web scraping, API, trích xuất dữ liệu từ các nguồn online.

Tức là chúng ta sẽ thu thập dữ liệu dựa vào những phần mềm trong doanh nghiệp, những công cụ thu thập từ các cổng thông tin như Web, mạng xã hội, … Ngoài ra còn có những thông tin có thể được mua.

5.   Xử lý thông tin – chia sẻ thông tin

·     Tiến hành các hoạt động như làm sạch dữ liệu, chuẩn hóa định dạng, tích hợp thông tin từ nhiều nguồn.

·     Sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu như Excel, Power BI, Tableau để thực hiện phân tích, báo cáo và trích xuất các thông tin hữu ích.

·     Thiết lập cơ chế chia sẻ thông tin hiệu quả trong doanh nghiệp.

·     Đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin và tuân thủ các quy định pháp lý.

·     Khuyến khích sử dụng thông tin để hỗ trợ ra quyết định, cải thiện hoạt động kinh doanh.

Sau khi thu thập được thông tin sẽ được lọc lại – Một số thông tin nội bộ được lưu trữ trong hệ cơ sở dữ liệu ví dụ như SQL database server – việc dùng những thông tin sẽ được lọc nhờ vào những câu lệnh truy vấn…

Việc chia sẻ thông tin sẽ tiến hành tùy thuộc theo chức năng và nhiệm vụ mà thông tin sẽ được chia sẻ ở mức độ khác nhau đảm bảo vấn đề bảo mật nhưng vẫn đầy đủ hiệu quả trong công việc.

6.   Lưu trữ:

·     Lưu trữ trên hệ thống file – database server, các thiết bị lưu trữ riêng của doanh nghiệp.

·     Lưu trữ trên hệ thống đám mây thuê.

·     Đảm bảo về mặt bảo mật an toàn thông tin và có khả năng backup – đồng bộ dữ liệu.