Phân bổ từ yêu cầu chiến lược vào mô hình BSC - Lời khuyên khi triển khai BSC - Vai trò và nhiệm vụ của CEO khi triển khai BSC

Đỗ Ngọc Minh

Phân bổ từ yêu cầu chiến lược vào mô hình BSC

Balanced Scorecard (BSC) là công cụ quản lý chiến lược nhằm chuyển tầm nhìn và chiến lược của doanh nghiệp thành những mục tiêu cụ thể và đo lường chúng thông qua 4 khía cạnh chính: Tài chính, Khách hàng, Quy trình nội bộ, và Đào tạo phát triển. Để liên kết giữa các yếu tố chiến lược trong mô hình BSC, cần thực hiện theo các bước:

1. Xác định chiến lược doanh nghiệp:

   • Doanh nghiệp cần rõ ràng về tầm nhìn, sứ mệnh, và chiến lược dài hạn. Điều này giúp định hướng cho các yếu tố trong BSC.
   • Ví dụ: Chiến lược "Tăng trưởng thị phần trong thị trường mới" có thể yêu cầu cải tiến sản phẩm, nâng cao dịch vụ khách hàng, và phát triển năng lực nhân viên.

2. Phân bổ chiến lược vào 4 khía cạnh của BSC:

   • Tài chính: Cần xác định mục tiêu tài chính phù hợp với chiến lược (ví dụ: tăng doanh thu, cải thiện lợi nhuận biên).
   • Khách hàng: Chiến lược cần xác định phân khúc khách hàng trọng tâm và mục tiêu (tăng sự hài lòng, mở rộng thị phần).
   • Quy trình nội bộ: Điều chỉnh quy trình kinh doanh để cải tiến hiệu suất, tối ưu hóa các quy trình sản xuất, quản lý.
   • Đào tạo và phát triển: Đảm bảo đội ngũ nhân viên có năng lực cần thiết để thực hiện chiến lược (ví dụ: đầu tư vào đào tạo kỹ năng mới).

Liên kết giữa các yếu tố trong BSC và cách xây dựng KPIs

Sự thành công của BSC phụ thuộc vào cách các yếu tố tương tác với nhau. Mỗi yếu tố cần hỗ trợ và tác động đến các yếu tố khác. Khi một yếu tố thay đổi, nó sẽ tác động đến các yếu tố còn lại. Để xây dựng hệ thống KPIs (Key Performance Indicators) cho từng yếu tố, bạn cần:

1. Tài chính:

   • Mục tiêu: Tăng trưởng doanh thu, tối ưu chi phí, cải thiện lợi nhuận.
   • KPIs: Doanh thu hàng tháng, tỷ suất lợi nhuận gộp, chi phí hoạt động.
   • Liên kết: Kết quả tài chính tốt thường xuất phát từ việc cải thiện quy trình nội bộ và sự hài lòng của khách hàng.

2. Khách hàng:

   • Mục tiêu: Tăng sự hài lòng và trung thành của khách hàng, mở rộng thị phần.
   • KPIs: Chỉ số hài lòng khách hàng (NPS), tỷ lệ giữ chân khách hàng (Customer Retention Rate), tăng trưởng thị phần.
   • Liên kết: Nếu khách hàng hài lòng, doanh thu sẽ tăng, dẫn đến kết quả tài chính tốt hơn.

3. Quy trình nội bộ:

   • Mục tiêu: Tối ưu hóa quy trình sản xuất, nâng cao hiệu suất và giảm chi phí.
   • KPIs: Thời gian hoàn thành quy trình, tỷ lệ lỗi sản phẩm, chi phí vận hành.
   • Liên kết: Quy trình nội bộ hiệu quả giúp tăng chất lượng sản phẩm và dịch vụ, từ đó cải thiện sự hài lòng của khách hàng.

4. Đào tạo và phát triển:

   • Mục tiêu: Phát triển năng lực nhân viên, tăng cường sáng tạo và học hỏi.
   • KPIs: Số giờ đào tạo/năm, tỷ lệ nhân viên được thăng tiến, chỉ số hài lòng của nhân viên.
   • Liên kết: Nhân viên có năng lực tốt hơn sẽ cải thiện quy trình và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Ví dụ cụ thể về chiến lược áp dụng BSC

Chiến lược: Mở rộng thị phần trong thị trường mới.

• Tài chính:

  • Mục tiêu: Tăng trưởng doanh thu từ thị trường mới lên 20% trong vòng 1 năm.
  • KPI: Tăng doanh thu từ thị trường mới, lợi nhuận biên từ thị trường mới.

• Khách hàng:

  • Mục tiêu: Nâng cao sự hài lòng của khách hàng tại thị trường mới, đạt chỉ số NPS 8/10.
  • KPI: Tỷ lệ hài lòng khách hàng, tỷ lệ giữ chân khách hàng mới.

• Quy trình nội bộ:

  • Mục tiêu: Tối ưu hóa quy trình sản xuất và phân phối để hỗ trợ thị trường mới.
  • KPI: Giảm thời gian sản xuất, tối ưu hóa quy trình phân phối cho thị trường mới.

• Đào tạo và phát triển:

  • Mục tiêu: Đào tạo đội ngũ nhân viên về văn hóa và thói quen tiêu dùng của thị trường mới.
  • KPI: Số giờ đào tạo, tỷ lệ nhân viên được đào tạo về kỹ năng mới.

Sự thay đổi liên kết giữa các yếu tố:

• Khi mục tiêu tài chính thay đổi (doanh thu tăng từ thị trường mới), điều này yêu cầu quy trình nội bộ phải được tối ưu hóa để đáp ứng yêu cầu sản xuất nhanh hơn. Điều này tác động đến đào tạo và phát triển vì cần đào tạo thêm nhân viên để hiểu về thị trường mới và thực hiện quy trình hiệu quả hơn. Kết quả cuối cùng là sự hài lòng của khách hàng sẽ được cải thiện, dẫn đến doanh thu tăng lên.

Lời khuyên khi triển khai BSC

Điểm mạnh:

• Cân bằng giữa các yếu tố: BSC giúp cân bằng giữa kết quả tài chính và các yếu tố khác như khách hàng, quy trình và nhân viên, giúp doanh nghiệp tránh tập trung quá mức vào tài chính mà quên đi các khía cạnh khác.
• Đo lường cụ thể: BSC giúp doanh nghiệp chuyển hóa chiến lược dài hạn thành các mục tiêu đo lường cụ thể với KPIs rõ ràng.

Điểm yếu:

• Khó khăn trong liên kết các yếu tố: Nếu không thiết kế hợp lý, các yếu tố trong BSC có thể bị tách rời và không tương tác tốt với nhau.
• Phụ thuộc vào dữ liệu: Để thực hiện BSC thành công, doanh nghiệp cần hệ thống dữ liệu tốt để theo dõi các chỉ số KPIs liên tục.

Khi nào nên triển khai BSC:

• Khi doanh nghiệp cần chiến lược dài hạn rõ ràng và đo lường hiệu quả chiến lược ở nhiều khía cạnh.
• Khi doanh nghiệp muốn cải thiện sự cân bằng giữa kết quả tài chính và phát triển bền vững.

Khi nào không nên triển khai BSC:

• Khi doanh nghiệp quá nhỏ hoặc không có đủ nguồn lực để theo dõi và phân tích các KPIs.
• Khi doanh nghiệp tập trung quá nhiều vào việc giải quyết các vấn đề ngắn hạn.

Công cụ thay thế nếu không dùng BSC

• OKRs (Objectives and Key Results): Đây là công cụ linh hoạt và tập trung vào các mục tiêu ngắn hạn, phù hợp cho doanh nghiệp cần nhanh chóng thích ứng với thay đổi.
• SMART Goals: Phương pháp này giúp doanh nghiệp xác định các mục tiêu cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn.

Vai trò và nhiệm vụ của CEO khi triển khai BSC

1. Thiết lập tầm nhìn và chiến lược: CEO cần đảm bảo rằng tầm nhìn và chiến lược dài hạn của doanh nghiệp được xác định rõ ràng và truyền tải đến toàn bộ tổ chức.

2. Đảm bảo sự liên kết giữa các yếu tố: CEO phải đảm bảo các yếu tố của BSC liên kết với nhau và tương tác để hỗ trợ chiến lược chung.

3. Theo dõi và điều chỉnh KPIs: CEO cần giám sát các chỉ số KPIs, đảm bảo rằng chúng phản ánh đúng hiệu quả và điều chỉnh nếu cần thiết.

4. Lãnh đạo văn hóa tổ chức: CEO cần thúc đẩy một văn hóa tổ chức mà các yếu tố đào tạo, phát triển nhân viên và quy trình nội bộ được ưu tiên.

5. Cam kết dài hạn: Triển khai BSC yêu cầu cam kết từ CEO để nó trở thành một phần của văn hóa và quy trình điều hành doanh nghiệp.