ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN CON NGƯỜI - Bài 2: NHẬN BIẾT NHU CẦU ĐÀO TẠO.

Đỗ Ngọc Minh

1.  NHẬN BIẾT NHU CẦU ĐÀO TẠO

CHÍNH XÁC VỀ NHU CẦU

Xác định chính xác nhu cầu là bước đầu tiên trong việc xây dựng bất kỳ khóa đào tạo và học tập nào

Thực hiện đúng cách, nó sẽ tăng cơ hội:

● Xây dựng list nhu cầu phù hợp khi cần thiết

● Đo lường tác động của bất kỳ “sự trợ giúp” nào đối với hiệu suất và mục tiêu kinh doanh

Thời gian, công sức và tiền bạc thường bị lãng phí nếu nhu cầu được chẩn đoán kém.

Vì vậy, hãy tự hỏi:

● Mọi người cần gì để thực hiện công việc của mình theo cách khác và/hoặc tự tin hơn?

Lưu ý: Không phải tất cả 'nhu cầu' đều có thể được đáp ứng bằng đào tạo.

Một số có thể yêu cầu thay đổi cách thức kinh doanh được xem xét lại các chính sách hiện hành.

GỢI Ý NHU CẦU ĐÀO TẠO

Nhu cầu đào tạo có thể phát sinh theo nhiều cách:

● Thông qua việc đặt ra mục tiêu

● Từ việc đánh giá và xem xét hiệu suất

● Do mắc lỗi

● Từ hiệu suất kém, tức là: không đạt được tiêu chuẩn

● Quan sát đối thủ cạnh tranh đang hành động

● Cá nhân yêu cầu trợ giúp

● Khiếu nại của khách hàng

● Thời gian thực hiện công việc

● Những thay đổi trong: - luật pháp - phương pháp làm việc, hệ thống, quy trình - nội dung công việc và trách nhiệm

 

NÓ CÓ TĂNG GIÁ TRỊ KHÔNG?

● Nguồn lực (thời gian của mọi người và tiền của bạn) có đem lại giá trị để đào tạo không – nếu không làm vậy thì có thay đổi gì không?

● Đào tạo nên được đánh giá dựa trên lợi ích cho tổ chức, tức là: nếu chúng ta phát triển kỹ năng của mọi người, nó sẽ tăng giá trị cho doanh nghiệp như thế nào?

● Hãy nhớ cân nhắc các giải pháp thay thế không liên quan đến đào tạo (nếu có), ví dụ: thay đổi hệ thống hoặc thiết kế lại công việc mà mọi người làm.

Notes: Hãy nhớ rằng đào tạo không phải là cách duy nhất để giải quyết vấn đề. Đào tạo cũng không phải là cây đũa thần cho mọi giải pháp diễn ra nhanh chóng.

 

NHẬN DẠNG NHU CẦU

Nói một cách đơn giản, nhu cầu có thể được nhận dạng ở các cấp độ sau

-        Hướng đến tương lai.

-        Giải quyết vấn đề hiện tại.

-        Nhu cầu thuộc về tổ chức.

-        Nhu cầu về phát triển sự nghiệp.

-        Nhu cầu cá nhân.

 

BẢNG CÂU HỎI

Hãy xem xét những điều sau đây như một hướng dẫn để xác định nhu cầu khi cần .

Hãy tự hỏi bản thân xem bạn có nhu cầu gì trong tổ chức (hoặc phòng ban) của mình theo các tiêu đề sau:

KHÁCH HÀNG

● Cải thiện chất lượng sản phẩm của bạn

● Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới

● Thu hút khách hàng mới

● Cải thiện dịch vụ khách hàng

● Giữ chân khách hàng hiện tại

● ...............................................

 

Sau đó hãy điền vào ma trận phía dưới để đánh giá theo các tiêu chí được nêu (ví dụ ở trên); bạn có thể thêm vào các tiêu chí khác và mở rộng hay thu hẹp ma trận.

Mỗi dòng là 1 tiêu chí và hãy cho điểm đánh giá từ 1 đến 10.

BẢNG CÂU HỎI TÀI CHÍNH

● Cải thiện lợi nhuận chung

● Giảm chi phí

● Cải thiện dòng tiền

● Sử dụng dữ liệu tài chính tốt hơn

● Cải thiện kế hoạch tài chính/kinh doanh

● Ngân sách cho các hoạt động trong tương lai

● ...............................................................

Tương tự cho bảng tài chính hãy cho điểm vào ma trận.

 

BẢNG CÂU HỎI NHÂN VIÊN

● Giảm tỷ lệ nghỉ việc

● Cải thiện tinh thần

● Tăng cường kỹ năng và sự tự tin của nhân viên

● Thiết kế lại công việc

● Khuyến khích tính linh hoạt trong công việc

● Cải thiện giao tiếp ở mọi cấp độ

● Giới thiệu nhân lực và kế hoạch kế nhiệm

● ...............................................................

 

BẢNG CÂU HỎI LUẬT PHÁP / IT (CNTT)

● Đảm bảo tuân thủ luật hiện hành

● Lên kế hoạch ban hành luật mới

● .........................................................

● ...............................................................

● ...............................................................

I.T.

● Giới thiệu hệ thống mới

● Nâng cao trình độ kỹ năng/nhận thức về I.T.

● ...............................................................

BẢNG CÂU HỎI PHÂN TÍCH

Bây giờ hãy ghi chú 5 mục mà bạn đạt điểm cao nhất.

1. ...................................................................................................................

2. ................................................................................................................

3.....................................................................................................................

4. ................................................................................................................

5. ..........................................................................................................................

● Việc tiếp thu kiến ​​thức và kỹ năng có giúp đáp ứng những nhu cầu này không?

● Nếu bạn trả lời "Có" cho bất kỳ câu nào, thì bạn có nhu cầu đào tạo tiềm ẩn.

● Nếu câu trả lời là "Không", bạn có thể phải tìm cách đáp ứng nhu cầu khác ngoài đào tạo.

 

XÁC ĐỊNH NHU CẦU CỦA CÁ NHÂN

Cũng như xác định nhu cầu của tổ chức/phòng ban, bạn cần có khả năng phân tích hiệu suất của nhân viên, ví dụ:

● Nếu nhân viên của bạn không đạt được tiêu chuẩn mong đợi, thì tại sao lại như vậy?

● Nhân viên cần cải thiện những lĩnh vực nào?

● Đào tạo hay một số hành động khác có phải là câu trả lời cho việc cải thiện hiệu suất không? Các trang sau đây có một cách thực tế để xác định hành động có thể được thực hiện để cải thiện hiệu suất của cá nhân

ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT

Có khả năng bạn có nhiều dữ liệu để đánh giá hiệu suất của một người.

● Xem xét mô tả công việc để xác định các lĩnh vực kỹ năng, kiến ​​thức và kinh nghiệm cần thiết để hoàn thành công việc một cách thỏa đáng.

● Xem xét bất kỳ mục tiêu nào đã được đặt ra cho cá nhân.

● Trong các lĩnh vực trên, lĩnh vực nào mà người đó không thực hiện tốt?

● Có bất kỳ thiếu sót nào trong số này là do họ thiếu kỹ năng, kiến ​​thức và/hoặc kinh nghiệm không?

Nếu câu trả lời là 'Có', thì cần phải thực hiện các hành động như đào tạo, hướng dẫn hoặc luân chuyển công việc phù hợp Nếu câu trả lời là 'Không', thì cần phải thực hiện các hành động khác như được nêu trong Biểu đồ luồng hiệu suất

TRÁNH TỔNG QUÁT HÓA

Theo kết quả của các bài tập trước, bạn có thể đã xác định, chẳng hạn, 'nhận thức về tài chính', 'quản lý nhân viên' và 'cải thiện kỹ năng giao tiếp' là các lĩnh vực cần cải thiện. Những mô tả này quá rộng để có thể hữu ích.

Hãy cân nhắc những kỹ năng nào có thể liên quan đến từng lĩnh vực.

● Nhận thức về tài chính có thể bao gồm:

- Khả năng lập ngân sách cho phòng ban của bạn

- Hiểu được sự phân bổ chi phí và ứng dụng của chúng vào doanh nghiệp của bạn

- Có khả năng đọc, hiểu và sử dụng dữ liệu/thông tin tài chính

● Quản lý nhân viên có thể bao gồm:

- Nhận ra tài năng và khả năng của nhân viên của bạn

- Đặt mục tiêu cho cả nhóm và cá nhân

- Duy trì tinh thần đồng đội khi chịu áp lực

 

Kỹ năng giao tiếp có thể đòi hỏi khả năng:

● Trình bày thông tin, cả chính thức và không chính thức, cho các nhóm

● 'Bán' các quyết định do người khác đưa ra cho nhân viên của bạn

● Lắng nghe chính xác quan điểm của người khác và, khi thích hợp, phản hồi lại cho những cá nhân được chọn Cả ba đều là những lĩnh vực rất rộng, có thể diễn giải theo nhiều cách khác nhau và nếu không được làm rõ, thì ít có công dụng thực tế.

Do đó, cần phải chính xác nhất có thể khi xác định nhu cầu.

Khi bạn đang tìm kiếm chương trình đào tạo để đáp ứng bất kỳ nhu cầu nào, hãy càng cụ thể càng tốt.

Khi làm như vậy, cuối cùng bạn sẽ tiết kiệm được thời gian và tiền bạc vì nhu cầu thường có thể được đáp ứng theo những cách khác với việc gửi mọi người đi học các khóa học.

Bất kỳ phòng đào tạo nào của công ty cũng sẽ yêu cầu bạn phải chính xác hơn. Vì vậy, hãy tìm hiểu kỹ bất kỳ tuyên bố chung nào để có mô tả chính xác hơn. Sau đó, bạn sẽ có thể thực hiện một số hành động có ý nghĩa.

Mẹo:

Xem mô tả công việc để biết chi tiết về kiến ​​thức và kỹ năng mà cá nhân cần.

Ngoài ra, các sáng kiến ​​(ở Vương quốc Anh) như Các chứng chỉ và bằng cấp hướng nghiệp – Kỹ năng thực tế cho nghề nghiệp  (S)NVQ có thể được sử dụng làm cơ sở để xác định khả năng và phát hiện nhu cầu.

KHOẢNG CÁCH HỌC TẬP -Learning GAP

Việc xác định chính xác nhu cầu sẽ tiết lộ khoảng cách học tập giữa kiến ​​thức và kỹ năng hiện tại, và mức độ mong muốn.

Xác định khoảng cách với những người có liên quan.

Điều này sẽ giúp thúc đẩy động lực và quyền sở hữu.

● Tại sao họ nghĩ rằng điều đó đã xảy ra?

● Họ nghĩ rằng khoảng cách có thể được thu hẹp như thế nào?

● Họ muốn được hỗ trợ gì và từ ai?