16 mô-đun và tính năng HRMS phổ biến nhất

Đỗ Ngọc Minh

16 mô-đun và tính năng HRMS phổ biến nhất

Việc tìm kiếm HRMS phù hợp cho doanh nghiệp của bạn có vẻ như là một loạt thách thức vô tận. Một trong những thách thức đầu tiên và quan trọng nhất là biết chính xác các tính năng, chức năng và mô-đun bạn cần - nói cách khác, biết bạn cần hệ thống làm gì để hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh chiến lược của mình.

 

Thuật ngữ "HRMS" có thể mơ hồ khi khám phá phần mềm HR. Một số nhà cung cấp sử dụng nó để mô tả cơ sở dữ liệu nhân viên cơ bản với các tính năng hạn chế, với các mô-đun bổ sung có sẵn cho các chức năng HR khác nhau.

 

Những người khác sử dụng nó như một nhãn cho một hệ thống toàn diện bao gồm hầu hết, nếu không muốn nói là tất cả, các mô-đun này trong một gói.

 

Bất kể định nghĩa nào, sau đây là tóm tắt về mười sáu mô-đun và tính năng HR phổ biến nhất, cùng với các yếu tố chính của chúng.

 

Các mô-đun và/hoặc tính năng phổ biến nhất của hệ thống HR bao gồm:

 

1.   Cơ sở dữ liệu nhân sự

2.   Tuyển dụng

3.   Hội nhập

4.   Quản lý hiệu suất

5.   Quản lý phúc lợi

6.   Quản lý lực lượng lao động

7.   Chấm công

8.   Quản lý vắng mặt và nghỉ phép

9.   Học tập và phát triển

10.                     Quản lý tài năng

11.                     Kế hoạch kế nhiệm

12.                     Phân tích nhân sự

13.                     Tiền lương

14.                     Sức khỏe của nhân viên

15.                     Quản lý lực lượng lao động đa lãnh thổ

16.                     Nhân viên tự phục vụ

 

1. Cơ sở dữ liệu nhân sự

Không hẳn là một tính năng mà là nền tảng cho tất cả những thứ còn lại, HRMS lưu trữ hồ sơ nhân viên của bạn.

Hồ sơ này có thể cơ bản như tên, địa chỉ, số điện thoại và vai trò công việc, cho đến hồ sơ công việc đầy đủ, bao gồm đánh giá quản lý hiệu suất và đào tạo đã thực hiện.

Đây có thể là tính năng đơn giản nhất của HRMS nhưng theo một nghĩa nào đó, đây cũng là tính năng quan trọng nhất vì nó lưu trữ thông tin cá nhân (có thể bao gồm thông tin ngân hàng để tính lương) và vấn đề bảo mật dữ liệu của hệ thống là rất quan trọng.

2. Tuyển dụng

Một mô-đun tuyển dụng sẽ xử lý tất cả các quy trình điền biểu mẫu và ủy quyền nội bộ của bạn; cho phép các nhà quản lý +/hoặc HR đăng quảng cáo và tài liệu hỗ trợ trực tuyến, và cung cấp dịch vụ theo dõi ứng viên, thậm chí là sàng lọc ban đầu. Cũng có thể có chức năng xây dựng nhóm nhân tài sau đó có thể được 'truy tìm' để tìm ứng viên phù hợp khi có vị trí tuyển dụng.

Trong tất cả các công nghệ nhân sự, các mô-đun tuyển dụng đã tận dụng phương tiện truyền thông xã hội ở mức độ lớn nhất – ví dụ, khả năng tương thích với LinkedIn và các nền tảng khác ngày càng được coi là tiêu chuẩn – và khả năng xã hội là một chủ đề chính khi đặt câu hỏi với các nhà cung cấp.

Các tính năng phổ biến của mô-đun tuyển dụng bao gồm:

• Mô tả tùy chỉnh cho các vai trò khác nhau
• Đăng tin tuyển dụng và mô tả công việc chỉ bằng một cú nhấp chuột lên nhiều trang việc làm khác nhau
• Quy trình đánh giá tự động, bao gồm cả lịch phỏng vấn
• Theo dõi người nộp đơn
• Tiếp tục phân tích cú pháp
• Tiêu chuẩn số liệu và phân tích cho hồ sơ ứng viên
• Ứng dụng di động
• Gamification (mặc dù ý kiến ​​vẫn còn chia rẽ giữa ưu và nhược điểm)
• Giao diện mạng xã hội
• Quản lý số hóa

3. Hội nhập

Khi bạn đã tuyển dụng được nhân viên mới, họ cần được hướng dẫn thông qua các quy trình hướng dẫn và “nhập môn” của tổ chức .

Quy trình này có thể được hưởng lợi từ tự động hóa, giúp giảm đáng kể gánh nặng cho cả quản lý và nhóm nhân sự: người mới tuyển dụng có thể được 'giới thiệu' với những người cần thiết và với chính tổ chức; có thể có thông báo tự động đến các phòng ban liên quan về các vấn đề như quyền truy cập tòa nhà, tài khoản người dùng, thẻ an ninh, v.v.

Trong một hệ thống lý tưởng, các chức năng tích hợp cũng liên kết với các mô-đun quản lý hiệu suất và tài năng.

Các tính năng phổ biến của mô-đun tích hợp bao gồm:

·     Chuẩn bị trước ngày đầu tiên

·     Thiết lập hồ sơ nhân viên chính xác dễ dàng (và không cần giấy tờ)

·     Cung cấp thông tin cần thiết về công ty và nhân sự chủ chốt

·     Học tập – đào tạo hội nhập

·     Lên lịch tự động các cuộc họp quan trọng

·     Tuân thủ các nhiệm vụ theo luật định

·     Đặt mục tiêu làm cơ sở cho thời gian thử việc.

4. Quản lý hiệu suất

Tự động hóa quy trình đánh giá, ghi lại và theo dõi các mục tiêu và mục đích, mô-đun này sẽ kết hợp khuôn khổ năng lực, tiêu chuẩn công việc và/hoặc các hệ thống liên quan khác của bạn.

 

Các tính năng phổ biến của mô-đun quản lý hiệu suất bao gồm:

·     Thiết lập và quản lý mục tiêu hiệu suất cá nhân

·     Liên kết đến một khung năng lực

·     Lên lịch họp đánh giá và rà soát

·     Phản hồi hiệu suất 360

·     Công cụ phản hồi.

·     Thu thập dữ liệu lớn (big data) để có bức tranh toàn cảnh hơn về hiệu suất của từng cá nhân

·     Liên kết đến các chức năng quản lý tài năng và lập kế hoạch kế nhiệm

5. Quản lý phúc lợi

Quản lý phúc lợi là cung cấp thông tin kịp thời và hỗ trợ nhân viên đưa ra lựa chọn đúng đắn cho hoàn cảnh của họ. Mô-đun này sẽ quản lý và giám sát các phúc lợi của nhân viên, chăm sóc sức khỏe, các gói lương hưu/phúc lợi, theo dõi các tùy chọn đăng ký và bất kỳ tác động tài chính nào.

 

Các tính năng chung của mô-đun quản lý phúc lợi bao gồm:

·     Đăng ký trực tuyến.

·     Tự động truyền đạt các tùy chọn và thông tin đăng ký

·     Công cụ so sánh kế hoạch hỗ trợ lựa chọn của nhân viên, bao gồm chi phí và phân tích đóng góp

·     Quản lý sự kiện tự động của vòng đời lợi ích

·     Tuân thủ pháp luật cho lãnh thổ của bạn. Thông tin về các thủ tục, luật của quốc gia sở tại.

6. Quản lý lực lượng lao động

Chủ yếu là chức năng lập lịch, mô-đun HRMS này phải liên kết chặt chẽ với (và thường được kết hợp với) quản lý thời gian và chấm công và nghỉ phép. Tương tự như vậy, chức năng thời gian thực có thể liên quan đến các liên kết với các hệ thống thông minh kinh doanh khác như ERP và CRM để phù hợp với việc triển khai lực lượng lao động với nhu cầu thay đổi.

 

Các tính năng chung của mô-đun quản lý lực lượng lao động bao gồm:

·     Lên lịch và quản lý ca làm việc

·     Giám sát quy trình làm việc

·     Bảng điều khiển quản lý với dữ liệu và số liệu thời gian thực

 

7. Chấm công

Bên cạnh bảng lương, đây có lẽ là một trong những chức năng HR tự động tồn tại lâu nhất: đồng hồ chấm công. Ngày nay, các hệ thống như vậy thường kết hợp nhận dạng sinh trắc học để tránh các hoạt động 'chấm giùm' và sẽ liên kết trực tiếp đến (hoặc là một phần không thể thiếu của) mô-đun quản lý lực lượng lao động, với các liên kết thông tin đến phần mềm bảng lương và kế toán của doanh nghiệp.

 

Các tính năng phổ biến của mô-đun chấm công bao gồm:

·     Theo dõi chấm công việc làm

·     Quản lý đồng hồ chấm công

·     Hệ thống sinh trắc học

·     Chức năng dành cho nhân viên làm việc từ xa và di động

8. Quản lý vắng mặt và nghỉ phép

Một lần nữa, thường liên quan đến các chức năng quản lý thời gian và chấm công và lực lượng lao động, mô-đun quản lý nghỉ phép của bạn là một cách tự động để phân bổ, đặt lịch, phê duyệt, theo dõi và giám sát bất kỳ trường hợp vắng mặt nào tại nơi làm việc.

Có thể là vì lý do nghỉ phép, lý do thương cảm, ốm đau, nghỉ phép chăm con. Các quy trình yêu cầu và phê duyệt nên được sắp xếp hợp lý và kết quả được đưa vào lịch làm việc của nhóm khi thích hợp.

 

Các tính năng phổ biến của mô-đun quản lý nghỉ phép và vắng mặt bao gồm:

 

·     Yêu cầu nghỉ phép.

·     Tích hợp với chức năng quản lý lực lượng lao động (lập lịch) và chấm công

·     'Quản lý tài khoản', theo dõi thời gian nghỉ phép đã tích lũy và mức sử dụng.

·     Số liệu và phân tích, bao gồm mức độ vắng mặt và xu hướng (dùng cho việc lập chiến lược nhân lực sau này)

9. Học tập và phát triển

Thông thường sử dụng kết quả của quá trình quản lý hiệu suất làm điểm khởi đầu, mô-đun này có thể lập kế hoạch đào tạo cá nhân cho nhân viên, xử lý các đơn đặt chỗ (cho các khóa đào tạo và các lựa chọn học tập khác) và quản lý quá trình đánh giá và phản hồi tiếp theo, đồng thời theo dõi chi phí đào tạo so với phân bổ ngân sách.

 

Các tính năng chung của mô-đun học tập và phát triển bao gồm:

·     Cổng thông tin học tập

·     Khuyến nghị đào tạo liên quan đến vai trò, kỹ năng và nguyện vọng nghề nghiệp

·     Kế hoạch học tập của người dùng cá nhân

·     Thiết lập và quản lý mục tiêu

·     Liên kết đến một khung năng lực

·     Quản lý học tập hợp lý (giảm chi phí nhân sự).

10. Quản lý nhân tài

Tập trung vào việc xác định những cá nhân có tiềm năng, mô-đun này sẽ hỗ trợ thiết lập các kênh tuyển dụng nhân tài để đảm bảo tổ chức của bạn tránh được tình trạng thiếu hụt kỹ năng và kinh nghiệm quan trọng có thể ảnh hưởng đến hiệu suất. Các liên kết đến tuyển dụng, học tập và phát triển, và quản lý hiệu suất phải liền mạch.

 

Các tính năng chung của mô-đun quản lý tài năng bao gồm:

·     Sự phù hợp với các mục tiêu kinh doanh chiến lược của tổ chức

·     Xác định con đường sự nghiệp và kế hoạch nghề nghiệp cá nhân – Career roadmap.

·     Tích hợp với các chiến dịch tuyển dụng quan trọng

·     Đánh giá phần thưởng (nội bộ và bên ngoài)

11. Kế hoạch kế nhiệm

Liên quan đến quản lý tài năng, kế hoạch kế nhiệm là tất cả về việc có một quy trình có cấu trúc để đưa đúng nhân viên vào các con đường sự nghiệp cụ thể dẫn đến các vai trò và vị trí công việc cụ thể.

Mục tiêu là đảm bảo rằng các vai trò và trách nhiệm quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn luôn được lấp đầy.

Về cơ bản, bạn đang bảo vệ tương lai cho lực lượng lao động và HRMS phù hợp có thể thúc đẩy mục tiêu đó.

 

Các hoạt động lập kế hoạch kế nhiệm quan trọng mà HRMS có thể hỗ trợ bao gồm:

·     Xác định nhân viên sẵn sàng thăng tiến hoặc có tiềm năng thăng tiến dựa trên dữ liệu quản lý hiệu suất.

·     Thiết lập lộ trình nghề nghiệp phù hợp với nhu cầu của tổ chức và doanh nghiệp bạn.

·     So sánh quy trình với khung năng lực nội bộ.

·     Phân tích khoảng cách và tạo ra các kế hoạch phát triển cá nhân có cấu trúc phù hợp với từng cá nhân được xác định.

·     Theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu nghề nghiệp và kế hoạch phát triển.

·     Quản lý các chương trình huấn luyện và cố vấn.

12. Phân tích nhân sự

Thường được tích hợp như các chức năng trong các mô-đun khác, phân tích HR cung cấp khả năng báo cáo (thường ở dạng thư viện số liệu và chuẩn mực HR) để đánh giá và phân tích dữ liệu được thu thập và lưu trữ bằng HRMS (và các hệ thống kinh doanh khác) để cung cấp thông tin chi tiết mang tính chiến lược và dự đoán có thể được sử dụng để hướng dẫn chiến lược kinh doanh của tổ chức.

 

13. Bảng lương

Một chức năng tính lương cơ bản sẽ tính toán và trả lương cho mỗi nhân viên, khấu trừ các khoản thuế và khấu trừ thích hợp, và sắp xếp việc in và gửi séc trả lương hoặc thanh toán thông qua việc gửi tiền trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của nhân viên.

Theo truyền thống, bảng lương tự động thường được xử lý bởi một phần mềm chuyên dụng riêng biệt. Tuy nhiên, ngày càng phổ biến khi thấy chức năng tính lương được tích hợp trong HRMS của bạn.

 

Một lợi ích rõ ràng là dữ liệu nhân viên cần thiết khi tính lương có thể đã được lưu trữ trong HRMS (thông tin nhận dạng cá nhân, thông tin ngân hàng, hồ sơ về giờ làm việc, v.v.).

Các lợi ích khác của hệ thống tính lương dựa trên HRMS là tính bảo mật và độ chính xác của dữ liệu, khả năng xảy ra lỗi thấp hơn, tuân thủ luật pháp và có thể truy cập mọi hoạt động tự động liên quan đến nhân sự thông qua một cổng thông tin hoặc điểm truy cập duy nhất.

14. Sức khỏe của nhân viên

Trong vài năm trở lại đây, sức khỏe của nhân viên đã trở thành ưu tiên ngày càng tăng đối với nhiều tổ chức và phòng nhân sự của họ; có thể nói là càng quan trọng hơn trong bối cảnh đại dịch toàn cầu. Điều này có nghĩa là các chương trình sức khỏe và thể dục, sáng kiến ​​thông tin và khuyến khích các hoạt động chăm sóc sức khỏe như tập thể dục và chế độ ăn uống lành mạnh hơn. Sau cùng, lực lượng lao động khỏe mạnh hơn hiện diện và có nhiều khả năng hoạt động hiệu quả và năng suất hơn.

 

Có thể sử dụng HRMS để quản lý và theo dõi sự tham gia vào các sáng kiến ​​như vậy, đặt mục tiêu sức khỏe và phổ biến thông tin quan trọng và lời nhắc về sức khỏe. Ngoài ra còn có tùy chọn triển khai phần thưởng và phúc lợi liên quan đến sức khỏe như một phần trong gói bồi thường chung của bạn.

 

15. Quản lý lực lượng lao động đa lãnh thổ

Sự nhất quán rất quan trọng trong HR về mặt chính sách, hệ thống, quy trình và cách chúng được áp dụng trên toàn bộ lực lượng lao động. Điều này trở nên phức tạp hơn khi tổ chức của bạn trải rộng trên nhiều quốc gia hoặc vùng lãnh thổ. Mỗi lần bạn vượt qua biên giới, luật và quy định về việc làm sẽ thay đổi. Có thể không thay đổi nhiều, nhưng có sự thay đổi, ngay cả khi chỉ trong các điều khoản quản lý tiền lương.

 

Nếu tất cả nhân viên của bạn đều được sắp xếp gọn gàng trong một ranh giới quốc gia duy nhất, bạn có thể bỏ qua phần này. Nhưng với sự gia tăng của hình thức làm việc tại nhà và làm việc từ xa cũng như các nhóm ảo, ngày càng nhiều doanh nghiệp có lực lượng lao động đa quốc gia.

 

Trừ khi bạn muốn có một HRMS riêng cho mỗi khu vực (điều này sẽ làm mất đi lợi thế thiết yếu nhất của việc sử dụng HRMS ngay từ đầu!), bạn cần một hệ thống có thể xử lý nhiều chế độ thuế, các quy định lao động khác nhau (ví dụ: sự khác biệt về giới hạn giờ làm việc) và sự khác biệt về yêu cầu báo cáo tuân thủ.

 

16. Nhân viên tự phục vụ

Cuối cùng, một tính năng thiết yếu của bất kỳ HRMS hiện đại nào là tính năng tự phục vụ của nhân viên. Đây là tính năng bắt buộc phải có nếu bạn muốn lợi ích của HRMS mở rộng ra ngoài phòng nhân sự và phòng họp.

 

Có thể đơn giản như mỗi nhân viên có thể gửi yêu cầu xin nghỉ phép có lương. Hoặc tiến xa hơn là một cổng thông tin nhân sự đầy đủ với bảng điều khiển cá nhân cho từng nhân viên, cho phép họ truy cập vào nhiều dịch vụ nhân sự khác nhau, từ việc lựa chọn các tùy chọn phúc lợi đến việc đặt lịch (và tham dự trực tuyến) các khóa đào tạo và phát triển mới nhất.

 

Điều quan trọng cần lưu ý là một số mô-đun và tính năng nêu trên có thể trùng lặp về mặt quy trình hoặc danh mục. Ví dụ, quản lý phúc lợi có thể nằm trong biểu ngữ bảng lương; và thực tế là bản thân bảng lương có thể được 'lưu trữ' trong tiêu đề rộng hơn là quản lý bồi thường, bao gồm các gói phần thưởng và công nhận rộng hơn.