Các phòng ban và chức năng của nó trong doanh nghiệp.

Đỗ Ngọc Minh

Các loại phòng ban trong doanh nghiệp.

Có rất nhiều phòng ban chuyên biệt khác nhau mà một doanh nghiệp thường có. Dưới đây là tổng quan về một số phòng ban phổ biến nhất trong một doanh nghiệp:

Phòng nhân sự

Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm xử lý tất cả các khía cạnh của vòng đời nhân viên của doanh nghiệp, bao gồm tuyển dụng, sử dụng và cung cấp hỗ trợ cho bất kỳ vấn đề nào nhân sự có thể gặp phải trong quá trình làm việc.

Bộ phận này tập trung vào việc hỗ trợ tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp về đào tạo, phát triển, bồi thường, quan hệ, lợi ích và tuân thủ pháp luật. Thông thường, một bộ phận nhân sự trong một doanh nghiệp làm như sau:

• Tuyển nhân viên
• Lưu trữ hồ sơ nhân viên
• Đảm bảo quyền lợi cho người lao động
• Đào tạo nhân viên
• Giám sát quản lý phúc lợi
• Tạo ra các sáng kiến chăm sóc sức khỏe nhân viên
• Đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy tắc và nguyên tắc pháp lý
• Tiến hành nghiên cứu thị trường nhân sự
• Lập kế hoạch gắn kết nhân viên và các chương trình khen thưởng
• Tạo điều kiện thuận lợi cho việc đánh giá hiệu suất của nhân viên
• Giám sát an toàn lao động
• Tạo ra các chính sách trong tổ chức
• Thực hiện các quy trình liên quan đến bộ phận HR và hướng dẫn hòa nhập làm việc.
• Hình thành và duy trì mối quan hệ với các công ty bảo hiểm

Bộ phận quản lý vận hành

Bộ phận quản lý hoạt động của một doanh nghiệp xử lý việc giám sát lập kế hoạch, tổ chức, sản xuất và sản xuất trong một doanh nghiệp. Bộ phận này chủ yếu tập trung vào việc cung cấp các chương trình, sản phẩm hoặc dịch vụ và nhấn mạnh mục tiêu cuối cùng là nhiệm vụ quan trọng nhất của bộ phận này. Thông thường, bộ phận quản lý hoạt động trong một doanh nghiệp làm như sau:

• Tạo chiến lược để cải thiện hiệu suất hoạt động
• Hỗ trợ bộ phận nhân sự tuyển dụng
• Tìm kiếm các cơ hội mà doanh nghiệp có thể tham gia
• Phát triển các chính sách hoặc hướng dẫn cho doanh nghiệp
• Tạo ra và thúc đẩy văn hóa công ty
• Giám sát các kế hoạch kinh doanh
• Tạo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn cho các hoạt động
• Giám sát việc tuân thủ các quy tắc và nguyên tắc pháp lý của doanh nghiệp
• Nghiên cứu thị trường cho các ý tưởng tăng trưởng hoặc phát triển
• Giám sát kiểm toán doanh nghiệp
• Hỗ trợ giao tiếp giữa quản lý, nhân viên và các bộ phận khác
• Phối hợp với các bên liên quan kinh doanh, nếu có
• Tổ chức các cuộc họp với ban giám đốc của doanh nghiệp, nếu có, để thảo luận về các kế hoạch kinh doanh

Công nghệ thông tin

Bộ phận công nghệ thông tin, thường được gọi là bộ phận CNTT, có chức năng đảm bảo rằng mạng máy tính và công nghệ khác của doanh nghiệp hoạt động chính xác. Bộ phận CNTT tập trung vào việc duy trì cơ sở hạ tầng máy tính, quản lý toàn bộ việc sử dụng công nghệ của doanh nghiệp và đảm bảo chức năng của tất cả các hệ thống đang được sử dụng. Thông thường, một bộ phận công nghệ thông tin trong một doanh nghiệp làm như sau:

• Triển khai phần mềm mới
• Đào tạo nhân viên kinh doanh về cách sử dụng phần mềm, chương trình và công nghệ
• Duy trì cơ sở hạ tầng máy tính
• Thực hiện cập nhật phần mềm
• Giám sát lưu trữ dữ liệu và thông tin
• Cài đặt phần cứng
• Hoạt động như một nhà tư vấn công nghệ cho tất cả các bộ phận kinh doanh
• Khắc phục sự cố máy tính hoặc mạng
• Nghiên cứu phần mềm mới và vật tư CNTT
• Thực hiện sao lưu hệ thống
• Định cấu hình điện thoại cơ quan và thiết bị di động
• Cài đặt các dịch vụ và ứng dụng dựa trên đám mây
• Duy trì trang web kinh doanh
• Sửa chữa phần cứng
• Duy trì hệ thống mạng nội bộ của doanh nghiệp
• Cung cấp hỗ trợ người dùng cuối

Bộ phận tiếp thị

Bộ phận tiếp thị của một doanh nghiệp có chức năng thúc đẩy doanh nghiệp nói trên và tất cả những gì nó phải cung cấp cho công chúng và khách hàng tiềm năng.

Các doanh nghiệp thường kết hợp các bộ phận bán hàng và tiếp thị của họ thành một bộ phận lớn hơn do các mục tiêu tương tự của họ. Do đó, trách nhiệm chính xác của bộ phận tiếp thị có thể khác nhau giữa các doanh nghiệp. Thông thường, một bộ phận tiếp thị trong một doanh nghiệp làm như sau:

• Phát triển các chiến dịch tiếp thị
• Tiến hành nghiên cứu thị trường
• Quản lý thương hiệu công ty
• Hình thành mối quan hệ với các đối tác tiếp thị và quảng cáo
• Viết nội dung cho các tài liệu tiếp thị
• Duy trì trang web của doanh nghiệp
• Phát triển các chiến lược và chiến dịch tiếp thị truyền thông xã hội
• Phối hợp với các bộ phận khác để tiếp thị sản phẩm một cách chính xác
• Xác định đối tượng mục tiêu
• Viết các chiến dịch email
• Sử dụng chiến thuật tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO) cho trang web
• Đánh giá các chiến dịch tiếp thị
• Quản lý mối quan hệ với các đối tác tiếp thị
• Nghiên cứu thông tin nhân khẩu học của khách hàng

Bán hàng

Bộ phận bán hàng của một doanh nghiệp có chức năng tạo điều kiện thuận lợi và đảm bảo doanh số bán hàng của doanh nghiệp để tạo ra và tối đa hóa doanh thu. Bộ phận này xác định giá bán và thay đổi chúng khi cần thiết nhằm nỗ lực bán được nhiều sản phẩm, chương trình hoặc dịch vụ nhất. Thông thường, một bộ phận bán hàng trong một doanh nghiệp làm như sau:

• Tạo điều kiện thuận lợi cho việc bán các sản phẩm/ dịch vụ
• Định giá cho sản phẩm
• Lập kế hoạch bán hàng
• Phát triển các chiến lược để tăng doanh số bán hàng
• Tạo mối quan hệ với các đối tác bán hàng
• Đánh giá kết quả kế hoạch bán hàng
• Quản lý hàng tồn kho của sản phẩm
• Cung cấp dịch vụ khách hàng
• Tạo ra các mục tiêu để bộ phận đạt được
• Xây dựng kế hoạch phân phối
• Tạo tài liệu quảng cáo
• Duy trì mối quan hệ với các đối tác bán hàng
• Phối hợp với bộ phận marketing để quảng bá các mặt hàng

 

Phòng tài chính kế toán

Phòng tài chính kế toán của một doanh nghiệp có chức năng xử lý tất cả các khía cạnh tài chính của một doanh nghiệp. Thông thường, phòng kế toán và phòng tài chính trong một doanh nghiệp có nhiệm vụ và mục tiêu giống nhau.

Các doanh nghiệp thường ghép các bộ phận tài chính và kế toán với nhau để tạo thành một bộ phận kết hợp để họ có thể chia sẻ các nguồn lực và tạo ra hiệu quả. Thông thường, một bộ phận tài chính kế toán trong một doanh nghiệp làm như sau:

• Tạo báo cáo khả thi
• Cung cấp tư vấn tài chính cho các bộ phận khác
• Quản lý vốn chủ sở hữu
• Tạo kế hoạch tài trợ
• Giám sát dòng tiền vào và ra của các quỹ kinh doanh
• Trả nợ và nhà cung cấp
• Quản lý bảng lương
• Xác định rủi ro tài chính
• Đảm bảo phân bổ vốn kịp thời cho các khu vực được chỉ định
• Phối hợp với các bộ phận khác để xác định tài chính cụ thể của họ
• Lập kế hoạch quản lý rủi ro tài chính
• Nghiệp vụ kế toán
• Chuẩn bị ngân sách
• Kiểm tra báo cáo tài chính và dữ liệu
• Quản lý tất cả các hệ thống liên quan đến tài chính

Bộ phận sản xuất, nghiên cứu và phát triển

Bộ phận sản xuất, nghiên cứu và phát triển của một doanh nghiệp có chức năng tiến hành nghiên cứu các chương trình, sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp có thể cung cấp, tạo ra sản phẩm đó và phát triển sản phẩm đó cho đến khi sản phẩm sẵn sàng để bán .

Thông thường, chỉ những doanh nghiệp lớn mới có loại phòng ban này. Thông thường, bộ phận sản xuất, nghiên cứu và phát triển trong doanh nghiệp thực hiện các công việc sau:

• Tiến hành nghiên cứu thị trường
• Thực hiện nghiên cứu sản phẩm
• Tạo kế hoạch phát triển
• Thiết kế sản phẩm
• Tiến hành kiểm tra sản phẩm
• Đánh giá báo cáo về sản phẩm
• Phân tích các quá trình phát triển
• Tham gia kiểm soát và đảm bảo chất lượng
• Phối hợp với bộ phận kinh doanh và tiếp thị