Lính đánh thuê. Train the trainer. Phương pháp đào tạo - COACHING - QUY TRÌNH 5 BƯỚC TRONG COACHING

Đỗ Ngọc Minh

QUY TRÌNH 5 BƯỚC TRONG COACHING

Những bài trên tôi đã giới thiệu một số mô hình để Coach.

Sau đây là 5 bước cho quy trình Coaching:

Cách huấn luyện (coach) hiệu quả:

Cho dù đó là một khoảnh khắc có thể coach ngẫu hứng hay một cuộc trò chuyện coach chính thức, đây là năm bước để coach hiệu quả.

Hãy nhớ rằng, quá trình coach được xây dựng dựa những câu hỏi hơn là nói. Một huấn luyện viên giỏi sẽ không bảo người đó phải làm bao nhiêu việc và thay vào đó tập trung nhiều hơn vào việc đặt những câu hỏi phù hợp, lắng nghe, khuyến khích sự khám phá bản thân và thách thức người được coach học hỏi và đạt được thành tích.

Ngoài ra, quy trình năm bước này được trình bày theo kiểu tuyến tính để mô tả một cuộc trò chuyện huấn luyện hoàn chỉnh. Tuy nhiên, mỗi tương tác cụ thể có thể yêu cầu sự linh hoạt nhất định để đáp ứng nhu cầu của cá nhân. Ví dụ: nếu các bước đánh giá và mục tiêu đã được hiểu rõ thì dành nhiều thời gian hơn để đưa ra phản hồi tập trung vào hành vi và xác định hành động định hướng tương lai là cách tiếp cận tốt hơn.

Chúng ta bắt đầu.

Bước 1: Xây dựng mục tiêu

Bất kỳ quá trình coach nào cũng bắt đầu bằng mục tiêu là gì.

Đối với bất kỳ mục tiêu nào cũng phải đạt được tiêu chí SMART.

Tôi đưa ra 3 mục tiêu chính để hướng đến trong việc Coach cho công việc:

·     Phát triển điểm mạnh của người được coach.

·     Phát triển cho nghề nghiệp và con đường thăng tiến.

·     Nâng cao năng lực và hiệu suất cho người được coach.

Trong giai đoạn coach thì HLV (huấn luyện viên) đưa ra những câu hỏi:

-         Bạn mong đợi gì từ trong quá trình coach?

-         Kết thúc việc coach bạn muốn giải quyết được vấn đề gì? Hay bạn muốn “trở thành” như thế nào sau khi coach.

Điều quan trọng là phải hỏi và xác nhận mục tiêu này để có sự hiểu biết và thống nhất chung.

Rõ ràng sự thỏa thuận chung có thể là thách thức khi có khoảng cách về hiệu suất, tuy nhiên đây là bước đầu tiên để tạo ra một cuộc trò chuyện coach thành công và cần phải được làm rõ càng nhiều càng tốt.

Bước 2: Lựa chọn phương pháp – cách làm việc

Khi mà nhân viên (người được coach) đã hiểu được mục đích của bước 1, thì bây giờ là thời gian để bàn tới thống nhất phương thức làm việc.

Hãy đặt ra những tiêu chí cụ thể đối với từng đầu mục công việc phải hoàn thành, cũng lên lịch cho những việc đó. Những việc này đã bao giờ được thực hiện trước đây chưa?  Nếu câu trả lời là rồi, thì liệu rằng có cách nào khác hay thực hiện lại cần thêm những yếu tố nào khác không?

Các cuộc hội thoại cần diễn ra trước, trong và sau quá trình thực hiện một nhiệm vụ hay dự án. Điều quan trọng là bạn không chỉ đưa cho họ những hướng dẫn và để họ làm việc.

Chìa khóa trong việc xác định cách tiếp cận tốt nhất là biết rõ bộ kỹ năng và lĩnh vực chuyên môn của nhân viên. Tùy thuộc vào chủ đề coach, một số người sẽ cần nhiều chỉ dẫn hơn so với người khác, phụ thuộc vào chủ đề. (đối với coach nhóm đòi hỏi những câu hỏi và hướng dẫn cho các thành viên khác nhau, tùy thuộc cào kỹ năng và chuyên môn của họ)

Ví dụ, một nhân viên mới đang nỗ lực thực hiện một công việc còn lạ lẫm rất có thể sẽ cảm thấy thất vọng và mệt mỏi nếu như không được tiếp nhận những buổi coach đầy đủ. Ngược lại, những nhân viên dày dặn kinh nghiệm có thể sẽ coi việc coach như trên là tốn thời gian.

Một HLV giỏi sẽ hiểu rõ nhân viên của mình tới một mức độ nào đó trên cơ sở cá nhân. Hiểu được điều gì khiến cho nhân viên cảm thấy hứng thú có thể giúp khích lệ nhân viên phát triển hoặc thay đổi, bằng cách đưa ra những lời khuyên theo cách hiệu quả nhất.

HLV tìm cách tốt nhất để đào tạo và truyền cảm hứng để nhóm đi theo một định hướng mong muốn nào đó.

Bước 3: Nắm bắt tiến độ của quá trình coach.

Kiểm tra tiến độ định kỳ và khuyến khích nhân viên đặt câu hỏi nếu họ có bất kỳ mối quan tâm hoặc vấn đề nào cần giải quyết.

Luôn đưa ra những câu hỏi và những lời động viên cũng như định hướng khi cần thiết, song vẫn luôn chắc chắn rằng nhân viên có được sự tự chủ và tự do trong công việc.

Một thách thức khác nữa cho HLV, đó là sửa lỗi của nhân viên mà không dùng giọng điệu mang tính tiêu cực. Có một lằn ranh mỏng giữa sự hỗ trợ tích cực và quản lý xét nét, và những nhà huấn luyện tốt nhất cần biết được cách để tránh vượt qua ranh giới đó. Nhớ rằng nhiệm vụ của HLV là giúp nhân viên (người được coach) hoàn thành mục tiêu của họ - chứ không phải làm thay họ.

Đo lường tiến độ làm việc của nhân viên dựa trên các mốc thời gian được đưa ra và nhất trí. Nếu bạn cần điều chỉnh thời gian, hãy thảo luận điều đó với nhân viên và chỉ ra tầm quan trọng của việc điều chỉnh đó có thể có (hoặc có thể không) đối với thành công của của quá trình coach.

Bước 4: Phản hồi

Phản hồi là một quá trình mang tính hai chiều. Nhân viên (người được coach) cần phải truyền đạt thông tin về các vấn đề. Bạn, với tư cách là một HLV, cần đưa ra những phản hồi mang tính xây dựng về tiến trình hoàn thành công việc của nhân viên cũng như cách mà họ có thể cải thiện điều đó.

Hãy trấn an nhân viên của bạn, và cố gắng giữ thông điệp tích cực, nhưng đừng làm quá hay tô hồng mọi chuyện. Đôi khi kết quả công việc không tốt khiến cho việc đưa ra phản hồi trở nên khó khăn, nhưng bạn cần thẳng thắn và trung thực. Bạn không nên đưa ra bất kỳ ưu ái nào đối với nhân viên của mình.

Để đưa ra những phản hồi thẳng thắn, bạn cần phải chú ý những điểm sau:

1.   Đừng mơ hồ

2.   Cung cấp các ví dụ

3.   Liệt kê những điều chưa được thực hiện đúng

4.   Chỉ ra cách mà công việc đó nên được thực hiện

5.   Giải thích tại sao công việc đó nên được thực hiện theo một cách nhất định

Hãy đảm bảo rằng nhân viên của bạn có mọi nguồn lực cần thiết để đạt được mục tiêu. Giúp đỡ họ loại bỏ những trở ngại không lường trước được hoặc những hậu quả có thể cản trở tiến trình làm việc của họ.

Luôn ghi nhớ việc khuyến khích và giúp đỡ nhân viên thông qua quá trình đào tạo. Mục tiêu của bạn là giúp họ phát triển và học hỏi. Đôi khi, con người cần những năng lượng lạc quan để giữ họ luôn tiến lên phía trước.

Bước 5: Rà soát và hiệu chỉnh

Tổ chức một cuộc họp cuối cùng với nhân viên (người được coach) và nhìn lại toàn bộ quá trình coach.

Thảo luận về kết quả, những điều không và cả những điều cần được thay đổi.

Dành thời gian để ăn mừng thành công và trao thưởng cho những thành quả của nhân viên.

Củng cố tích cực giúp nhân viên cảm thấy rằng những nỗ lực của họ là hoàn toàn xứng đáng, là nguồn động viên giúp họ tiếp tục tiến về phía trước.