ERP – 14 NĂM NHÌN LẠI, HIỆN TẠI VÀ TƯƠNG LAI - PHẦN 1: QUÁ KHỨ

Đỗ Ngọc Minh

ERP – 14 NĂM NHÌN LẠI, HIỆN TẠI VÀ TƯƠNG LAI

PHẦN 1: QUÁ KHỨ

14 năm nhìn lại quả là thời gian dài – nhưng cũng nhanh như chớp mắt.

Năm 2010 tôi rời khỏi công việc quản trị hệ thống CNTT của Bệnh viện, đi tìm một hướng mới cho nghề nghiệp. Một hướng tuy gọi là mới ở Việt Nam do ít có doanh nghiệp ứng dụng một cách hiệu quả và cái giá để triển khai khá cao, nhưng so với thế giới những nước phát triển họ đã đi trước những năm 90. Đó chính là ERP – Enterprise Resource Planning.

Bị thôi thúc bởi thuật ngữ danh giá lúc bấy giờ ERP – đó nôm na là một phần mềm, một giải pháp (tất nhiên bao gồm cả phần cứng, hệ thống mạng) để quản lý doanh nghiệp một cách tập trung.

Một thời ERP được xem như một “món” đẳng cấp trong giới IT cũng như những doanh nghiệp triển khai hệ thống này.

Không thể chối cãi những lợi ích mang lại khi ứng dụng thành công hệ thống ERP cho doanh nghiệp. Thay vì phải chạy nhiều phần mềm chức năng khác nhau cho mỗi phòng nghiệp vụ nào là phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự, phần mềm quản lý kho, phần mềm quản lý nguyên vật liệu vv… Mỗi phần mềm này dùng dữ liệu riêng, báo cáo riêng và tất nhiên việc kết nối giữa chúng rất khó gần như bằng 0, đó là các mảnh rải rác của dữ liệu, những con số cũng khó mà trùng khớp giữa các bộ phận, lại càng không thể đưa ra con số thực tế chính xác. Vì vậy mỗi lần ra quyết định hay lập kế hoạch mất rất nhiều thời gian.

ERP giải quyết được những thứ như vậy bằng cách “gom” hết những phần mềm nhỏ lẻ kia – được xây dựng thành 1 phần mềm tổng thể sử dụng chung 1 hệ cơ sở dữ liệu – tất cả dựa trên các yếu tố như: sự minh bạch, chuẩn hóa về quy trình, thống nhất về mặt dữ liệu, số liệu chính xác và nhanh chóng, các báo cáo rõ ràng. Một ưu điểm nữa là ERP có thể chia ra triển khai từng phần mềm chức năng chuyên môn gọi là các phân hệ Modules – có thể phát triển mở rộng trong tương lai.

Nhưng những thứ khó khăn lúc đó là gì?

-         Khó khăn về chuẩn hóa quy trình -> các doanh nghiệp làm việc thủ công tự phát, không có sự tuân thủ - hay thói quen cũ trong làm việc.

-         Khó khăn về mặt mindset của lãnh đạo khi triển khai ERP không xem nó là việc của toàn doanh nghiệp mà chỉ định nó cho phòng IT.

-         Khó khăn về mặt chi phí. -> chi phí khá cao và ít lựa chọn.

-         Khó khăn về tư vấn nghiệp vụ.

-         Khó khăn về mặt người dùng

Bên cạnh đó để triển khai ERP doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống hạ tầng tại doanh nghiệp: bao gồm máy chủ server, hệ thống lưu trữ SAN, back up, tường lửa firewall, các thiết bị mạng khác hỗ trợ kết nối từ xa an toàn và bảo mật.

Vai trò của IT trở nên quan trọng và theo tôi cũng là mắt xích yếu nhất, một phần dẫn đến việc ERP “đắp chiếu”

Như đã nói ở trên do mindset của lãnh đạo doanh nghiệp mà ERP được giao phần lớn cho IT dẫn đến vai trò của IT trở nên quan trọng và phần lớn nó vượt qua khỏi chức năng nhiệm vụ của IT.

Thường triển khai ERP sẽ có các thành phần sau đây tham gia:

-         Sponsor & Owner: chủ dự án, đầu tư.

-         Phòng IT.

-         Đơn vị tư vấn độc lập.

-         Đơn vị triển khai ERP.

-         Key users: đại diện của các đơn vị, phòng ban.

Trong bài viết tôi chỉ đưa ra những trải nghiệm tại Việt Nam - ở một số quốc gia khác sự phân công và nhiệm vụ của IT có thể khác.

Thường chúng tôi IT từ vị trí support trở thành “trung tâm” nơi “hứng” mọi thứ từ các bên dội về.

Không thể chối cãi rằng đây là thời điểm nhiều thách thức, nhiều việc nhất mà tôi đã trải qua – IT phải đi học mọi thứ - thâm nhập vào các phòng ban để tìm hiểu nghiệp vụ; làm việc với bên tư vấn, bên triển khai để chuẩn hóa các quy trình; thực hiện việc đào tạo nội bộ cho các phòng ban …

Cung cấp hướng dẫn xây dựng master data – nôm na là việc định nghĩa chuẩn hóa các dữ liệu của doanh nghiệp.

Về mặt cá nhân mà nói chính tôi học được rất nhiều thứ - đúng ra mình không có cơ hội hay nhiệm vụ phải làm nó theo cách triển khai của các nước khác.

IT biến mình thành cầu thủ đa năng, đá tất cả các vị trí – bất kể anh có muốn hay không, và một người hay một phòng ban chuyên môn khi phải gánh nhiều thứ như vậy đó rõ ràng không phải việc tốt cho doanh nghiệp, chưa kể họ không được đào tạo bài bản.

Một phần khó khăn nữa là mặc dù IT đóng vai như vậy nhưng lại không có quyền “quyết định” nhất là về “ngân sách” cũng như không có quyền “điều phối” các phòng ban khác. Việc này của lãnh đạo.

Sự hạn chế trong “truyền thông nội bộ” cũng là một nguyên nhân gây ách tắc cho dự án.

Rồi thì khả năng đáp ứng của team IT, phải mở rộng thành viên, đảm nhiệm những công việc khó hơn như xây dựng hạ tầng để đáp ứng, nâng cấp, quản trị hệ thống, công việc bảo mật …

Kết thúc phần 1: ERP trong quá khứ.