KỸ THUẬT CATCHBALL

Đỗ Ngọc Minh

Catchball là một trong những cách đơn giản và hiệu quả nhất để đạt được sự cải tiến liên tục trong tổ chức của bạn. Tìm hiểu làm thế nào nó hoạt động và làm thế nào để bắt đầu áp dụng nó.

GIỚI THIỆU

Catchball là một trong những cách làm cho Lean trở thành một trong những phương pháp hiệu quả nhất để quản lý các nhóm. Một phần của phương pháp Hoshin Kanri, nó cho phép bạn sắp xếp các mục tiêu của công ty bạn với hành động của mọi người trên tất cả các cấp bậc trong tổ chức của bạn.

Hoshin Kanri Catchball là gì?

Hoshin Kanri Catchball là một kỹ thuật để tạo và duy trì các vòng phản hồi mở trên tất cả các cấp của hệ thống phân cấp tổ chức của bạn bằng cách thiết lập luồng chia sẻ thông tin hai chiều.

Ở dạng ban đầu, Catchball có một ứng dụng dọc có nghĩa là cấp quản lý cao nhất đặt ra các mục tiêu cho công ty và chuẩn bị một đề xuất chiến lược. Họ ném nó như một quả bóng xuống cấp thấp hơn và chờ đợi để nhận được phản hồi và đề xuất chiến thuật.

Có thể có một vài lần lặp lại trước khi đạt được sự đồng thuận. Về phần mình, ban lãnh đạo cấp trung đã ném các mục tiêu xuống cho các trưởng nhóm và quá trình này được lặp lại cho đến khi “trái bóng” đã chạm tới cả những người ở dưới cùng của kim tự tháp.

Mục tiêu cuối cùng là cung cấp cho mọi người sẽ làm việc để đạt được các mục tiêu của công ty với cơ hội cung cấp đầu vào từ phía họ và sắp xếp mọi hành động theo một hướng chung được chia sẻ bởi mọi người.
 

 

Mặc dù chiến lược thường bị các nhà điều hành ném xuống, nhưng trong Lean, các chiến thuật và cải tiến quy trình được đưa lên bởi các cấp quản lý thấp hơn và các thành viên nhóm thường xuyên. Điều này làm cho Catchball cực kỳ phù hợp cho các công ty đã chấp nhận văn hóa lãnh đạo chia sẻ.

Catchball là một cách hiệu quả để đảm bảo rằng nhân viên có cơ hội hiểu cách họ phù hợp với bức tranh lớn hơn và trở nên gắn kết hơn với các mục tiêu quan trọng nhất của tổ chức.

Lợi ích kinh doanh của việc áp dụng Catchball

Trong bối cảnh quản lý nhóm Lean, Catchball là một hoạt động có thể dẫn đến sự gia tăng nhanh chóng sự tham gia trong nhóm của bạn, mặt khác sẽ giúp bạn đạt được sự cải thiện liên tục.

Khi xem xét các ý tưởng hoặc kế hoạch mới cho công ty của bạn, yếu tố này của phương pháp Hoshin Kanri có thể giúp hiểu rõ hơn về tính thực tiễn của các kế hoạch của bạn và quyết định liệu chúng có thành công hay không.

Điều này được thực hiện bằng cách cho phép mọi người từ nhiều lĩnh vực đóng góp vào việc phân tích kế hoạch hoặc ý tưởng. Họ có thể có những đề xuất cải tiến thực tế đến trực tiếp từ “nhà bếp” và sẽ quyết tâm hơn để thực hiện kế hoạch vì muốn chứng minh những gì họ đề xuất thật sự có giá trị.

Làm thế nào để bắt đầu luyện tập Catchball?

Mặc dù Hoshin Kanri Catchball có vẻ như là một cách thực hành đơn giản, có một bộ quy tắc phổ quát mà bạn cần tuân theo nếu bạn quyết tâm biến nó thành một phần trong kho công cụ quản lý Lean của bạn.

Trước hết, bạn cần phải hiểu rằng Catchball nên được tất cả mọi người chơi nó để có thể cùng cải tiến quy trình của bạn. Là một thủ lĩnh, bạn cần chắc chắn rằng mọi người đều có cơ hội cầm trái bóng.

Sau khi một người nhận được nó, họ cần được cung cấp đủ thời gian để điều tra kế hoạch và cung cấp các phản hồi và dữ liệu, trước khi chuyền bóng cho người chơi tiếp theo hoặc trả lại cho bạn. Thêm vào đó, bạn phải đảm bảo rằng tất cả mọi người hiểu rằng tất cả các bạn đều cùng nhóm và mọi ý tưởng và thậm chí các đề xuất nhỏ đều được khuyến khích.

Đó có lẽ là khía cạnh khó nhất trong quy trình Catchball nếu bạn không thiết lập một môi trường được đảm bảo an toàn cho việc sở hữu quy trình thành công rực rỡ. Khi chuyền bóng, một người không tham gia hoặc sợ phải chịu trách nhiệm cho những đề xuất không thành công sẽ chỉ né bóng thay vì bắt nó.

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, khi xem xét cách áp dụng quy trình Catchball trong nỗ lực quản lý Lean của bạn, bạn cần tìm khung phù hợp nhất để chuyền bóng trong tổ chức của mình. Bạn có thể tổ chức các cuộc họp nhóm chuyên dụng dưới dạng một cuộc thảo luận cho phép quả bóng được chuyền xung quanh một cách tự nhiên hoặc thảo luận trực tiếp với mọi người có thể mang lại giá trị. Khía cạnh quan trọng nhất của định dạng bạn chọn là mọi người phải thoải mái với nó.

TÓM TẮT

Catchball là một cách thực hành đơn giản nhưng vô cùng quý giá trong quá trình lập kế hoạch của Hoshin Kanri ở Lean. Bằng cách áp dụng nó, bạn có thể:

- Tăng chia sẻ thông tin trên tất cả các cấp phân cấp tổ chức.

- Căn chỉnh hành động của mỗi người và mục tiêu của công ty bạn.

- Thúc đẩy quá trình cải tiến liên tục.