Lính đánh thuê. Train the trainer. Phương pháp đào tạo - COACHING - Bài : INTERNAL COACHING – ĐÀO TẠO NỘI BỘ

Đỗ Ngọc Minh

INTERNAL COACHING – ĐÀO TẠO NỘI BỘ

Huấn luyện nội bộ là gì?

Theo nghiên cứu của Hay Group, 25–40% công ty Fortune 500 sử dụng executive coach để nâng cao hiệu suất, sự hài lòng của nhân viên và kết quả kinh doanh. Tuy nhiên, trong điều kiện kinh tế khó khăn, các tổ chức phải đối mặt với những hạn chế về ngân sách để thực hiện các biện pháp executive coach quy mô lớn nhằm giải quyết các vấn đề cấp bách nhu cầu phát triển một số lượng lớn các nhà lãnh đạo để đối mặt với những thách thức của tổ chức.

Huấn luyện nội bộ là phát triển một nhóm huấn luyện viên trong tổ chức từ các nguồn lực hiện có, hoặc từ chức năng nhân sự hoặc từ các bộ phận chức năng khác và từ những người làm việc ở các vị trí lãnh đạo, người có thể đảm nhận thêm trách nhiệm huấn luyện một hoặc nhiều giám đốc bộ phận trong cùng một tổ chức. Điều này được gọi là Huấn luyện nội bộ trong lĩnh vực huấn luyện. Frisch (2001) đưa ra định nghĩa sau đây về huấn luyện nội bộ:

“Huấn luyện nội bộ là sự can thiệp trực tiếp của từng bộ phận được hỗ trợ bởi tổ chức và được cung cấp bởi đồng nghiệp của những người được huấn luyện đáng tin cậy. để định hình và cung cấp một chương trình mang lại sự phát triển nghề nghiệp cá nhân.”

Tại sao phải huấn luyện nội bộ?

Trong nhiều tổ chức, trách nhiệm phát triển nhân viên được chuyển từ bộ phận nhân sự sang người quản lý trực tiếp trong một khoảng thời gian.

Vai trò của bộ phận nhân sự hiện nay đảm nhận sự phát triển của nhân viên và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình này. Nguyên nhân đằng sau sự thay đổi như vậy là không thể cho riêng bộ phận nhân sự, để thực hiện chương trình phát triển của một số lượng lớn nhân viên trong  khác nhau trong tổ chức.

Vì vậy, các tổ chức đã bắt đầu sử dụng những người có kỹ năng phát triển nhân viên/ quản lý để phát triển năng lực của chính họ, của cấp dưới trong nỗ lực phát triển và xây dựng kỹ năng của nhân viên.

Huấn luyện nội bộ được triển khai trong các tổ chức cho nhiều mục đích khác nhau.

Mục đích chính của các tổ chức là để truyền đạt việc huấn luyện cho một số lượng lớn các quản lý/nhân viên trong thời gian ngắn hơn.

Những tổ chức như vậy tin rằng khi các nhà quản lý và lãnh đạo cấp cao được đào tạo về kỹ năng huấn luyện và họ truyền đạt việc huấn luyện cho những người khác bao gồm các quản lý/nhân viên (chủ yếu là cấp dưới), văn hóa huấn luyện dần dần phát triển trong tổ chức.

Chất lượng đào tạo được nhân rộng rất quan trọng trong sự thành công của một doanh nghiệp. Các tổ chức lớn mạnh phụ thuộc vào việc họ sử dụng nguồn nhân lực của mình hiệu quả.

Nhiều tổ chức sử dụng sự huấn luyện nội bộ để phát triển hệ thống lãnh đạo trong tổ chức. Các tổ chức này đào tạo các nhà quản lý và lãnh đạo, những người sẽ truyền đạt huấn luyện nội bộ, phát triển kỹ năng và năng lực huấn luyện của họ, để họ có thể cung cấp đào tạo nội bộ huấn luyện cho các nhân viên khác một cách tự tin.

Ví dụ:

Lockheed Martin, một công ty Fortune 100, đã phát triển một chương trình chứng nhận huấn luyện nội bộ mở rộng để các huấn luyện viên được chứng nhận có thể hỗ trợ tối ưu cho các quản lý cấp cao trong chương trình phát triển điều hành tiềm năng cao.

Khi Lockheed Martin chuyển sang câu hỏi làm thế nào để phát triển tốt nhất và có cam kết trong tổ chức, chiến lược quan trọng là tổ chức một chương trình huấn luyện nội bộ.

Việc này đem lại nhiều lợi ích như việc tiết kiệm chi phí, nâng cao kỹ năng cho đội ngũ, cũng như tận dụng được nguồn lực của nội bộ vốn am hiểu tình hình doanh nghiệp cũng như các công việc họ gặp phải hàng ngày.

 

 

Huấn luyện nội bộ là cách để nâng cao kỹ năng huấn luyện cho cấp quản lý

Các tổ chức đang phải đối mặt với hai thách thức lớn về mặt con người.

-         Việc tuyển dụng nhân tài phù hợp đang trở nên khó khăn hơn nhất là lãnh đạo cấp cao.

-         Việc giữ chân nhân tài lâu dài trong tổ chức, chủ yếu là ở quản lý cấp trung, là một thách thức khác.

Những người quản lý giờ đây phải có khả năng đào tạo ngoài việc quản lý cấp dưới, “tin tưởng vào họ”, “khuyến khích họ”, “chia sẻ với họ”.

Quản lý được giao thêm trách nhiệm phát triển cấp dưới của mình, bên cạnh đảm bảo năng suất, tinh thần và sự hài lòng trong công việc. Từ đó góp phần phát triển “Văn hóa học tập” trong tổ chức.

10 điều khác biệt giữa Huấn luyện và Ra lệnh

1. Showing respect for the person vs. “I’m the boss”

2. Asking and inquiring vs. “Telling and directing”

3. Exploring at a deeper level vs. Being judgmental with curiosity

4. Displaying personal integrity vs. Do as I say, not as I do

5. Giving and receiving feedback vs. Being pretentious

6. Encouraging growth and vs. Penalizing for failures learning

7. Partnering and collaborating vs. “I’m the expert”

8. Solution-focused vs. Problem-focused

9. Empowering and guiding vs. Managing and controlling

10. Giving constructive feedback vs. Criticizing and invalidating

Quy trình huấn luyện nội bộ

1.  Xác định nhu cầu đào tạo:

·       Phân tích kỹ năng, hành vi cần cải thiện của nhân viên, đối tượng cần đào tạo

·       Đánh giá hiệu suất công việc và xác định những vấn đề cần giải quyết

2.  Lựa chọn huấn luyện viên nội bộ:

·       Đưa ra tiêu chí lựa chọn huấn luyện viên đào tạo.

·       Chọn lựa huấn luyện viên nội bộ theo những tiêu chí trên.

3.  Lập kế hoạch huấn luyện:

·       Xác định mục tiêu, nội dung, phương pháp, thời gian, địa điểm

·       Chuẩn bị tài liệu, thiết bị, các nguồn lực cần thiết

4.  Thực hiện quá trình huấn luyện:

·       Huấn luyện viên thực hiện các hoạt động đào tạo

·       Nhân viên tham gia tích cực, áp dụng kiến thức vào công việc

5.  Đánh giá và phản hồi:

·       Đánh giá kết quả, hiệu quả của quá trình huấn luyện

·       Lấy ý kiến phản hồi từ huấn luyện viên và nhân viên tham gia

·       Xác định những điểm cần cải thiện cho lần sau.

Lợi ích của đào tạo nội bộ:

• Chi phí thấp hơn đào tạo bên ngoài
• Nội dung đào tạo phù hợp với văn hóa và nhu cầu của doanh nghiệp
• Tăng sự gắn kết và cam kết của nhân viên
• Giúp phát triển các kỹ năng lãnh đạo và huấn luyện trong nội bộ

Hạn chế:

• Nguồn lực huấn luyện viên nội bộ có thể hạn chế
• Đôi khi lại thiếu tính khách quan và sáng tạo so với bên ngoài

Doanh nghiệp nên tăng cường đào tạo nội bộ khi:

• Có sự thay đổi về chiến lược, công nghệ, quy trình
• Cần nâng cao kỹ năng cho nhân viên hiện có
• Muốn xây dựng đội ngũ kế thừa và phát triển nguồn nhân lực

Để xây dựng năng lực đào tạo nội bộ, doanh nghiệp cần:

• Cam kết của lãnh đạo cấp cao
• Xác định nhu cầu đào tạo và lập kế hoạch
• Lựa chọn và phát triển đội ngũ huấn luyện viên nội bộ
• Tạo văn hóa học tập, chia sẻ kinh nghiệm trong tổ chức
• Đầu tư về cơ sở vật chất, tài chính cho hoạt động đào tạo

Các thành viên trong tổ chức sẽ có vai trò như sau:

• CEO: Cam kết, tài trợ, tạo điều kiện cho hoạt động đào tạo
• Trưởng bộ phận: Xác định nhu cầu, phối hợp tổ chức đào tạo
• Nhân viên: Tích cực tham gia, áp dụng và chia sẻ kiến 10 sự thật thú vị về các phương pháp hay nhất về truyền thông nội bộ

  Truyền thông nội bộ đóng một vai trò rất quan trọng trong việc thúc đẩy sự gắn bó của nhân viên và thành công của công ty. Do đó, việc tuân theo các phương pháp hay nhất là rất quan trọng.

   

  Hãy xem một số thống kê để tìm hiểu về sức mạnh của truyền thông nội bộ và cách cải thiện nó.

   

  60% công ty không có chiến lược dài hạn cho truyền thông nội bộ của họ.

  74% nhân viên cảm thấy họ đang bỏ lỡ thông tin và tin tức của công ty.

  72% nhân viên không hiểu đầy đủ về chiến lược của công ty.

  86% nhân viên và giám đốc điều hành cho rằng thiếu sự hợp tác hoặc giao tiếp không hiệu quả vì những thất bại tại nơi làm việc.

  33% nhân viên cho biết sự thiếu cởi mở, giao tiếp trung thực có tác động tiêu cực nhất đến tinh thần của nhân viên.

  Hơn 80% người Mỹ nói rằng giao tiếp của nhân viên là chìa khóa để phát triển lòng tin với người sử dụng lao động của họ.

  Các doanh nghiệp có giao tiếp hiệu quả có khả năng giảm nhân viên thấp hơn 50%.

  60% công ty không có chiến lược dài hạn cho truyền thông nội bộ của họ.

  44% nhân viên muốn áp dụng rộng rãi hơn các công cụ truyền thông nội bộ.

  Khi nói đến đại dịch, hơn 90% nhân viên cho biết họ muốn thông tin liên lạc hàng tuần từ công ty của họ.