10 QUY TẮC SẼ GIÚP ÍCH CHO VIỆC QUẢN LÝ MỘT DOANH NGHIỆP NHỎ
10 QUY TẮC SẼ GIÚP ÍCH CHO VIỆC QUẢN LÝ
MỘT DOANH NGHIỆP NHỎ
Bạn vừa mới bắt đầu một doanh nghiệp mới? Bạn có lo lắng liệu
doanh nghiệp của mình sẽ phát triển mạnh mẽ để đạt đến giai đoạn thành công hay
sẽ sớm dẹp tiệm không?
Đã đến lúc bạn ngừng lo lắng và bắt đầu hành động theo một số
quy tắc thiết yếu để quản lý doanh nghiệp.
Có một số kỹ thuật có thể được áp dụng trong hoạt động của một
doanh nghiệp để giúp doanh nghiệp đó phát triển hơn nữa.
Vì thực tế là các cá nhân đến rồi đi nhưng hệ thống vẫn không
đổi.
è Được
nghiên cứu trên hàng ngàn doanh nghiệp khởi nghiệp khác nhau; doanh nghiệp nào
phụ thuộc vào cá nhân điều ấy rất nguy hiểm cho sự tồn vong của doanh nghiệp.
Hay ít ra nên hiểu như thế này một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển nhất
định phải có 1 hệ thống và các cá nhân sẽ được hoạt động trong hệ thống đó – vận
hành nó, cải tiến nó và phát triển nó.
è Một số
tập đoàn và tôi giải thích theo sự hiểu biết của mình chính là từ Governance –
một số hiểu theo nghĩa Quản trị, hay Chính phủ gì đó … điều này không sai nhưng
ý của từ Governance ở đây hiểu nôm na là 1 hệ thống hoặc một công thức, phương
thức để VẬN HÀNH doanh nghiệp mà ở đó tránh những sự phụ thuộc vào cá nhân – điều
này đúng bạn nghĩ xem nếu 1 doanh nghiệp đánh cược mạng sống của doanh nghiệp
đó vào 1 người thì ra sao?
Sau đây là 10 quy tắc sẽ giúp ích cho việc quản lý một doanh nghiệp nhỏ:
1. Tìm một ngách thị trường
Một doanh nghiệp nhỏ nên tìm một ngách thị
trường. Một công ty nhỏ hoạt động với nguồn lực hạn chế có thể phục vụ hoàn hảo
cho thị trường ngách.
Bằng cách tập trung vào một giai đoạn thị
trường khá nhỏ, bạn có thể tránh cho doanh nghiệp của mình khỏi va chạm trực diện
với những gã khổng lồ trong ngành.
Điều này giúp bạn phát triển từng bước
trong biểu đồ tiến trình của mình.
Ví dụ, nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp phụ
tùng nhỏ bán từ các loại sơn ô tô, thì việc hợp tác với một thương hiệu lớn như
Michelin có thể dẫn đến thảm họa hoàn toàn cho doanh nghiệp của bạn.
Do đó, tốt hơn hết là bạn nên tìm một ngách
thị trường.
è Điều
này có nghĩa gì? Tìm một thị trường ngách chính là tìm thấy một nơi mình có thể
câu cá cho dù ít cá thôi nhưng lượng cá đó đủ cho mình câu và đủ sống; còn tìm
đến hợp tác câu với những tay câu lớn (được trang bị đầy đủ, có tìêm lực …) ví
như việc đem “sinh mệnh” của mình giao phó cho người khác; cái chính yếu là
mình cần họ chứ họ không cần mình – rất dễ bị thay thế ok.
2. Sự linh hoạt của bạn
Một doanh nghiệp nhỏ có rất nhiều lợi thế
khi so sánh sự linh hoạt với một doanh nghiệp lớn.
Khi nói đến tính linh hoạt, hệ thống hóa,
cung cấp dịch vụ với sự quan tâm cá nhân và khả năng phản hồi đúng hạn, các
doanh nghiệp nhỏ đang ở phía chiến thắng.
Sẽ là một quyết định thông minh khi tận dụng
tối đa những lợi ích này.
Theo cách này, một doanh nghiệp sẽ tiến triển
dần dần. Những người cao cấp cần ngồi lại và thảo luận các điểm về việc đưa những
ý tưởng như vậy vào các chính sách và quy trình của doanh nghiệp.
è Trong
khi doanh nghiệp lớn đã có sự ổn định nhất định, một quyết định của họ có thể
phải chờ đợi, phải theo đúng quy trình hay khả dĩ hơn là Deal này quá nhỏ để họ
quan tâm. Thì đó chính là cơ hội của các doanh nghiệp nhỏ.
è Trong
thực chiến tôi từng đề cập đến mô hình sơ đồ tổ chức theo tháp lùn của 1 công
ty dịch vụ; tôi nói rằng các anh tổ chức theo mô hình tháp cao chẳng có lợi gì
ngoài việc bên ngoài trông hoành tráng về mặt chức danh và nhiều vị trí trung
gian không cần thiết; trong khi tính chất công việc dịch vụ của mấy anh không cần
đẻ nhiều vị trí đến vậy chỉ cần người làm việc với khách hàng (sale và hậu cần),
người làm kỹ thuật (bộ phận kỹ sư và bảo trì máy), người quyết định (CEO). Vì vậy
mô hình tổ chức không phải là thứ tùy tiện làm cho đẹp mắt, cho oách mà là làm
sao cho ĐƯỢC VIỆC một cách LINH HOẠT ít tốn TÀI NGUYÊN nhất. Các anh xây dựng
được đội hình linh hoạt như vậy thì các anh rút ngắn thời gian, chi phí, độ hiệu
quả … đó có phải lợi thế kinh doanh không? Hay là những thứ chức danh “vô
nghĩa” kia?
3. Phân biệt sản phẩm của bạn
Điều cực kỳ cần thiết đối với doanh nghiệp
của bạn là chứng minh rằng các sản phẩm bạn bán có lợi thế hơn các sản phẩm
khác.
Bạn cần áp dụng các chiến lược tiếp thị và
quảng cáo mạnh mẽ để làm nổi bật các lợi ích và tính độc đáo của sản phẩm.
Nghiên cứu các xu hướng thị trường và sản phẩm
do đối thủ cạnh tranh của bạn tung ra cũng rất quan trọng, nhưng cũng không kém
phần quan trọng là không bắt chước họ. Thay vào đó, hãy cố gắng thêm sự sáng tạo
vào hàng hóa của riêng bạn.
Phải có một số quy trình vận hành tiêu chuẩn
giúp bạn nâng cao chất lượng sản xuất.
è Luôn có
1 câu trong đầu bất kỳ tình huống nào phải hỏi chính mình. “Tại sao người ta phải
sử dụng sản phẩm/ dịch vụ của tôi?”
è Điều
này tôi xin mở rộng đến mô hình kinh doanh; các anh chị phải làm kỹ điều này tất
cả sẽ vô nghĩa khi không tồn tại THỊ TRƯỜNG – sản phẩm/ dịch vụ có hay ho đến
đâu (theo anh chị nghĩ) mà không bán được thì dẹp tiệm.
4. Tạo ấn tượng
đúng đắn
Ấn tượng đầu
tiên rất quan trọng vì nó có trách nhiệm tạo thiện chí cho doanh nghiệp nhỏ của
bạn.
Hãy nỗ lực
cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cho khách hàng của bạn một cách
chính xác ngay từ lần đầu tiên.
Điều này sẽ
tạo ra ấn tượng tốt lâu dài với khách hàng của bạn, từ đó mang lại nhiều doanh
nghiệp hơn cho tổ chức của bạn.
Điều này
chỉ có thể thực hiện được bằng cách tuyển dụng một đội ngũ nhân viên hiệu quả.
Bạn cần theo dõi các chỉ số hiệu suất chính để duy trì công việc tốt trong tổ
chức.
è Ấn tượng
lần đầu tiên là một ấn tượng “khó phai”. Khi ghé một điểm Rest stop nghỉ chân
trên xa lộ mới khai trương tôi chú ý đến một người đi đến từng bàn, quan sát từng
ngóc ngách và chú ý đến từng cái mảnh giấy rớt dưới sàn (đích thân nhặt lên); quan
sát từng người khách để xem thái độ và họ có cần sự phục vụ gì không? Đứng ra
giải quyết nếu có những yêu cầu mà nhân viên cảm thấy bối rối …khách gọi tô hủ
tiếu không bỏ giá – nhưng bưng ra tô đầy giá thế là khách phàn nàn; thay vì biện
hộ (anh chị thông cảm vì đông quá làm lỡ tay … anh chị dùng đỡ giùm em …; thì
việc giải quyết theo tôi là hợp lý hơn là nhận lỗi và đổi lại ngay cho khách) –
bạn nghĩ xem những hành động cho là nhỏ nhặt ấy đem lại điều gì? Đó là ẤN TƯỢNG
ĐẦU TIÊN chứ đâu.
5. Duy trì danh tiếng
Cá nhân đến rồi đi nhưng hệ thống vẫn không
đổi.
Tương tự như vậy, nhân viên đến rồi đi
nhưng điều ổn định là danh tiếng mà doanh nghiệp tạo dựng được từ khi thành lập
cho đến ngày nay.
Luôn hướng đến chất lượng và bạn chắc chắn
sẽ tạo dựng được danh tiếng tuyệt vời cho công ty của mình.
Hai điều đóng vai trò thiết yếu sâu sắc
trong việc tạo dựng danh tiếng đúng đắn cho doanh nghiệp – sản phẩm chất lượng
cao và dịch vụ hạng nhất.
Nếu bạn thành công trong việc đạt được hai
khía cạnh này, thì doanh nghiệp của bạn sẽ thực sự phát triển!
è Tôi đồng
ý với quan điểm xem nhân viên cũng như khách hàng của mình; khi nhân viên hài
lòng, họ hiểu và trân trọng công việc như chính bản thân của họ thì họ làm việc
hết lòng – đó là một câu chuyện khó vì nó phải bao gồm nhiều thứ THỰC LÒNG chứ
không phải xây dựng cho có vẻ HÌNH THỨC hay dạng ban phát, ban ơn. Tất nhiên không
phải ai cũng có thể theo đúng ý mình, quản lý con người là việc phức tạp – khi đã
thực lòng, tạo điều kiện và môi trường nhân văn như vậy thì những cá nhân không
phù hợp … tôi nghĩ sẽ TỰ LOẠI nhiều hơn là một hình thức khác. Đó cũng là câu
chuyện CHO VAY NIỀM TIN – trước tiên anh phải đặt mọi người đều TỐT ĐẸP và thực
lòng như vậy – sau đó tạo điều kiện và hỗ trợ cho họ làm tốt – có phần thưởng tương
xứng với việc họ làm - …
è Đó là
việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp; (sẽ có bài viết về việc xây dựng văn hóa
doanh nghiệp mang hơi hớm Lãnh đạo bằng văn hóa doanh nghiệp).
6. Nỗ lực liên tục để cải thiện
Cần phải nỗ lực liên tục để cải thiện điều
kiện làm việc của tổ chức vì sự tiến triển của tổ chức phụ thuộc vào yếu tố
này.
Các doanh nhân đảm bảo rằng họ không cố chấp
trong cách đưa công ty lên tầm cao mới.
Một trong những kỹ thuật có thể là cài đặt
phần mềm chính sách và thủ tục trong hệ thống để mỗi nhân viên đều biết về các
quy tắc mà công ty tuân theo, theo cách này, toàn bộ nhân viên sẽ được thông
báo đầy đủ và sẽ hoạt động phù hợp.
è Các anh
chị nghe nhiều đến LEAN, Kaizen, … nơi mà môi trường các công ty của Nhật Bản TUÂN
THỦ một cách rất tốt. Vậy anh chị có bao giờ hỏi TẠI SAO lại có điều đó không? ứng
dụng như thế nào vào chính doanh nghiệp Việt Nam? Câu trả lời theo tôi ở đây nó
phụ thuộc nhiều vào Ý THỨC và DỰ TUÂN THỦ hay hình thành THÓI QUEN. Ý thức và sự
tuân thủ phải từ người cấp độ cao nhất chứ không phải tồn tại ở dạng KHẨU HIỆU –
PHONG TRÀO rồi đâu lại vào đó. Các anh chị bỏ chi phí cho việc đào tạo hiệu quả
công việc, năng suất lao động rất nhiều nhưng tính LIÊN TỤC trong công công việc
hàng ngày để HÀNH những gì đã được đào tạo lại thiếu thì đâu lại vào đó.
è Hãy là
doanh nghiệp để lại sự tự hào ngay cả những người rời đi – họ cũng tự hào được đã
từng xuất thân từ doanh nghiệp đó. Đó chính là DANH TIẾNG – mà viên gạch đầu tiên
có phải xây dựng từ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP?
7. Hãy lắng nghe khách hàng của bạn
Sẽ là khôn ngoan nếu theo dõi những diễn biến
mới nhất trên thị trường.
Nếu bạn cập nhật tốt về nhu cầu của khách
hàng thì bạn sẽ phát triển mạnh mẽ trong doanh nghiệp của mình. Khi bạn chăm
sóc nhu cầu của khách hàng, điều đó giúp bạn giành được lòng tin và lòng trung
thành của họ đối với sản phẩm của bạn.
Các kỹ thuật miễn phí như truyền miệng và
giới thiệu cá nhân hóa ra lại là một chiến lược tiếp thị cực kỳ hiệu quả cho
doanh nghiệp của bạn.
è Tôi muốn
đề cập đến sự trải nghiệm của khách hàng. Theo tôi thời đại này ứng dụng AI, phần
mềm và những dịch vụ online khác đem đến sự đa dạng, chi phí thấp cho việc khách
hàng được trải nghiệm và doanh nghiệp có được kết quả thực tế từ những trải
nghiệm này.
è Bộ phận
R&D ở Việt Nam rất thiếu thậm chí những công ty lớn chứ đừng nói đến doanh
nghiệp nhỏ là không có R&D – nhưng theo tôi bản thân là chủ doanh nghiệp nhỏ
cũng không nên dao to búa lớn nó để bỏ qua cách mà mình làm, mình tiếp cận. Có
chăng những thứ mình quan sát, những sản phẩm/ dịch vụ hiện đang có, hoặc chưa
có nhưng tiềm năng - những khảo sát, những phép thử để trước khi tung ra sản phẩm/
dịch vụ chính thức đó chính là R&D chứ đâu nhưng có thể quy mô và độ phức tạp
kém xa một tập đoàn (đương nhiên).
8. Lên kế hoạch là chìa khóa
Một đội ngũ giỏi thực hiện mọi kế hoạch cần
thiết cho tổ chức là vô cùng giá trị.
Tốt hơn hết là bạn nên nhận ra tầm quan trọng
của việc lên kế hoạch vì nó giúp quản lý các hoạt động thiết yếu như ước tính
chi phí, kiểm soát rủi ro, dự đoán doanh số, xác định các khái niệm kinh doanh
khác nhau, quảng bá sản phẩm và dịch vụ, chăm sóc khách hàng, v.v.
Lên kế hoạch là một bước cực kỳ quan trọng
để tồn tại tốt nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp nhỏ.
Chỉ thông qua kế hoạch phù hợp, bạn mới có
thể tiến về phía trước.
è Một công
ty khách hàng có 1 anh giám đốc kỹ thuật nắm luôn đội ngũ kỹ sư và bộ phận mua
hàng cho spare parts muốn chuẩn bị cho 1 kho phụ tùng thật hoành tráng – và đòi
nhập rất nhiều phụ tùng để “Đầy kho” khi đưa lên trên cấp độ vùng thì không được
duyệt vì người ta nhìn vào hệ thống đặt ra câu hỏi “những phụ tùng này từ vài năm
trước tới nay thấy nhập mà không thấy giải phóng, thì nhập nữa để làm gì?” – điều
này cho thấy rằng làm việc phải có KẾ HOẠCH ngay cả việc nhập kho, anh phải nắm
được những thiết bị nào phải nhập, để làm gì, cho dự án hay sự thay thế bảo trì
nào? Trong vòng bao lâu? Phương án dự phòng ra sao?... chi phí vận hành? Tối ưu
hóa kho vv… đó đều là phần phải lên kế hoạch.
9. Hãy sáng tạo
Giữ cho công ty của bạn được cập nhật công
nghệ mới nhất để bạn không cảm thấy như một con cá nằm ngoài nước khi so sánh với
các đối thủ cạnh tranh.
Đó là một lựa chọn thông minh để bắt kịp với
những thay đổi công nghệ hiện tại và định hình phong cách làm việc của bạn cho
phù hợp.
Bạn có thể lưu trữ các phương pháp cũ của
mình dưới dạng các chính sách mẫu và mẫu thủ tục, trong khi bạn tiếp tục làm việc
với các xu hướng mới nhất trong ngành.
è Phần này
tôi chỉ lướt qua nhanh, thực tế ở môi trường như VN việc sáng tạo có thể không
nhiều đất dụng võ. Nhưng tôi xin nhắc đến 1 công thức cho việc sáng tạo giúp
cho những công ty khởi nghiệp
10.
Làm việc
thông minh
Nếu bạn muốn thành công với tư cách là một
doanh nhân thì bạn cần phải có tầm nhìn xa, sáng tạo và phải có khả năng giải
quyết mọi tình huống quan trọng.
Bạn phải nhận ra ý nghĩa của việc kết hợp
công việc với niềm vui.
Bạn cần phải khắc phục điểm yếu của mình và
trân trọng cũng như khuyến khích cấp dưới của mình.
Làm việc thông minh sẽ đưa bạn đến con đường
dẫn đến thành công cho doanh nghiệp của mình.
è Tôi muốn
nhấn mạnh đến việc ƯU TIÊN – có rất nhiều việc đúng để làm nhưng hãy ƯU TIÊN làm
ĐÚNG VIỆC.
Nhận xét
Đăng nhận xét