10 QUY TẮC SẼ GIÚP ÍCH CHO VIỆC QUẢN LÝ MỘT DOANH NGHIỆP NHỎ

Đỗ Ngọc Minh

10 QUY TẮC SẼ GIÚP ÍCH CHO VIỆC QUẢN LÝ MỘT DOANH NGHIỆP NHỎ

 


Bạn vừa mới bắt đầu một doanh nghiệp mới? Bạn có lo lắng liệu doanh nghiệp của mình sẽ phát triển mạnh mẽ để đạt đến giai đoạn thành công hay sẽ sớm dẹp tiệm không?

Đã đến lúc bạn ngừng lo lắng và bắt đầu hành động theo một số quy tắc thiết yếu để quản lý doanh nghiệp.

Có một số kỹ thuật có thể được áp dụng trong hoạt động của một doanh nghiệp để giúp doanh nghiệp đó phát triển hơn nữa.

Vì thực tế là các cá nhân đến rồi đi nhưng hệ thống vẫn không đổi.

è     Được nghiên cứu trên hàng ngàn doanh nghiệp khởi nghiệp khác nhau; doanh nghiệp nào phụ thuộc vào cá nhân điều ấy rất nguy hiểm cho sự tồn vong của doanh nghiệp. Hay ít ra nên hiểu như thế này một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển nhất định phải có 1 hệ thống và các cá nhân sẽ được hoạt động trong hệ thống đó – vận hành nó, cải tiến nó và phát triển nó.

è     Một số tập đoàn và tôi giải thích theo sự hiểu biết của mình chính là từ Governance – một số hiểu theo nghĩa Quản trị, hay Chính phủ gì đó … điều này không sai nhưng ý của từ Governance ở đây hiểu nôm na là 1 hệ thống hoặc một công thức, phương thức để VẬN HÀNH doanh nghiệp mà ở đó tránh những sự phụ thuộc vào cá nhân – điều này đúng bạn nghĩ xem nếu 1 doanh nghiệp đánh cược mạng sống của doanh nghiệp đó vào 1 người thì ra sao?

 Do đó, điều cần thiết là phải củng cố hệ thống và sau đó các cá nhân sẽ tự động rơi vào khuôn mẫu làm việc đã định.

 Sau đây là 10 quy tắc sẽ giúp ích cho việc quản lý một doanh nghiệp nhỏ:

1.  Tìm một ngách thị trường

 

Một doanh nghiệp nhỏ nên tìm một ngách thị trường. Một công ty nhỏ hoạt động với nguồn lực hạn chế có thể phục vụ hoàn hảo cho thị trường ngách.

Bằng cách tập trung vào một giai đoạn thị trường khá nhỏ, bạn có thể tránh cho doanh nghiệp của mình khỏi va chạm trực diện với những gã khổng lồ trong ngành.

 

Điều này giúp bạn phát triển từng bước trong biểu đồ tiến trình của mình.

Ví dụ, nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp phụ tùng nhỏ bán từ các loại sơn ô tô, thì việc hợp tác với một thương hiệu lớn như Michelin có thể dẫn đến thảm họa hoàn toàn cho doanh nghiệp của bạn.

Do đó, tốt hơn hết là bạn nên tìm một ngách thị trường.

è     Điều này có nghĩa gì? Tìm một thị trường ngách chính là tìm thấy một nơi mình có thể câu cá cho dù ít cá thôi nhưng lượng cá đó đủ cho mình câu và đủ sống; còn tìm đến hợp tác câu với những tay câu lớn (được trang bị đầy đủ, có tìêm lực …) ví như việc đem “sinh mệnh” của mình giao phó cho người khác; cái chính yếu là mình cần họ chứ họ không cần mình – rất dễ bị thay thế ok.

 

2.  Sự linh hoạt của bạn

 

Một doanh nghiệp nhỏ có rất nhiều lợi thế khi so sánh sự linh hoạt với một doanh nghiệp lớn.

Khi nói đến tính linh hoạt, hệ thống hóa, cung cấp dịch vụ với sự quan tâm cá nhân và khả năng phản hồi đúng hạn, các doanh nghiệp nhỏ đang ở phía chiến thắng.

Sẽ là một quyết định thông minh khi tận dụng tối đa những lợi ích này.

Theo cách này, một doanh nghiệp sẽ tiến triển dần dần. Những người cao cấp cần ngồi lại và thảo luận các điểm về việc đưa những ý tưởng như vậy vào các chính sách và quy trình của doanh nghiệp.

è     Trong khi doanh nghiệp lớn đã có sự ổn định nhất định, một quyết định của họ có thể phải chờ đợi, phải theo đúng quy trình hay khả dĩ hơn là Deal này quá nhỏ để họ quan tâm. Thì đó chính là cơ hội của các doanh nghiệp nhỏ.

è     Trong thực chiến tôi từng đề cập đến mô hình sơ đồ tổ chức theo tháp lùn của 1 công ty dịch vụ; tôi nói rằng các anh tổ chức theo mô hình tháp cao chẳng có lợi gì ngoài việc bên ngoài trông hoành tráng về mặt chức danh và nhiều vị trí trung gian không cần thiết; trong khi tính chất công việc dịch vụ của mấy anh không cần đẻ nhiều vị trí đến vậy chỉ cần người làm việc với khách hàng (sale và hậu cần), người làm kỹ thuật (bộ phận kỹ sư và bảo trì máy), người quyết định (CEO). Vì vậy mô hình tổ chức không phải là thứ tùy tiện làm cho đẹp mắt, cho oách mà là làm sao cho ĐƯỢC VIỆC một cách LINH HOẠT ít tốn TÀI NGUYÊN nhất. Các anh xây dựng được đội hình linh hoạt như vậy thì các anh rút ngắn thời gian, chi phí, độ hiệu quả … đó có phải lợi thế kinh doanh không? Hay là những thứ chức danh “vô nghĩa” kia?

  

3.  Phân biệt sản phẩm của bạn

 

Điều cực kỳ cần thiết đối với doanh nghiệp của bạn là chứng minh rằng các sản phẩm bạn bán có lợi thế hơn các sản phẩm khác.

Bạn cần áp dụng các chiến lược tiếp thị và quảng cáo mạnh mẽ để làm nổi bật các lợi ích và tính độc đáo của sản phẩm.

 Nghiên cứu các xu hướng thị trường và sản phẩm do đối thủ cạnh tranh của bạn tung ra cũng rất quan trọng, nhưng cũng không kém phần quan trọng là không bắt chước họ. Thay vào đó, hãy cố gắng thêm sự sáng tạo vào hàng hóa của riêng bạn.

Phải có một số quy trình vận hành tiêu chuẩn giúp bạn nâng cao chất lượng sản xuất.

è     Luôn có 1 câu trong đầu bất kỳ tình huống nào phải hỏi chính mình. “Tại sao người ta phải sử dụng sản phẩm/ dịch vụ của tôi?”

è     Điều này tôi xin mở rộng đến mô hình kinh doanh; các anh chị phải làm kỹ điều này tất cả sẽ vô nghĩa khi không tồn tại THỊ TRƯỜNG – sản phẩm/ dịch vụ có hay ho đến đâu (theo anh chị nghĩ) mà không bán được thì dẹp tiệm.

 

4.  Tạo ấn tượng đúng đắn

 

Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng vì nó có trách nhiệm tạo thiện chí cho doanh nghiệp nhỏ của bạn.

Hãy nỗ lực cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cho khách hàng của bạn một cách chính xác ngay từ lần đầu tiên.

Điều này sẽ tạo ra ấn tượng tốt lâu dài với khách hàng của bạn, từ đó mang lại nhiều doanh nghiệp hơn cho tổ chức của bạn.

Điều này chỉ có thể thực hiện được bằng cách tuyển dụng một đội ngũ nhân viên hiệu quả. Bạn cần theo dõi các chỉ số hiệu suất chính để duy trì công việc tốt trong tổ chức.

è     Ấn tượng lần đầu tiên là một ấn tượng “khó phai”. Khi ghé một điểm Rest stop nghỉ chân trên xa lộ mới khai trương tôi chú ý đến một người đi đến từng bàn, quan sát từng ngóc ngách và chú ý đến từng cái mảnh giấy rớt dưới sàn (đích thân nhặt lên); quan sát từng người khách để xem thái độ và họ có cần sự phục vụ gì không? Đứng ra giải quyết nếu có những yêu cầu mà nhân viên cảm thấy bối rối …khách gọi tô hủ tiếu không bỏ giá – nhưng bưng ra tô đầy giá thế là khách phàn nàn; thay vì biện hộ (anh chị thông cảm vì đông quá làm lỡ tay … anh chị dùng đỡ giùm em …; thì việc giải quyết theo tôi là hợp lý hơn là nhận lỗi và đổi lại ngay cho khách) – bạn nghĩ xem những hành động cho là nhỏ nhặt ấy đem lại điều gì? Đó là ẤN TƯỢNG ĐẦU TIÊN chứ đâu.

 

5.  Duy trì danh tiếng

 

Cá nhân đến rồi đi nhưng hệ thống vẫn không đổi.

 

Tương tự như vậy, nhân viên đến rồi đi nhưng điều ổn định là danh tiếng mà doanh nghiệp tạo dựng được từ khi thành lập cho đến ngày nay.

Luôn hướng đến chất lượng và bạn chắc chắn sẽ tạo dựng được danh tiếng tuyệt vời cho công ty của mình.

 

Hai điều đóng vai trò thiết yếu sâu sắc trong việc tạo dựng danh tiếng đúng đắn cho doanh nghiệp – sản phẩm chất lượng cao và dịch vụ hạng nhất.

Nếu bạn thành công trong việc đạt được hai khía cạnh này, thì doanh nghiệp của bạn sẽ thực sự phát triển!

è     Tôi đồng ý với quan điểm xem nhân viên cũng như khách hàng của mình; khi nhân viên hài lòng, họ hiểu và trân trọng công việc như chính bản thân của họ thì họ làm việc hết lòng – đó là một câu chuyện khó vì nó phải bao gồm nhiều thứ THỰC LÒNG chứ không phải xây dựng cho có vẻ HÌNH THỨC hay dạng ban phát, ban ơn. Tất nhiên không phải ai cũng có thể theo đúng ý mình, quản lý con người là việc phức tạp – khi đã thực lòng, tạo điều kiện và môi trường nhân văn như vậy thì những cá nhân không phù hợp … tôi nghĩ sẽ TỰ LOẠI nhiều hơn là một hình thức khác. Đó cũng là câu chuyện CHO VAY NIỀM TIN – trước tiên anh phải đặt mọi người đều TỐT ĐẸP và thực lòng như vậy – sau đó tạo điều kiện và hỗ trợ cho họ làm tốt – có phần thưởng tương xứng với việc họ làm - …

è     Đó là việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp; (sẽ có bài viết về việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp mang hơi hớm Lãnh đạo bằng văn hóa doanh nghiệp).

  

6.  Nỗ lực liên tục để cải thiện

 

Cần phải nỗ lực liên tục để cải thiện điều kiện làm việc của tổ chức vì sự tiến triển của tổ chức phụ thuộc vào yếu tố này.

Các doanh nhân đảm bảo rằng họ không cố chấp trong cách đưa công ty lên tầm cao mới.

Một trong những kỹ thuật có thể là cài đặt phần mềm chính sách và thủ tục trong hệ thống để mỗi nhân viên đều biết về các quy tắc mà công ty tuân theo, theo cách này, toàn bộ nhân viên sẽ được thông báo đầy đủ và sẽ hoạt động phù hợp.

è     Các anh chị nghe nhiều đến LEAN, Kaizen, … nơi mà môi trường các công ty của Nhật Bản TUÂN THỦ một cách rất tốt. Vậy anh chị có bao giờ hỏi TẠI SAO lại có điều đó không? ứng dụng như thế nào vào chính doanh nghiệp Việt Nam? Câu trả lời theo tôi ở đây nó phụ thuộc nhiều vào Ý THỨC và DỰ TUÂN THỦ hay hình thành THÓI QUEN. Ý thức và sự tuân thủ phải từ người cấp độ cao nhất chứ không phải tồn tại ở dạng KHẨU HIỆU – PHONG TRÀO rồi đâu lại vào đó. Các anh chị bỏ chi phí cho việc đào tạo hiệu quả công việc, năng suất lao động rất nhiều nhưng tính LIÊN TỤC trong công công việc hàng ngày để HÀNH những gì đã được đào tạo lại thiếu thì đâu lại vào đó.

è     Hãy là doanh nghiệp để lại sự tự hào ngay cả những người rời đi – họ cũng tự hào được đã từng xuất thân từ doanh nghiệp đó. Đó chính là DANH TIẾNG – mà viên gạch đầu tiên có phải xây dựng từ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP?

 

7.  Hãy lắng nghe khách hàng của bạn

 

Sẽ là khôn ngoan nếu theo dõi những diễn biến mới nhất trên thị trường.

Nếu bạn cập nhật tốt về nhu cầu của khách hàng thì bạn sẽ phát triển mạnh mẽ trong doanh nghiệp của mình. Khi bạn chăm sóc nhu cầu của khách hàng, điều đó giúp bạn giành được lòng tin và lòng trung thành của họ đối với sản phẩm của bạn.

Các kỹ thuật miễn phí như truyền miệng và giới thiệu cá nhân hóa ra lại là một chiến lược tiếp thị cực kỳ hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn.

è     Tôi muốn đề cập đến sự trải nghiệm của khách hàng. Theo tôi thời đại này ứng dụng AI, phần mềm và những dịch vụ online khác đem đến sự đa dạng, chi phí thấp cho việc khách hàng được trải nghiệm và doanh nghiệp có được kết quả thực tế từ những trải nghiệm này.

è     Bộ phận R&D ở Việt Nam rất thiếu thậm chí những công ty lớn chứ đừng nói đến doanh nghiệp nhỏ là không có R&D – nhưng theo tôi bản thân là chủ doanh nghiệp nhỏ cũng không nên dao to búa lớn nó để bỏ qua cách mà mình làm, mình tiếp cận. Có chăng những thứ mình quan sát, những sản phẩm/ dịch vụ hiện đang có, hoặc chưa có nhưng tiềm năng - những khảo sát, những phép thử để trước khi tung ra sản phẩm/ dịch vụ chính thức đó chính là R&D chứ đâu nhưng có thể quy mô và độ phức tạp kém xa một tập đoàn (đương nhiên).

 

8.  Lên kế hoạch là chìa khóa

 

Một đội ngũ giỏi thực hiện mọi kế hoạch cần thiết cho tổ chức là vô cùng giá trị.

Tốt hơn hết là bạn nên nhận ra tầm quan trọng của việc lên kế hoạch vì nó giúp quản lý các hoạt động thiết yếu như ước tính chi phí, kiểm soát rủi ro, dự đoán doanh số, xác định các khái niệm kinh doanh khác nhau, quảng bá sản phẩm và dịch vụ, chăm sóc khách hàng, v.v.

Lên kế hoạch là một bước cực kỳ quan trọng để tồn tại tốt nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp nhỏ.

Chỉ thông qua kế hoạch phù hợp, bạn mới có thể tiến về phía trước.

è     Một công ty khách hàng có 1 anh giám đốc kỹ thuật nắm luôn đội ngũ kỹ sư và bộ phận mua hàng cho spare parts muốn chuẩn bị cho 1 kho phụ tùng thật hoành tráng – và đòi nhập rất nhiều phụ tùng để “Đầy kho” khi đưa lên trên cấp độ vùng thì không được duyệt vì người ta nhìn vào hệ thống đặt ra câu hỏi “những phụ tùng này từ vài năm trước tới nay thấy nhập mà không thấy giải phóng, thì nhập nữa để làm gì?” – điều này cho thấy rằng làm việc phải có KẾ HOẠCH ngay cả việc nhập kho, anh phải nắm được những thiết bị nào phải nhập, để làm gì, cho dự án hay sự thay thế bảo trì nào? Trong vòng bao lâu? Phương án dự phòng ra sao?... chi phí vận hành? Tối ưu hóa kho vv… đó đều là phần phải lên kế hoạch.

 

9.  Hãy sáng tạo

 

Giữ cho công ty của bạn được cập nhật công nghệ mới nhất để bạn không cảm thấy như một con cá nằm ngoài nước khi so sánh với các đối thủ cạnh tranh.

Đó là một lựa chọn thông minh để bắt kịp với những thay đổi công nghệ hiện tại và định hình phong cách làm việc của bạn cho phù hợp.

Bạn có thể lưu trữ các phương pháp cũ của mình dưới dạng các chính sách mẫu và mẫu thủ tục, trong khi bạn tiếp tục làm việc với các xu hướng mới nhất trong ngành.

è     Phần này tôi chỉ lướt qua nhanh, thực tế ở môi trường như VN việc sáng tạo có thể không nhiều đất dụng võ. Nhưng tôi xin nhắc đến 1 công thức cho việc sáng tạo giúp cho những công ty khởi nghiệp


 


10.                   Làm việc thông minh

Nếu bạn muốn thành công với tư cách là một doanh nhân thì bạn cần phải có tầm nhìn xa, sáng tạo và phải có khả năng giải quyết mọi tình huống quan trọng.

Bạn phải nhận ra ý nghĩa của việc kết hợp công việc với niềm vui.

Bạn cần phải khắc phục điểm yếu của mình và trân trọng cũng như khuyến khích cấp dưới của mình.

Làm việc thông minh sẽ đưa bạn đến con đường dẫn đến thành công cho doanh nghiệp của mình.

è     Tôi muốn nhấn mạnh đến việc ƯU TIÊN – có rất nhiều việc đúng để làm nhưng hãy ƯU TIÊN làm ĐÚNG VIỆC.


Nhận xét

Bài đăng phổ biến từ blog này

Một số so sánh các sản phẩm AI hiện nay: Chatgpt vs Grox vs Gemini vs Deepseek

ERP - SO SÁNH MỘT SỐ SẢN PHẨM - TÍCH HỢP AI - DỰ BÁO TƯƠNG LAI

CHIẾN LƯỢC vs KẾ HOẠCH