Tại sao nhân viên không làm những gì họ được giao và phải làm gì về vấn đề này

Đỗ Ngọc Minh



Cuốn sách của Ferdinand F. Fournies đưa ra một luận điểm cốt lõi: việc nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ phần lớn không phải do lỗi của họ (như thiếu động lực hay thái độ kém) mà là do sự thất bại trong quản lý.

Tác giả đã tổng hợp 16 lý do chính cho sự yếu kém trong hiệu suất công việc sau nhiều năm nghiên cứu và làm việc với hàng chục nghìn nhà quản lý.

Thay vì đi tìm câu trả lời mơ hồ cho câu hỏi "Làm thế nào để tạo động lực cho nhân viên?", cuốn sách tập trung vào câu hỏi cụ thể hơn: "Tại sao nhân viên không làm những gì họ phải làm?". Từ đó, tác giả chỉ ra rằng hầu hết các nguyên nhân đều có thể được kiểm soát và ngăn chặn bởi nhà quản lý thông qua các hành động can thiệp cụ thể.

Cuốn sách giới thiệu một hệ thống quản lý mạnh mẽ gọi là

"Quản lý Phòng ngừa" (Preventive Management). Hệ thống này chủ động sử dụng các biện pháp can thiệp để ngăn chặn vấn đề phát sinh, thay vì chỉ phản ứng để giải quyết vấn đề sau khi chúng đã xảy ra. Trọng tâm của phương pháp này là mối quan hệ nhân quả trực tiếp giữa hành động của người quản lý và hiệu suất của nhân viên.

10 Tình Huống Hàng Đầu Khiến Nhân Viên Không Hoàn Thành Công Việc

Dưới đây là 10 lý do phổ biến nhất khiến nhân viên không làm những gì họ được giao, cùng với phân tích nguyên nhân, kế hoạch phòng ngừa và bài học rút ra cho từng tình huống.


1. Họ không biết TẠI SAO họ nên làm điều đó

  • Phân tích nguyên nhân: Nhân viên không nhận thấy tầm quan trọng của công việc hoặc không hiểu nó đóng góp như thế nào vào bức tranh chung của tổ chức. Họ cũng có thể không thấy lợi ích cá nhân (như được đánh giá tốt, tăng lương, thăng tiến) khi hoàn thành nhiệm vụ đó. Khi không biết "tại sao", họ sẽ không quan tâm hoặc cho rằng công việc đó không đáng để nỗ lực.
  • Kế hoạch phòng ngừa:
    • Giải thích "Bức tranh lớn": Luôn giải thích mục tiêu cuối cùng của nhiệm vụ và nó ảnh hưởng đến các bộ phận khác, khách hàng và mục tiêu chung của công ty như thế nào.
    • Cá nhân hóa lợi ích: Chỉ rõ cho nhân viên thấy việc hoàn thành tốt nhiệm vụ sẽ mang lại lợi ích gì cho cá nhân họ, ví dụ như cơ hội thăng tiến, được công nhận, hoặc đơn giản là tránh bị khiển trách.
    • Thuyết phục về lợi ích lâu dài: Đối với các nhiệm vụ khó khăn hoặc nhàm chán, nhà quản lý phải nỗ lực thuyết phục về giá trị lâu dài của việc hoàn thành chúng.
  • Bài học rút ra: Đừng chỉ ra lệnh, hãy truyền cảm hứng. Nhân viên cần hiểu được ý nghĩa và lợi ích đằng sau mỗi nhiệm vụ để có thể toàn tâm toàn ý thực hiện.

2. Họ không biết LÀM THẾ NÀO để làm điều đó

  • Phân tích nguyên nhân: Nhà quản lý thường mắc sai lầm khi cho rằng "nói" đồng nghĩa với "dạy". Họ chỉ giải thích một lần và giả định nhân viên đã biết cách làm mà không cho họ cơ hội thực hành. Điều này dẫn đến việc nhân viên phải tự học hỏi qua sai lầm, gây tốn kém thời gian, tiền bạc và có thể làm hỏng mối quan hệ với khách hàng.
  • Kế hoạch phòng ngừa:
    • Đừng chỉ nói, hãy đào tạo: Quá trình đào tạo phải bao gồm giải thích, minh họa và quan trọng nhất là để nhân viên thực hành dưới sự giám sát.
    • Kiểm tra sự hiểu biết: Sau khi hướng dẫn, hãy yêu cầu nhân viên giải thích lại hoặc thực hiện thử nhiệm vụ để đảm bảo họ đã thực sự hiểu.
    • Cung cấp tài liệu tham khảo: Chuẩn bị sẵn các hướng dẫn bằng văn bản, video hoặc quy trình chuẩn để nhân viên có thể xem lại khi cần.
  • Bài học rút ra: Đầu tư vào đào tạo không bao giờ là lãng phí. Đảm bảo nhân viên có đủ kỹ năng là trách nhiệm cơ bản của nhà quản lý để ngăn ngừa sai sót.

3. Họ không biết họ PHẢI LÀM GÌ

  • Phân tích nguyên nhân: Các mô tả công việc thường quá mơ hồ, không nêu rõ các hành vi cụ thể cần thực hiện, tiêu chuẩn hoàn thành và thời hạn chính xác. Nhân viên không biết "làm tốt" nghĩa là gì (ví dụ: tỷ lệ lỗi 5% hay 0%?) hoặc khi nào chính xác là "bắt đầu" và "kết thúc" một ngày làm việc. Điều này buộc họ phải đoán, dẫn đến lãng phí và sai sót.
  • Kế hoạch phòng ngừa:
    • Mô tả công việc chi tiết: Thay vì các thuật ngữ chung chung, hãy mô tả các hành vi cụ thể mà nhân viên phải thực hiện.
    • Định lượng kết quả: Xác định rõ ràng các tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng, chi phí và thời gian cho mỗi nhiệm vụ. Hãy cho họ biết "hoàn thành" trông như thế nào.
    • Viết ra giấy: Tất cả các nhiệm vụ và tiêu chuẩn nên được ghi lại thành văn bản để đảm bảo sự rõ ràng và nhất quán.
  • Bài học rút ra: Rõ ràng là sức mạnh. Một bản mô tả công việc và mục tiêu chi tiết là công cụ quản lý hiệu quả nhất để loại bỏ sự phỏng đoán và cải thiện hiệu suất.

4. Họ nghĩ cách của bạn sẽ không hiệu quả

  • Phân tích nguyên nhân: Nhân viên, đặc biệt là những người có kinh nghiệm, có thể nghi ngờ về một phương pháp hoặc quy trình mới. Họ có thể đã từng thất bại với cách tương tự trong quá khứ hoặc đơn giản là không thấy được logic đằng sau nó. Nếu không được thuyết phục, họ sẽ thực hiện một cách miễn cưỡng hoặc quay về cách làm cũ.
  • Kế hoạch phòng ngừa:
    • Lắng nghe ý kiến của họ: Hãy hỏi ý kiến của nhân viên về phương pháp mới. Việc này cho phép bạn xử lý những nghi ngờ của họ ngay từ đầu.
    • "Bán" ý tưởng, đừng chỉ "nói": Trách nhiệm của nhà quản lý là phải giải thích một cách thuyết phục tại sao cách mới sẽ hoạt động.
    • Cung cấp bằng chứng: Sử dụng dữ liệu, các trường hợp thành công trong quá khứ, hoặc các minh chứng cụ thể để chứng minh hiệu quả của phương pháp mới.
  • Bài học rút ra: Sự đồng thuận quan trọng hơn sự tuân thủ. Hãy thuyết phục nhân viên bằng logic và bằng chứng, thay vì áp đặt bằng quyền lực.

5. Họ nghĩ cách của họ tốt hơn

  • Phân tích nguyên nhân: Nhân viên thường làm theo cách riêng vì họ thực sự tin rằng cách đó hiệu quả hơn, nhanh hơn hoặc dễ dàng hơn. Đây là một dạng "sáng tạo xấu" (bad innovation) – sự đổi mới dựa trên nhận định cá nhân thiếu cơ sở, dẫn đến việc "phát minh lại sự thất bại".
  • Kế hoạch phòng ngừa:
    • Giải thích lý do đằng sau quy trình chuẩn: Đảm bảo nhân viên hiểu tại sao quy trình hiện tại được thiết lập như vậy và những rủi ro khi làm khác đi.
    • Khuyến khích "sáng tạo tốt": Tạo ra một kênh chính thức để nhân viên đề xuất ý tưởng cải tiến. Các ý tưởng này cần được đánh giá và thử nghiệm cẩn thận trước khi áp dụng rộng rãi.
    • Chia sẻ kinh nghiệm từ thất bại: Công khai chia sẻ những bài học từ các sai lầm trong quá khứ để nhân viên không lặp lại chúng.
  • Bài học rút ra: Khuyến khích sự sáng tạo có định hướng. Tạo ra một môi trường nơi các ý tưởng được thảo luận và đánh giá, thay vì để nhân viên tự ý thử nghiệm những phương pháp chưa được kiểm chứng.

6. Họ nghĩ việc khác quan trọng hơn

  • Phân tích nguyên nhân: Nhân viên có thể đang thực hiện một công việc có mức độ ưu tiên thấp hơn vì họ thực sự tin rằng đó là việc quan trọng nhất vào thời điểm đó. Nguyên nhân có thể do nhà quản lý không truyền đạt rõ ràng về thứ tự ưu tiên hoặc thường xuyên thay đổi các "dự án nóng" một cách đột ngột, gây ra sự hỗn loạn.
  • Kế hoạch phòng ngừa:
    • Thiết lập và truyền đạt thứ tự ưu tiên rõ ràng: Luôn cho nhân viên biết đâu là nhiệm vụ quan trọng nhất cần tập trung.
    • Thông báo khi có thay đổi: Khi các ưu tiên thay đổi, hãy là người đầu tiên thông báo cho nhân viên và giải thích lý do tại sao.
    • Tránh lạm dụng "ưu tiên hàng đầu": Nếu mọi thứ đều là "khẩn cấp", thì sẽ không có gì là khẩn cấp cả. Điều này làm giảm giá trị của các ưu tiên thực sự.
  • Bài học rút ra: Sự ưu tiên rõ ràng là kim chỉ nam cho hành động. Nhà quản lý phải có trách nhiệm định hướng sự tập trung của nhân viên vào những việc tạo ra giá trị lớn nhất.

7. Không có hệ quả tích cực nào cho họ khi làm việc đó

  • Phân tích nguyên nhân: Hành vi của con người được củng cố bởi các phần thưởng. Nếu một công việc được hoàn thành tốt mà không nhận được bất kỳ sự công nhận nào (lời khen, sự cảm ơn, thưởng...), nhân viên sẽ dần mất đi động lực để lặp lại hành vi đó. Nhiều nhà quản lý cho rằng lương là đủ, nhưng thực tế lương chỉ giữ nhân viên ở lại chứ không thúc đẩy hiệu suất vượt trội.
  • Kế hoạch phòng ngừa:
    • Sử dụng lời khen ngợi cụ thể và kịp thời: Đây là công cụ khen thưởng mạnh mẽ, rẻ tiền và hiệu quả nhất. Hãy khen ngợi ngay khi bạn thấy một hành vi tốt.
    • Đừng chờ đến khi dự án hoàn thành: Khen thưởng cả những tiến bộ nhỏ trên đường đi để duy trì động lực.
    • Tách bạch giữa phản hồi tốt và xấu: Khi một báo cáo có 4 phần tốt và 1 phần chưa tốt, hãy bắt đầu bằng việc công nhận 4 phần tốt trước khi góp ý về phần còn lại.
  • Bài học rút ra: Những gì được khen thưởng sẽ được lặp lại. Sự công nhận tích cực, dù là nhỏ nhất, là chất xúc tác mạnh mẽ để duy trì và cải thiện hiệu suất làm việc.

8. Họ nghĩ rằng họ đang làm đúng

  • Phân tích nguyên nhân: Nhân viên không nhận ra mình đang làm sai vì thiếu sự phản hồi (feedback) từ người quản lý. Họ có thể tiếp tục mắc lỗi vì không ai chỉ cho họ thấy vấn đề. Đa số các phản hồi thường là tiêu cực và đến quá muộn (ví dụ: "Báo cáo này sai rồi") sau khi công việc đã hoàn thành và thiệt hại đã xảy ra.
  • Kế hoạch phòng ngừa:
    • Cung cấp phản hồi thường xuyên và kịp thời: Đừng đợi đến kỳ đánh giá cuối năm. Hãy phản hồi ngay trong quá trình làm việc để có thể điều chỉnh kịp thời.
    • Phản hồi phải cụ thể: Thay vì nói "Bạn làm chưa tốt", hãy nói "Trong cuộc họp hôm nay, bạn đã ngắt lời người khác 3 lần. Điều này làm gián đoạn dòng suy nghĩ của họ.".
    • Sử dụng cả ba loại phản hồi:
      • Tích cực: "Cảm ơn bạn đã hoàn thành báo cáo đúng hạn."
      • Tiêu cực: "Bạn vẫn nâng đầu khi phát bóng."
      • Trung tính: "Tôi không biết bạn có để ý không, nhưng bạn nâng đầu trong 3 trên 5 cú phát bóng."
  • Bài học rút ra: Phản hồi là một món quà. Cung cấp phản hồi thường xuyên, cụ thể và cân bằng là cách tốt nhất để giúp nhân viên hiểu rõ về hiệu suất của mình và cách để cải thiện.

9. Họ được thưởng vì không làm đúng việc

  • Phân tích nguyên nhân: Các nhà quản lý thường vô tình khen thưởng cho những hành vi xấu. Ví dụ:
    • Nhân viên làm việc khó kém sẽ được giao những việc dễ hơn.
    • Nhân viên hay phàn nàn sẽ ít bị giao những việc họ không thích.
    • Người làm việc kém hiệu quả lại nhận được nhiều sự chú ý của sếp (để "giúp đỡ"), trong khi người làm tốt bị "bỏ mặc".
    • Khi nhân viên mắc lỗi, sếp lại là người sửa lỗi đó cho họ.
  • Kế hoạch phòng ngừa:
    • Yêu cầu nhân viên tự sửa lỗi của mình: Hỗ trợ khi cần nhưng đừng làm thay.
    • Đừng "né" những nhân viên khó tính: Tiếp tục giao việc khó và quản lý chặt chẽ hơn cho đến khi hiệu suất được cải thiện.
    • Khen thưởng cho sự cải thiện: Thay vì chỉ khiển trách khi nhân viên đi trễ 20 phút, hãy khen ngợi khi họ chỉ còn đi trễ 10 phút: "Tôi thấy bạn đã giảm 50% thời gian đi trễ, hãy tiếp tục nỗ lực.".
  • Bài học rút ra: Hãy cẩn thận với những gì bạn khen thưởng. Đảm bảo rằng hệ thống (cả chính thức và phi chính thức) của bạn đang khuyến khích những hành vi mong muốn, chứ không phải là những hành vi tiêu cực.

10. Họ bị phạt khi làm đúng việc

  • Phân tích nguyên nhân: Đôi khi, việc làm đúng lại dẫn đến những kết quả tiêu cực không mong muốn cho nhân viên. Ví dụ:
    • Nhân viên đề xuất ý tưởng hay trong cuộc họp và kết quả là được "thưởng" thêm một đống việc để hiện thực hóa ý tưởng đó.
    • Nhân viên làm việc nhanh và hiệu quả sẽ bị giao thêm việc, trong khi người làm chậm lại có thời gian rảnh.
    • Nhân viên tuân thủ quy định và báo cáo với sếp thì luôn bị sếp la mắng về một vấn đề nào đó.
  • Kế hoạch phòng ngừa:
    • Loại bỏ các hình phạt không chủ đích: Xem xét lại các quy trình và hành vi quản lý của bạn để đảm bảo chúng không vô tình "trừng phạt" những người làm tốt.
    • Cân bằng giữa tiêu cực và tích cực: Khi một công việc tốt đi kèm với một hệ quả không mong muốn (ví dụ: làm thêm việc), hãy đảm bảo có một phần thưởng tích cực khác để cân bằng lại, như một lời khen ngợi đặc biệt, sự công nhận, hoặc cho họ làm một công việc dễ chịu hơn sau đó.
    • Bảo vệ nhân viên khỏi sự trừng phạt của đồng nghiệp: Nếu một nhân viên bị đồng nghiệp chế giễu vì làm việc chăm chỉ, nhà quản lý phải can thiệp và khen thưởng công khai cho nhân viên đó.
  • Bài học rút ra: Hãy biến việc làm đúng thành một trải nghiệm tích cực. Nhà quản lý phải có trách nhiệm tạo ra một môi trường nơi sự nỗ lực và hiệu quả được tưởng thưởng, chứ không phải bị trừng phạt.

Giải Pháp Cụ Thể Cho Doanh Nghiệp: Xây Dựng Hệ Thống "Quản Lý Phòng Ngừa"

Để đảm bảo nhân viên làm đúng và hiệu quả công việc được giao, doanh nghiệp cần triển khai hệ thống "Quản lý Phòng ngừa" một cách có hệ thống. Hệ thống này gồm hai giai đoạn chính: Trước khi bắt đầu công việcSau khi bắt đầu công việc.

Giai đoạn 1: Trước Khi Bắt Đầu Công Việc (Thảo luận Lập kế hoạch Công việc)

Đây là bước can thiệp quan trọng nhất để ngăn chặn phần lớn các vấn đề. Trước khi giao bất kỳ nhiệm vụ nào, người quản lý cần có một cuộc thảo luận chi tiết với nhân viên, bao gồm các điểm sau:

1.   B-1: Cho họ biết họ phải làm gì: Mô tả công việc cụ thể, tiêu chuẩn hoàn thành, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc.

2.   B-2: Tìm hiểu xem họ có biết cách làm không: Đặt câu hỏi để kiểm tra kiến thức và kỹ năng của họ. Nếu không, hãy đào tạo.

3.   B-3: Cho họ biết tại sao họ nên làm điều đó: Giải thích tầm quan trọng của công việc và lợi ích cho tổ chức cũng như cá nhân họ.

4.   B-4: Thuyết phục họ rằng cách của bạn sẽ hiệu quả: Trình bày bằng chứng và logic để họ tin tưởng vào phương pháp được giao.

5.   B-5: Giải thích tại sao cách của họ không tốt hơn (nếu có): Lắng nghe ý kiến của họ, nhưng nếu cách của họ không phù hợp, hãy giải thích lý do một cách tôn trọng.

6.   B-6: Cho họ biết việc gì là quan trọng hơn: Thiết lập thứ tự ưu tiên rõ ràng nếu có nhiều nhiệm vụ.

7.   B-7: Loại bỏ các chướng ngại vật: Hỏi xem có rào cản nào có thể ngăn cản họ hoàn thành công việc và cùng tìm cách giải quyết.

8.   B-8: Loại bỏ các hình phạt tiềm tàng khi làm đúng: Đảm bảo rằng việc hoàn thành tốt công việc sẽ không dẫn đến hậu quả tiêu cực.

9.   B-9: Thiết lập các phần thưởng tích cực: Cho họ biết họ sẽ nhận được sự công nhận gì khi làm tốt.

10.                     B-10: Cảnh báo về hậu quả tiêu cực nếu làm không tốt: Nêu rõ các biện pháp kỷ luật sẽ được áp dụng nếu hiệu suất không đạt yêu cầu.

11.                     B-11: Xem xét các giới hạn cá nhân: Đảm bảo nhiệm vụ phù hợp với khả năng của nhân viên.

Giai đoạn 2: Sau Khi Bắt Đầu Công Việc (Theo dõi và Hỗ trợ)

Quản lý không kết thúc sau khi giao việc. Giai đoạn này là hệ thống "giao hàng" của Quản lý Phòng ngừa, đảm bảo công việc đi đúng hướng.

1.   A-1: Cung cấp phản hồi về hiệu suất: Thường xuyên cho nhân viên biết họ đang làm tốt ở đâu và cần cải thiện ở đâu.

2.   A-2: Khen thưởng hiệu suất tốt: Ngay lập tức công nhận và khen ngợi những nỗ lực và kết quả tốt.

3.   A-3: Loại bỏ các chướng ngại vật phát sinh: Luôn sẵn sàng hỗ trợ khi có vấn đề mới nảy sinh.

4.   A-4: Cập nhật thứ tự ưu tiên: Thông báo kịp thời nếu có sự thay đổi về mức độ quan trọng của các nhiệm vụ.

5.   A-5: Loại bỏ các hậu quả tiêu cực đối với hiệu suất tốt: Can thiệp nếu thấy nhân viên bị "phạt" vì làm tốt.

6.   A-6: Loại bỏ các phần thưởng cho hiệu suất kém: Ngừng các hành vi vô tình khuyến khích sự yếu kém.

7.   A-7: Áp dụng các hậu quả tiêu cực cho hiệu suất kém: Thực hiện các biện pháp kỷ luật một cách nhất quán và công bằng khi cần thiết.

Với Vai Trò Là CEO: Thúc Đẩy Nhân Viên và Xây Dựng Văn Hóa Hiệu Quả

Với vai trò là CEO, tôi sẽ tập trung vào việc xây dựng một hệ thống và văn hóa nơi hiệu suất cao là điều tất yếu, dựa trên các nguyên tắc của "Quản lý Phòng ngừa".

1.   Truyền đạt Tầm nhìn và "Lý do Tại sao": Nhiệm vụ hàng đầu của tôi là đảm bảo mọi nhân viên, từ cấp cao nhất đến thấp nhất, đều hiểu rõ sứ mệnh của công ty và vai trò của họ trong việc thực hiện sứ mệnh đó. Tôi sẽ thường xuyên truyền thông về "bức tranh lớn" để mọi người biết "tại sao" họ nên nỗ lực mỗi ngày.

2.   Xây dựng Năng lực Quản lý: Tôi sẽ đầu tư mạnh mẽ vào việc đào tạo tất cả các cấp quản lý về 16 lý do gây ra hiệu suất kém và phương pháp "Quản lý Phòng ngừa". Tôi sẽ biến cuốn sách này thành cẩm nang bắt buộc cho mọi nhà quản lý và tổ chức các buổi huấn luyện thực hành về cách thực hiện "Thảo luận Lập kế hoạch Công việc" và "Theo dõi hiệu quả".

3.   Thiết lập Văn hóa Phản hồi (Feedback Culture): Tôi sẽ thúc đẩy một môi trường nơi việc đưa và nhận phản hồi được xem là một hành động mang tính xây dựng, không phải là chỉ trích. Tôi sẽ làm gương bằng cách chủ động yêu cầu phản hồi về hiệu suất của chính mình và công khai công nhận những người quản lý thực hiện tốt việc phản hồi cho nhân viên của họ.

4.   Tạo ra Sự Rõ ràng và Nhất quán: Tôi sẽ yêu cầu các phòng ban chuẩn hóa quy trình mô tả công việc, thiết lập mục tiêu (theo nguyên tắc SMART) và các tiêu chuẩn hiệu suất. Sự mơ hồ là kẻ thù của hiệu quả, và trách nhiệm của tôi là đảm bảo mọi thứ phải được định nghĩa rõ ràng.

5.   Thúc đẩy Hệ thống Khen thưởng Công bằng: Tôi sẽ rà soát lại toàn bộ hệ thống lương thưởng, thăng tiến và công nhận để đảm bảo nó thực sự tưởng thưởng cho những hành vi và kết quả mà chúng ta mong muốn. Tôi sẽ loại bỏ các chính sách vô tình "phạt" người làm tốt hoặc "thưởng" cho người làm kém.

6.   Lãnh đạo bằng sự Thân thiện và Tôn trọng: Như cuốn sách đã chỉ ra, sự thân thiện là một yếu tố quan trọng nhưng thường bị bỏ qua. Tôi sẽ xây dựng một văn hóa nơi các nhà quản lý được khuyến khích thể hiện sự quan tâm, lịch sự và tôn trọng đối với nhân viên của mình. Mối quan hệ giữa người với người tốt đẹp sẽ tạo ra một môi trường làm việc cởi mở, nơi các vấn đề được giải quyết dễ dàng hơn.

Bằng cách tập trung vào việc "sửa chữa" hệ thống quản lý thay vì đổ lỗi cho nhân viên, chúng ta có thể tạo ra một tổ chức nơi mọi người không chỉ làm những gì họ phải làm mà còn làm điều đó một cách xuất sắc.

Link down load ebook

https://drive.google.com/file/d/1uDjvkNHKZvK5oviecjiNIyxlAEXLpiQw/view?usp=sharing

 


Nhận xét

Bài đăng phổ biến từ blog này

CHATGPT PROMPTS FOR HRM

Một số so sánh các sản phẩm AI hiện nay: Chatgpt vs Grox vs Gemini vs Deepseek

CHIẾN LƯỢC vs KẾ HOẠCH