30 NỖI ĐAU THÁCH THỨC CỦA CEO - BÀI 12: Xây dựng cấu trúc lãnh đạo từ xa
Nỗi Đau 12: Xây dựng cấu trúc lãnh đạo từ xa
- Mô
tả Nỗi đau: Lãnh đạo từ xa đòi hỏi phải định hình lại
hoàn toàn cách giao tiếp và ra quyết định. Những thách thức chính bao gồm
sự mất mát của giao tiếp không chính thức và lòng tin, sự phức tạp của việc
lãnh đạo qua các múi giờ và nền văn hóa khác nhau, và nguy cơ cô lập lãnh
đạo khỏi các nhóm của họ.
- Giải
pháp chiến lược: Cần một cách tiếp cận có chủ ý, đa diện,
cân bằng giữa công nghệ, văn hóa và kết nối con người.
Câu chuyện về 7 bước chuyển đổi
của InnovateTech
Bước 1: Tận dụng công nghệ để
giao tiếp liền mạch
- Trước
đó: Công ty dùng Zoom, Slack, Email một cách rời rạc.
Thông tin bị phân mảnh, mọi người tốn thời gian tìm kiếm.
- Hành
động của Lan: Chị không chỉ mua thêm công cụ. Chị đầu tư
vào một "trung tâm thần kinh kỹ thuật số". Họ chọn Notion
làm "nguồn sự thật duy nhất" (single source of truth), nơi mọi
quy trình, quyết định, tài liệu dự án đều được lưu trữ. Slack được dùng
cho giao tiếp nhanh, nhưng mọi quyết định quan trọng trên Slack đều phải
được tóm tắt và đưa lên Notion. Asana được dùng để quản lý công việc, tích
hợp trực tiếp vào Notion và Slack. Mọi thứ được kết nối, liền mạch.
Bước 2: Thiết lập các nhịp điệu
và nghi thức rõ ràng
- Trước
đó: Các cuộc họp diễn ra tự phát, không có cấu trúc. Các
buổi 1-1 thường xuyên bị hủy.
- Hành
động của Lan: Chị thiết lập một "nhịp điệu giao tiếp"
(communication cadence) toàn công ty:
- Thứ
Hai: Họp "All-hands" (toàn công ty) 30 phút để
khởi động tuần mới, chia sẻ mục tiêu và tôn vinh thành công.
- Thứ
Ba & Thứ Tư: Thời gian tập trung (focus time),
khuyến khích không họp nội bộ.
- Thứ
Năm: Các buổi họp 1-1 giữa quản lý và nhân viên là bắt
buộc.
- Thứ
Sáu: Các buổi "Virtual Coffee" ngẫu nhiên, hệ thống
tự động ghép cặp 2-3 người từ các phòng ban khác nhau để trò chuyện phi
công việc. Điều này tái tạo lại các cuộc gặp gỡ tình cờ.
Bước 3: Nuôi dưỡng trí tuệ văn
hóa
- Thách
thức: Đội ngũ của InnovateTech trải dài ở Việt Nam, Ấn Độ,
và một vài kỹ sư ở châu Âu. Sự khác biệt về cách nói "không",
cách đưa phản hồi, và giờ làm việc gây ra nhiều căng thẳng.
- Hành
động của Lan: Chị tổ chức các buổi workshop bắt buộc về
"Trí tuệ văn hóa". Họ học cách nhận biết giao tiếp "ngữ cảnh
cao" (high-context) và "ngữ cảnh thấp" (low-context). Các
nhà quản lý được đào tạo để hiểu rằng một nhân viên Ấn Độ có thể sẽ không
bao giờ nói "không" trực tiếp, và một kỹ sư Đức thì muốn có phản
hồi thẳng thắn, dựa trên dữ liệu.
Bước 4: Xác định lại các chỉ số
thành công
- Trước
đó: Một số quản lý vẫn có xu hướng "đo lường" sự
hiện diện online của nhân viên (đèn xanh trên Slack).
- Hành
động của Lan: Chị triển khai hệ thống OKRs
(Objectives and Key Results) trên toàn công ty. Thành công không còn
được đo bằng số giờ làm việc, mà bằng kết quả đạt được so với mục tiêu đã
đề ra. Một lập trình viên được đánh giá dựa trên chất lượng mã nguồn và việc
hoàn thành tính năng đúng hạn, chứ không phải việc anh ta trả lời Slack
lúc 9 giờ tối. Điều này trao quyền và tạo ra sự tin tưởng.
Bước 5: Lồng ghép các giá trị cốt
lõi vào mọi tương tác
- Giá
trị của InnovateTech: "Minh bạch triệt để".
- Hành
động của Lan: Chị làm gương. Sau mỗi cuộc họp hội đồng
quản trị, chị viết một bản tóm tắt (những phần không bảo mật) và chia sẻ với
toàn công ty. Khi công ty mất một khách hàng lớn, chị không che giấu. Chị
tổ chức một cuộc họp, giải thích rõ ràng chuyện gì đã xảy ra, bài học rút
ra là gì. Hành động này củng cố giá trị cốt lõi mạnh mẽ hơn bất kỳ tấm
poster nào.
Bước 6: Ưu tiên sức khỏe và
tinh thần
- Vấn
đề: Nhân viên có dấu hiệu kiệt sức vì ranh giới giữa công
việc và cuộc sống bị xóa nhòa.
- Hành
động của Lan: Chị triển khai chính sách "Ngày nghỉ
cho sức khỏe tinh thần" (Mental Health Days) và cung cấp ngân sách
cho mỗi nhân viên để sử dụng các ứng dụng thiền định hoặc tư vấn tâm lý.
Quan trọng hơn, chính chị cũng nghỉ phép và thông báo rõ ràng: "Tôi sẽ
offline hoàn toàn trong 2 tuần tới". Khi CEO làm điều đó, mọi người cảm
thấy an toàn để làm theo.
Bước 7: Đầu tư vào phát triển
lãnh đạo
- Nhận
thức: Kỹ năng lãnh đạo tại văn phòng không tự động chuyển đổi
thành kỹ năng lãnh đạo từ xa.
- Hành
động của Lan: Chị thuê các chuyên gia về lãnh đạo từ xa
để huấn luyện đội ngũ quản lý của mình. Họ được học các kỹ năng cụ thể
như: cách nhận biết dấu hiệu burnout qua video call, cách đưa phản hồi
tiêu cực một cách xây dựng khi không thể gặp mặt trực tiếp, và cách xây dựng
tinh thần đồng đội qua màn hình máy tính.
Kết quả: Sau một
năm, InnovateTech không chỉ sống sót mà còn phát triển mạnh mẽ. Tỷ lệ giữ chân
nhân viên tăng 15%, họ tuyển dụng được những tài năng hàng đầu từ khắp nơi trên
thế giới, và năng suất các dự án tăng lên rõ rệt.
Các Giải pháp Thay thế và So
sánh
Tất nhiên, mô hình có chủ đích
như của InnovateTech không phải là con đường duy nhất. Có những giải pháp khác,
mỗi giải pháp đều có ưu và nhược điểm.
|
Giải pháp |
Ưu điểm |
Nhược điểm |
|
1. Cấu trúc Có Chủ đích (Như
InnovateTech) |
- Tạo ra sự công bằng, mọi
người đều có trải nghiệm như nhau. - Tăng cường sự tin tưởng và tự chủ. - Mở
rộng nguồn nhân tài toàn cầu. - Văn hóa được xây dựng một cách nhất quán. |
- Đòi hỏi sự đầu tư lớn ban đầu
về thời gian, công nghệ và đào tạo. - Cần sự kỷ luật và cam kết mạnh mẽ từ
lãnh đạo cấp cao. - Có thể không phù hợp với các ngành đòi hỏi tương tác vật
lý. |
|
2. Hybrid (Linh hoạt giữa Văn
phòng & Nhà) |
- Mang lại sự linh hoạt cho
nhân viên. - Giữ lại được một số lợi ích của giao tiếp trực tiếp. - Có thể giảm
chi phí văn phòng. |
- Rủi ro lớn nhất: Tạo
ra hệ thống "hai tầng lớp" (công dân hạng nhất ở văn phòng và hạng
hai ở nhà). - Khó khăn trong việc điều phối và đảm bảo sự công bằng. - Các
quyết định quan trọng có xu hướng được đưa ra bởi những người có mặt tại văn
phòng. |
|
3. Remote Tự phát (Ad-hoc
Remote) |
- Dễ thực hiện, không cần
thay đổi cấu trúc lớn. - Tiết kiệm chi phí trong ngắn hạn. |
- Nhanh chóng dẫn đến sự hỗn
loạn, thông tin sai lệch. - Gây ra kiệt sức và bất mãn cho nhân viên. - Văn
hóa công ty bị xói mòn nghiêm trọng. - Không bền vững trong dài hạn. |
Kết luận so sánh: Mô
hình Hybrid có thể là một bước đệm, nhưng nó tiềm ẩn nguy cơ về sự bất bình đẳng.
Mô hình Tự phát là con đường nhanh nhất dẫn đến thất bại. Mô hình Có Chủ
đích, dù đòi hỏi nỗ lực lớn nhất, lại là con đường bền vững nhất để xây dựng
một tổ chức từ xa thực sự hùng mạnh và công bằng.
Bài học và Vai trò của CEO
Bài học cốt lõi từ câu chuyện của
InnovateTech
1. Chủ
đích hơn May rủi: Thành công trong môi trường từ xa không đến một
cách tự nhiên. Nó phải được thiết kế, xây dựng và nuôi dưỡng mỗi ngày.
2. Công
nghệ là Công cụ, không phải Văn hóa: Các công cụ tốt nhất thế giới
cũng vô dụng nếu không có quy trình và hành vi đúng đắn đi kèm.
3. Làm
gương là Cách Giao tiếp Tốt nhất: Hành động của CEO có sức ảnh
hưởng lớn hơn bất kỳ email hay thông báo nào.
4. Tin tưởng
là Đơn vị Tiền tệ: Trong môi trường từ xa, tin tưởng không phải là
thứ "có thì tốt" mà là "bắt buộc phải có". Trao quyền dựa
trên kết quả là cách xây dựng lòng tin hiệu quả nhất.
Vai trò và Nhiệm vụ của bạn,
các CEO
Trong cuộc chuyển đổi này, vai
trò của bạn không chỉ là người ra quyết định. Bạn phải là:
1. Kiến
trúc sư Trưởng của Tầm nhìn: Chính bạn là người phải vẽ ra
bức tranh rõ ràng về việc "Tại sao chúng ta làm việc từ xa?" và
"Chúng ta sẽ làm việc cùng nhau như thế nào?". Tầm nhìn này phải được
truyền đạt một cách nhất quán và liên tục.
2. Người
Làm gương Số 1: Bạn phải sống theo các nguyên tắc làm việc từ
xa. Hãy giao tiếp không đồng bộ, tôn trọng múi giờ của người khác, tự mình sử dụng
các công cụ đúng cách, và nghỉ phép một cách công khai. Nhân viên sẽ nhìn vào
hành động của bạn để biết điều gì thực sự quan trọng.
3. Người
Phân bổ Nguồn lực Thông thái: Cuộc chuyển đổi này cần sự đầu
tư. Bạn là người quyết định ngân sách cho công nghệ phù hợp, cho các chương
trình đào tạo lãnh đạo, và cho các sáng kiến về sức khỏe tinh thần. Đừng xem
đây là chi phí, hãy xem nó là khoản đầu tư vào nền tảng của công ty.
4. Người Bảo
vệ Văn hóa: Bạn là người có tiếng nói cuối cùng trong việc
định hình và bảo vệ văn hóa công ty. Khi có xung đột hay hành vi đi ngược lại
giá trị cốt lõi, bạn phải là người can thiệp và củng cố lại các chuẩn mực đã đặt
ra.
Lời kết
Xây dựng một cấu trúc lãnh đạo hoàn toàn từ xa là một trong những thử thách lớn nhất nhưng cũng là cơ hội tuyệt vời nhất trong thế hệ của chúng ta. Nó buộc chúng ta phải từ bỏ những thói quen cũ, định nghĩa lại năng suất, và xây dựng lòng tin một cách có chủ đích hơn bao giờ hết.
-----------------------------------------------------
Giới thiệu chung: Frameworks
Toàn diện và các công cụ đề suất
Trước khi đi vào từng bước, các
CEO cần biết rằng có những "kim chỉ nam" toàn diện đã được các công
ty đi đầu trong lĩnh vực làm việc từ xa đúc kết. Thay vì tự mày mò, chúng ta có
thể học hỏi từ họ.
- GitLab's
Remote Playbook: GitLab là công ty "all-remote"
(từ xa hoàn toàn) lớn nhất thế giới. Cuốn cẩm nang (handbook) của họ được
công khai và là nguồn tài nguyên đồ sộ, chi tiết đến mức đáng kinh ngạc về
mọi khía cạnh vận hành từ xa. Đây không chỉ là một tài liệu, nó là một hệ
điều hành cho công ty từ xa.
- Mô
tả: Bao gồm các quy tắc về giao tiếp không đồng bộ, cách
tổ chức cuộc họp, cấu trúc lương thưởng, cách onboarding nhân viên mới...
Mọi thứ đều được viết ra.
- Hướng
dẫn thực hiện: Hãy coi đây là một "bộ khung"
tham khảo. Giao nhiệm vụ cho đội ngũ lãnh đạo của bạn nghiên cứu các phần
liên quan và điều chỉnh cho phù hợp với văn hóa công ty mình. Đừng sao
chép, hãy "mượn" và tùy biến.
- Zapier's
Ultimate Guide to Remote Work: Zapier cũng là một công
ty thành công với mô hình từ xa từ những ngày đầu. Cẩm nang của họ tập
trung nhiều vào khía cạnh văn hóa và con người.
- Mô
tả: Cung cấp các góc nhìn sâu sắc về cách xây dựng lòng
tin, duy trì sự gắn kết và quản lý đội ngũ phân tán mà không cần giám sát
vi mô.
- Hướng
dẫn thực hiện: Sử dụng các bài viết và kinh nghiệm của
Zapier để tổ chức các buổi thảo luận cho đội ngũ quản lý, giúp họ thay đổi
tư duy từ "lãnh đạo bằng sự hiện diện" sang "lãnh đạo bằng
sự tin tưởng".
Bây giờ, hãy đi vào chi tiết 7
bước thực thi.
Bước 1: Tận dụng công nghệ để
giao tiếp liền mạch
Mục tiêu ở đây là xây dựng một
"Trụ sở kỹ thuật số" (Digital HQ) có chủ đích, nơi mọi luồng thông
tin đều được sắp xếp khoa học.
Công cụ & Frameworks
|
Loại hình |
Công cụ đề xuất |
Mô tả |
|
Giao tiếp Tức thời |
Slack, Microsoft Teams |
Các nền tảng chat cho phép
giao tiếp nhanh, thảo luận nhóm theo kênh, và tích hợp với hàng trăm ứng dụng
khác. Đây là nơi diễn ra các cuộc trò chuyện "hành lang" kỹ thuật số. |
|
Giao tiếp Không đồng bộ |
Twist, Basecamp |
Được thiết kế để ưu tiên các
cuộc thảo luận có cấu trúc, theo chủ đề thay vì dòng chat trôi liên tục. Giúp
giảm áp lực phải trả lời ngay lập tức và bảo vệ thời gian tập trung. |
|
"Nguồn Sự thật Duy nhất"
(SSoT) |
Notion, Confluence |
Đây là trái tim của công ty từ
xa. Là nơi lưu trữ toàn bộ kiến thức, quy trình, quyết định, kế hoạch dự án.
Mọi thứ đều có thể tìm kiếm và truy cập được. |
|
Họp & Workshop |
Zoom, Google Meet, Miro,
Mural |
Zoom/Meet cho các cuộc họp
video. Miro/Mural là các bảng trắng kỹ thuật số vô hạn, giúp các buổi
brainstorming và workshop từ xa trở nên trực quan và hiệu quả như gặp mặt trực
tiếp. |
Hướng dẫn thực hiện
1. Thiết kế
"Ngăn xếp Giao tiếp" (Communication Stack):
o Vẽ ra một
sơ đồ và quy định rõ: Công cụ nào dùng cho việc gì?
o Ví dụ:
§ Slack/Teams: Dùng
cho câu hỏi nhanh, thông báo khẩn, giao tiếp xã hội. Quy tắc: Không dùng
để đưa ra quyết định quan trọng.
§ Email: Chỉ
dùng cho giao tiếp với đối tác bên ngoài.
§ Notion/Confluence: Mọi
quy trình, tài liệu, biên bản họp, quyết định cuối cùng đều phải được cập nhật ở
đây. Đây là nơi nhân viên mới tìm đến đầu tiên.
§ Asana/Jira: Dùng để
giao và theo dõi tiến độ công việc. Mọi thảo luận về một task cụ thể phải nằm
trong task đó.
2. Đào tạo
và Thực thi Kỷ luật:
o Tổ chức
các buổi hướng dẫn toàn công ty về cách sử dụng bộ công cụ này.
o Lãnh đạo
phải làm gương. Nếu một quyết định được đưa ra trong Slack, người quản lý phải
có trách nhiệm tóm tắt và đăng nó lên Notion. Nếu nhân viên hỏi một câu mà câu
trả lời đã có trong "Nguồn sự thật", hãy nhẹ nhàng gửi cho họ đường
link thay vì trả lời lại.
Bước 2: Thiết lập các nhịp điệu
và nghi thức rõ ràng
Mục tiêu là tạo ra sự ổn định,
dễ đoán và các điểm chạm có chủ đích để duy trì sự kết nối và đồng bộ.
Công cụ & Frameworks
|
Loại hình |
Công cụ/Framework đề xuất |
Mô tả |
|
Framework Vận hành |
Agile/Scrum (đã điều chỉnh) |
Mượn các "nghi thức"
của Agile như Họp đứng hàng ngày (Daily Stand-up), Họp lập kế hoạch (Sprint
Planning), Họp Sơ kết (Retrospective) để tạo ra một nhịp điệu làm việc lặp lại
và có cấu trúc. |
|
Lên lịch & Điều phối |
Google Calendar, Calendly |
Calendar để tạo và chia sẻ lịch
trình. Calendly để cho phép người khác (kể cả trong và ngoài công ty) đặt lịch
họp với bạn một cách dễ dàng, tránh việc hỏi qua lại "bạn rảnh lúc
nào?". |
|
Tương tác Xã hội |
Donut (tích hợp Slack),
Gather |
Donut tự động ghép cặp ngẫu
nhiên các nhân viên để có các buổi "cà phê ảo". Gather tạo ra không
gian văn phòng ảo 2D nơi mọi người có thể di chuyển và tương tác tự nhiên. |
Hướng dẫn thực hiện
1. Thiết kế
"Tuần lễ Mẫu" (Template Week):
o Thứ
Hai:
Bắt đầu tuần với cuộc họp toàn công ty (All-hands) 30 phút để chia sẻ mục tiêu
và năng lượng.
o Thứ Ba,
Tư:
"Ngày tập trung" (Focus Days). Hạn chế tối đa các cuộc họp nội bộ
không cần thiết.
o Thứ
Năm:
Ngày cho các buổi 1-on-1. Đây là nghi thức bất khả xâm phạm giữa quản lý và
nhân viên.
o Thứ
Sáu:
Họp sơ kết tuần của các nhóm và các hoạt động xã hội ảo (virtual happy hour,
game...).
2. Quy tắc
Họp hiệu quả:
o Luôn có
chương trình (Agenda) và mục tiêu rõ ràng được gửi trước. Nếu
không có agenda, cuộc họp sẽ bị hủy.
o Mọi cuộc
họp đều phải có ghi chú và các hành động cần làm (action items) được
gửi lại cho người tham dự và lưu trữ trên Notion/Confluence.
o Bật
camera là mặc định để tăng cường kết nối con người.
Bước 3: Nuôi dưỡng trí tuệ văn
hóa (Cultural Intelligence - CQ)
Mục tiêu là trang bị cho lãnh đạo
khả năng nhận biết, thấu hiểu và thích ứng với các khác biệt văn hóa trong đội
ngũ toàn cầu.
Công cụ & Frameworks
|
Loại hình |
Công cụ/Framework đề xuất |
Mô tả |
|
Framework Nền tảng |
Hofstede's Cultural
Dimensions |
Cung cấp một mô hình 6 chiều
để hiểu và so sánh các nền văn hóa (ví dụ: Chủ nghĩa cá nhân vs. Chủ nghĩa tập
thể, Khoảng cách quyền lực...). |
|
Nền tảng Đào tạo |
LinkedIn Learning, Coursera,
Udemy for Business |
Các nền tảng này có vô số
khóa học chất lượng cao về "Giao tiếp đa văn hóa", "Lãnh đạo đội
ngũ toàn cầu", "Trí tuệ văn hóa". |
|
Công cụ Thực tiễn |
Timezone.io, World Time Buddy |
Các công cụ đơn giản nhưng cực
kỳ quan trọng giúp trực quan hóa múi giờ của mọi thành viên trong nhóm, giúp
việc lên lịch họp trở nên tôn trọng và dễ dàng hơn. |
Hướng dẫn thực hiện
1. Đào tạo
nhận thức:
o Tổ chức
một buổi workshop giới thiệu về Framework Hofstede. Giúp các nhà lãnh đạo hiểu
tại sao một nhân viên ở Nhật Bản có thể ngần ngại nói "không", trong
khi một nhân viên ở Hà Lan lại rất thẳng thắn.
o Mua tài
khoản doanh nghiệp trên LinkedIn Learning và chỉ định các khóa học về giao tiếp
đa văn hóa cho toàn bộ cấp quản lý.
2. Xây dựng
"Cẩm nang Giao tiếp Nhóm":
o Tạo một
trang trên Notion/Confluence nơi mỗi thành viên có thể chia sẻ (không bắt buộc)
về phong cách làm việc ưa thích của họ. Ví dụ: "Tôi là người dậy sớm, đừng
ngần ngại gửi tin nhắn cho tôi lúc 7 giờ sáng", hoặc "Tôi thích nhận
phản hồi trực tiếp, đừng nói vòng vo".
Bước 4: Xác định lại các chỉ số
thành công
Mục tiêu là chuyển đổi tư duy từ
giám sát hoạt động (activity) sang đo lường kết quả (outcomes).
Công cụ & Frameworks
|
Loại hình |
Công cụ/Framework đề xuất |
Mô tả |
|
Framework Quản trị Mục tiêu |
OKRs (Objectives & Key
Results) |
Một framework mạnh mẽ để đặt
ra các mục tiêu tham vọng (Objectives) và đo lường tiến độ thông qua các kết
quả có thể định lượng (Key Results). OKRs giúp cả công ty cùng nhìn về một hướng. |
|
Phần mềm Quản lý |
Lattice, Culture Amp, 15Five |
Các nền tảng chuyên dụng cho
việc quản lý hiệu suất, thiết lập và theo dõi OKRs, thực hiện các buổi đánh
giá (performance reviews) và thu thập phản hồi 360 độ. |
|
Theo dõi Công việc |
Asana, Jira, Trello |
Các công cụ này giúp theo dõi
các đầu việc (tasks) và dự án (projects) - vốn là những hoạt động tạo ra Kết
quả then chốt (Key Results). |
Hướng dẫn thực hiện
1. Triển
khai OKRs theo Quý:
o Bước 1
(Cấp Công ty): Ban lãnh đạo đặt ra 3-5 Objectives cho toàn
công ty trong quý tới.
o Bước 2
(Cấp Nhóm): Dựa trên OKRs của công ty, mỗi nhóm tự đặt ra
OKRs của mình để hỗ trợ mục tiêu chung.
o Bước 3
(Theo dõi): Sử dụng Lattice hoặc một công cụ tương tự để mọi
người cập nhật tiến độ OKRs của mình hàng tuần. Điều này tạo ra sự minh bạch và
trách nhiệm.
2. Đào tạo
lại Quản lý: Huấn luyện các nhà quản lý cách thực hiện các
buổi 1-on-1 tập trung vào việc gỡ rối và hỗ trợ nhân viên đạt được OKRs, thay
vì hỏi "Hôm nay em đã làm gì?".
Bước 5: Lồng ghép các giá trị cốt
lõi vào mọi tương tác
Mục tiêu là biến những giá trị
trên giấy thành hành vi sống động hàng ngày.
Công cụ & Frameworks
|
Loại hình |
Công cụ/Framework đề xuất |
Mô tả |
|
Nền tảng Ghi nhận |
Bonusly, Kudos, Nectar |
Cho phép nhân viên tặng cho
nhau những khoản thưởng nhỏ (bằng điểm có thể quy đổi) kèm theo hashtag về
giá trị cốt lõi của công ty. Ví dụ: "Cảm ơn chị Mai đã giúp em sửa lỗi
này! #Teamwork". |
|
Framework Phản hồi |
Radical Candor (Sự thẳng thắn
cấp tiến) |
Một framework giao tiếp giúp
các nhà lãnh đạo đưa ra phản hồi vừa thẳng thắn vừa thể hiện sự quan tâm chân
thành, giúp xây dựng văn hóa minh bạch. |
|
Công cụ Khảo sát |
Culture Amp, Officevibe |
Giúp đo lường mức độ nhân
viên cảm nhận được các giá trị cốt lõi đang được thể hiện trong công việc
hàng ngày thông qua các cuộc khảo sát ẩn danh. |
Hướng dẫn thực hiện
1. "Game
hóa" Sự công nhận:
o Triển
khai Bonusly. Thiết lập các hashtag tương ứng với từng giá trị cốt lõi.
o Hiển thị
công khai các ghi nhận này trên một kênh Slack chung. Điều này khuếch đại hành
vi tốt và cho mọi người thấy giá trị nào đang được tôn vinh.
2. Tích hợp
vào Quy trình:
o Thêm một
mục trong biểu mẫu đánh giá hiệu suất: "Nhân viên này đã thể hiện các giá
trị cốt lõi của chúng ta như thế nào trong quý vừa qua?".
o Bắt đầu
các cuộc họp toàn công ty bằng việc chia sẻ một câu chuyện về nhân viên đã sống
đúng với giá trị của công ty trong tuần.
Bước 6: Ưu tiên sức khỏe và
tinh thần
Mục tiêu là chủ động xây dựng một
môi trường làm việc bền vững, chống lại sự kiệt sức và cô lập.
Công cụ & Frameworks
|
Loại hình |
Công cụ/Framework đềKOM |
Mô tả |
|
Ứng dụng Sức khỏe |
Calm, Headspace for Business |
Cung cấp các gói đăng ký cho
doanh nghiệp, cho phép toàn bộ nhân viên truy cập vào thư viện khổng lồ các
bài thiền, câu chuyện giúp ngủ ngon, và các nội dung về quản lý căng thẳng. |
|
Chương trình Hỗ trợ (EAP) |
Modern Health, Lyra Health |
Các nền tảng sức khỏe tinh thần
toàn diện, cung cấp cho nhân viên và gia đình họ các buổi trị liệu, huấn luyện
tâm lý bí mật và các nguồn tài nguyên kỹ thuật số. |
|
Đo lường Tinh thần |
Officevibe, Peakon |
Gửi các cuộc khảo sát ngắn, ẩn
danh hàng tuần (pulse surveys) để đo lường các chỉ số như mức độ căng thẳng,
sự hài lòng, và sự gắn kết của nhân viên, giúp lãnh đạo phát hiện sớm các vấn
đề. |
Hướng dẫn thực hiện
1. Cung cấp
Công cụ: Đầu tư vào một gói doanh nghiệp của Calm hoặc một nền tảng
EAP. Truyền thông rõ ràng cho nhân viên về cách truy cập và nhấn mạnh tính bảo
mật.
2. Xây dựng
Chính sách:
o Thiết lập
"Quyền được ngắt kết nối" (Right to Disconnect), quy định nhân viên
không cần phải trả lời tin nhắn/email ngoài giờ làm việc đã đăng ký.
o Khuyến
khích và làm gương việc nghỉ phép thực sự (không kiểm tra email, Slack).
3. Lắng
nghe Chủ động: Sử dụng dữ liệu từ Officevibe để xác định các
điểm nóng về burnout trong tổ chức và chủ động can thiệp trước khi vấn đề trở
nên nghiêm trọng.
Bước 7: Đầu tư vào phát triển
lãnh đạo
Mục tiêu là trang bị cho đội
ngũ quản lý những kỹ năng đặc thù cần thiết để dẫn dắt hiệu quả trong môi trường
từ xa.
Công cụ & Frameworks
|
Loại hình |
Công cụ/Framework đề xuất |
Mô tả |
|
Nền tảng Học tập |
LinkedIn Learning, Blanchard
Online |
Cung cấp các lộ trình học tập
được thiết kế riêng cho lãnh đạo từ xa, bao gồm các kỹ năng như giao tiếp ảo,
quản lý hiệu suất dựa trên kết quả, xây dựng lòng tin qua màn hình. |
|
Nền tảng Huấn luyện |
BetterUp, CoachHub |
Kết nối các nhà quản lý của bạn
với các chuyên gia huấn luyện (coach) được chứng nhận thông qua một nền tảng
kỹ thuật số, cung cấp các buổi huấn luyện 1-on-1 để giải quyết các thách thức
cụ thể. |
|
Framework Lãnh đạo |
Situational Leadership® II (Lãnh
đạo Tình huống) |
Một framework kinh điển nhưng
cực kỳ hữu ích cho môi trường từ xa. Nó dạy các nhà lãnh đạo cách điều chỉnh
phong cách của mình (chỉ đạo, huấn luyện, hỗ trợ, giao phó) cho phù hợp với mức
độ phát triển của nhân viên đối với một nhiệm vụ cụ thể. |
Hướng dẫn thực hiện
1. Xác định
Năng lực Cốt lõi: Cùng đội ngũ nhân sự xác định 3-5 năng lực quan
trọng nhất của một nhà lãnh đạo từ xa tại công ty bạn (ví dụ: Giao tiếp không đồng
bộ xuất sắc, Thúc đẩy sự tự chủ, Thể hiện sự đồng cảm qua kỹ thuật số).
2. Xây dựng
Chương trình "Blended Learning":
o Tự học: Giao
các khóa học trên LinkedIn Learning về các chủ đề nền tảng.
o Học
theo nhóm: Tổ chức các buổi workshop ảo hàng quý để thảo luận về một
chủ đề (ví dụ: "Cách đưa phản hồi tiêu cực qua Zoom").
o Học
1-on-1: Cung cấp ngân sách cho các quản lý cấp cao và quản lý có tiềm
năng để làm việc với một huấn luyện viên chuyên nghiệp qua BetterUp.
Nhận xét
Đăng nhận xét