Trí tuệ nhân tạo (AI) - Chuyên đề 3: Google AI Essentials (Những điều cốt lõi về AI của Google)

Đỗ Ngọc Minh

Chuyên đề 3: Google AI Essentials (Những điều cốt lõi về AI của Google)

Mục tiêu: Cung cấp khóa học thực chiến, giúp dân văn phòng và freelancer ứng dụng ngay các công cụ AI vào công việc hàng ngày mà không cần biết code. Thời lượng đề xuất: ~1.5 giờ. Đối tượng: Dân văn phòng, freelancer, marketer.

1. Tiêu đề: Google AI Essentials

• AI Thực Chiến: Tăng Hiệu Suất Công Việc Hàng Ngày
• Chuyên đề này sẽ tập trung vào khía cạnh "thực hành". Chúng ta sẽ tạm gác lại lý thuyết sâu xa và đi thẳng vào việc làm thế nào để sử dụng các công cụ AI, đặc biệt là các công cụ từ Google, như một trợ lý cá nhân thông minh để giải quyết các vấn đề cụ thể trong công việc hàng ngày, từ đó tiết kiệm thời gian và nâng cao chất lượng công việc.

2. Vấn đề chung của dân văn phòng & freelancer

• Quá tải với các công việc lặp đi lặp lại: Một phần lớn thời gian làm việc hàng ngày bị tiêu tốn vào các tác vụ thủ công nhưng cần thiết. Ví dụ: trả lời các email có nội dung tương tự nhau, định dạng báo cáo, tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn, lên lịch họp.
• "Bí ý tưởng" (Creative Block): Dù là marketer cần ý tưởng cho chiến dịch mới hay một trưởng nhóm cần chuẩn bị nội dung cho buổi họp, tình trạng cạn kiệt ý tưởng là điều khó tránh khỏi và làm chậm tiến độ.
• Khó khăn trong quản lý và phân tích thông tin: Đối mặt với những báo cáo dài hàng chục trang, các bảng dữ liệu phức tạp hay các chuỗi email dài, việc nắm bắt nhanh các ý chính để ra quyết định là một thách thức.
• Giải pháp từ AI: AI có thể tự động hóa các công việc lặp lại, đóng vai trò là một "cộng sự" để brainstorm ý tưởng, và hoạt động như một nhà phân tích cấp tốc để tóm tắt và rút ra những thông tin quan trọng. Mục tiêu là giải phóng bạn khỏi các công việc tốn thời gian để bạn có thể tập trung vào tư duy chiến lược và sáng tạo.

3. Công cụ AI là gì?

• Định nghĩa thực tế: Trong bối cảnh của chuyên đề này, "công cụ AI" là các ứng dụng hoặc phần mềm mà bạn có thể tương tác trực tiếp, thường thông qua giao diện trò chuyện hoặc văn bản, để thực hiện một nhiệm vụ. Bạn không cần phải hiểu các thuật toán phức tạp đằng sau, cũng như không cần phải biết một dòng code nào.
• Cơ chế hoạt động: Bạn cung cấp một yêu cầu bằng ngôn ngữ tự nhiên (gọi là prompt), và công cụ AI sẽ xử lý yêu cầu đó để tạo ra kết quả mong muốn (văn bản, hình ảnh, bảng dữ liệu, v.v.).
• Ví dụ về các công cụ:
• Google Gemini: Một chatbot AI đa năng, có thể trả lời câu hỏi, viết lách, lên kế hoạch, lập trình.
• AI tích hợp trong Google Workspace: Các tính năng AI được nhúng trực tiếp vào Gmail (hỗ trợ viết email), Google Docs (soạn thảo văn bản), Google Sheets (phân tích dữ liệu).
• Các công cụ chuyên dụng khác: Midjourney (tạo ảnh), Notion AI (hỗ trợ ghi chú và quản lý công việc).
• Mục tiêu của chúng ta: Không phải là học cách sử dụng tất cả các công cụ, mà là học tư duy sử dụng AI như một "đồng nghiệp" ảo. Bạn sẽ học cách giao việc cho AI một cách hiệu quả để nhận lại kết quả tốt nhất.

1.  Kỹ năng

 

#1: Viết Email Chuyên Nghiệp trong 1 Phút

• Tình huống thực tế: Bạn vừa kết thúc một cuộc họp quan trọng với khách hàng. Nhiệm vụ tiếp theo là gửi một email tóm tắt các điểm đã thống nhất và các bước tiếp theo. Công việc này thường mất 10-15 phút để đảm bảo sự chỉn chu và không bỏ sót thông tin.
• Quy trình sử dụng AI:

1.   Mở công cụ AI (ví dụ: Gemini).

2.   Soạn một prompt rõ ràng và đầy đủ thông tin. Đừng chỉ viết "Viết email cảm ơn khách hàng." Hãy cung cấp bối cảnh cụ thể:

§  “Hãy soạn một email chuyên nghiệp gửi ông John Smith từ công ty ABC.

Mục đích là cảm ơn ông đã tham gia buổi họp sáng nay (16/10) về dự án X.

Hãy tóm tắt lại 3 điểm chính đã thống nhất:

1/ Chúng ta sẽ tiến hành giai đoạn A trong tuần này.

2/ Phía công ty ABC sẽ cung cấp dữ liệu Y trước thứ Sáu.

3/ Cuộc họp tiếp theo sẽ diễn ra vào 10 giờ sáng thứ Ba tuần sau.

Cuối email, hãy thể hiện sự mong đợi về sự hợp tác thành công.”

3.   Sao chép và Tinh chỉnh: AI sẽ tạo ra một bản nháp gần như hoàn hảo. Bạn chỉ cần đọc lại, điều chỉnh một vài từ ngữ cho phù hợp với văn phong cá nhân của mình, thêm chữ ký và gửi. Toàn bộ quá trình chỉ mất khoảng 1-2 phút.

• Lợi ích: Tiết kiệm thời gian đáng kể, đảm bảo email luôn chuyên nghiệp và đầy đủ thông tin, giảm thiểu sai sót do quên ý.

 #2: Lên Ý Tưởng & Xây Dựng Kế Hoạch

• Tình huống thực tế: Bạn là trưởng phòng marketing và cần lên kế hoạch nội dung cho fanpage Facebook của một thương hiệu cà phê trong tháng tới. Bạn đang cảm thấy hơi "bí" và muốn có những ý tưởng mới mẻ.
• Quy trình sử dụng AI để Brainstorm:

1.   Bắt đầu với một prompt rộng để tìm cảm hứng: "Tôi đang quản lý fanpage cho một thương hiệu cà phê dành cho giới trẻ văn phòng. Hãy đề xuất 10 ý tưởng chủ đề chính cho các bài đăng trong tháng tới, tập trung vào các yếu tố như năng suất, thư giãn và kết nối."

2.   Chọn một ý tưởng và yêu cầu AI đào sâu: Giả sử bạn thích ý tưởng "Cà phê và Năng suất". Hãy ra lệnh tiếp: "Rất hay. Bây giờ, hãy phát triển ý tưởng 'Cà phê và Năng suất' thành một kế hoạch nội dung cho 1 tuần, bao gồm: 1 bài blog ngắn, 3 bài đăng hình ảnh trên Facebook, và 2 ý tưởng story ngắn."

3.   Yêu cầu chi tiết hơn nữa: "Đối với bài đăng hình ảnh đầu tiên, hãy viết một caption hấp dẫn kèm theo 3 hashtag liên quan."

• Lợi ích: AI hoạt động như một đối tác sáng tạo không bao giờ mệt mỏi. Nó giúp bạn phá vỡ rào cản ban đầu, cung cấp nhiều góc nhìn khác nhau, và giúp cấu trúc hóa ý tưởng thành một kế hoạch hành động cụ thể.

 #3: Làm Báo Cáo & Phân Tích Dữ Liệu

• Tình huống thực tế: Sếp gửi cho bạn một file PDF báo cáo nghiên cứu thị trường dài 30 trang bằng tiếng Anh và yêu cầu bạn nắm bắt những điểm chính để trình bày trong cuộc họp chiều nay.
• Quy trình sử dụng AI để Tóm tắt:

1.   Sử dụng công cụ AI có khả năng xử lý tài liệu: Nhiều công cụ AI hiện đại (như Gemini Advanced, Claude) cho phép bạn tải lên tài liệu.

2.   Ra lệnh tóm tắt: "Tóm tắt những điểm chính của báo cáo này trong 5 gạch đầu dòng, tập trung vào các số liệu về thị phần và xu hướng của người tiêu dùng trong năm 2025."

3.   Đặt câu hỏi sâu hơn: Sau khi có bản tóm tắt, bạn có thể hỏi thêm: "Dựa trên báo cáo, đối thủ cạnh tranh lớn nhất của chúng ta là ai và chiến lược của họ là gì?" hoặc "Những rủi ro tiềm ẩn nào được đề cập trong tài liệu?"

• Lợi ích: Thay vì mất hàng giờ để đọc và ghi chú, bạn có thể nắm bắt được những thông tin cốt lõi chỉ trong vài phút. Điều này cho phép bạn dành nhiều thời gian hơn để phân tích và chuẩn bị cho phần trình bày của mình.

5. Nghệ thuật "Ra Lệnh" cho AI (Prompt Engineering)

Đây là kỹ năng quan trọng nhất để làm việc hiệu quả với AI. Một prompt tốt sẽ mang lại kết quả tốt.

 

 

 

• Công thức cho một prompt hiệu quả (R.C.T.F):
• Role (Vai trò): Bắt đầu bằng việc chỉ định vai trò cho AI. Điều này giúp nó "nhập vai" và sử dụng văn phong, kiến thức phù hợp.

Ví dụ: "Hãy đóng vai là một chuyên gia tài chính...", "Hãy hành động như một nhà văn du lịch..."

• Context (Bối cảnh): Cung cấp thông tin nền cần thiết để AI hiểu được tình huống của bạn.

Ví dụ: "...Tôi đang viết một bài blog cho những người mới bắt đầu đầu tư chứng khoán."

• Task (Nhiệm vụ): Nêu rõ ràng và cụ thể hành động bạn muốn AI thực hiện.

Ví dụ: "...Hãy giải thích khái niệm 'đa dạng hóa danh mục đầu tư' một cách đơn giản."

• Format (Định dạng): Chỉ định cách bạn muốn nhận lại kết quả.

Ví dụ: "...Trình bày dưới dạng gạch đầu dòng, sử dụng các ví dụ dễ hiểu."

• Ví dụ tổng hợp: "Hãy đóng vai là một chuyên gia nhân sự. Tôi đang chuẩn bị cho một buổi phỏng vấn cho vị trí 'Digital Marketing Executive'. Hãy liệt kê 5 câu hỏi phỏng vấn quan trọng để đánh giá kỹ năng về SEO và Google Ads của ứng viên. Trình bày dưới dạng danh sách."

 

6. Ví dụ thực tế: Rút ngắn 60% thời gian làm Proposal

Hãy xem xét quy trình làm một bản đề xuất (proposal) cho khách hàng.

• Quy trình truyền thống (khoảng 6 giờ):

1.   Nghiên cứu thủ công về công ty khách hàng (đọc website, báo cáo thường niên): 1 giờ

2.   Tìm kiếm và phân tích 3 đối thủ cạnh tranh chính của họ: 1.5 giờ

3.   Brainstorm giải pháp và xây dựng cấu trúc proposal: 0.5 giờ

4.   Viết nội dung chi tiết cho từng phần (giới thiệu, vấn đề, giải pháp, báo giá): 3 giờ

• Quy trình có sự hỗ trợ của AI (khoảng 2.5 giờ):

1.   Yêu cầu AI: "Truy cập website [địa chỉ web của khách hàng] và tóm tắt sứ mệnh, sản phẩm chính và đối tượng khách hàng mục tiêu của họ.": 10 phút

2.   Yêu cầu AI: "Phân tích điểm mạnh, điểm yếu của 3 công ty sau [tên đối thủ 1, 2, 3] trong lĩnh vực marketing online.": 30 phút

3.   Yêu cầu AI: "Đề xuất một cấu trúc chuẩn cho một proposal về dịch vụ marketing kỹ thuật số, bao gồm các mục cần thiết.": 5 phút

4.   Sử dụng AI để tạo bản nháp cho từng phần (ví dụ: "Viết phần giới thiệu về công ty chúng tôi với văn phong chuyên nghiệp"), sau đó bạn tập trung vào việc chỉnh sửa, cá nhân hóa và thêm các yếu tố chiến lược: 1.5 giờ

• Kết quả: Thời gian được rút ngắn đáng kể, cho phép bạn dành nhiều năng lượng hơn cho việc tư duy chiến lược và hoàn thiện proposal thay vì các công việc thu thập thông tin và viết lách cơ bản.

7. Các công cụ AI hữu ích khác

• Tóm tắt video YouTube (YouTube Summarizer): Có nhiều tiện ích mở rộng (extensions) cho trình duyệt có thể tóm tắt nội dung của một video dài hoặc một bài giảng, giúp bạn tiết kiệm thời gian xem.
• Tạo slide thuyết trình (Gamma, Tome): Các công cụ này cho phép bạn nhập vào một dàn ý hoặc một tài liệu, và chúng sẽ tự động thiết kế các slide trình chiếu với hình ảnh và bố cục phù hợp.
• Trợ lý lên lịch họp (Clockwise, Reclaim.ai): Các công cụ AI này có thể tự động quét lịch của các thành viên trong nhóm và đề xuất thời gian họp phù hợp nhất cho tất cả mọi người, loại bỏ việc phải gửi email qua lại để sắp xếp.

 

 

8. Tóm tắt & Q&A

• Kết luận chính: AI không phải là công cụ để thay thế hoàn toàn con người, mà là một "cộng sự" mạnh mẽ giúp khuếch đại năng lực của bạn.
• Các kỹ năng cốt lõi: Hãy tập trung vào việc áp dụng AI vào 3 lĩnh vực chính: Viết lách & giao tiếp, Lên ý tưởng & kế hoạch, và Phân tích & tóm tắt thông tin.
• Chìa khóa thành công: Kỹ năng quan trọng nhất không phải là biết dùng công cụ nào, mà là kỹ năng ra lệnh (prompting) - khả năng giao tiếp rõ ràng và hiệu quả với AI.
• Lời kêu gọi hành động: Đừng chờ đợi. Hãy bắt đầu bằng một tác vụ nhỏ trong công việc của bạn ngay hôm nay. Yêu cầu AI giúp bạn soạn một email, và bạn sẽ thấy ngay sự khác biệt.