TÀI LIỆU ĐÀO TẠO: CHU TRÌNH PLAN – DO – CHECK – ACT (PDCA)
🧭 TÀI LIỆU
ĐÀO TẠO: CHU TRÌNH PLAN – DO – CHECK – ACT (PDCA)
“Nền tảng của cải tiến liên tục và quản trị chất
lượng hiện đại”
SLIDE 1 – GIỚI THIỆU KHÓA HỌC
Tiêu đề: PLAN–DO–CHECK–ACT (PDCA): Chu
trình vàng trong quản trị & cải tiến liên tục
Hình minh họa: Vòng tròn PDCA với 4 màu biểu trưng (Plan – Vàng; Do
– Xanh lá; Check – Đỏ; Act – Xanh lam)
Nội dung trình bày:
- PDCA
là chu trình cơ bản trong quản trị chất lượng toàn diện (TQM).
- Mục
tiêu: Tạo ra hệ thống cải tiến liên tục (Continuous Improvement).
- Xuất
phát từ W. Edwards Deming (cha đẻ của TQM).
Lời giảng viên:
“PDCA là một tư duy – không chỉ là công cụ. Khi doanh nghiệp
hiểu PDCA, họ không ngừng học hỏi và cải tiến chính mình.”
SLIDE 2 – MỤC TIÊU KHÓA HỌC
Nội dung trình bày:
- Hiểu
rõ cấu trúc, nguyên tắc PDCA.
- Biết
cách triển khai từng giai đoạn.
- Hiểu
sự liên kết giữa các giai đoạn.
- Biết
cách đánh giá và lựa chọn yếu tố trọng yếu nhất.
- Ứng
dụng PDCA vào thực tiễn: sản xuất, nhân sự, marketing, dịch vụ.
Lời giảng viên:
“Khi áp dụng đúng, PDCA giúp bạn loại bỏ sai sót và tạo ra
văn hóa học hỏi liên tục trong tổ chức.”
SLIDE 3 – TỔNG QUAN VỀ PDCA
Nội dung:
- PDCA
còn gọi là chu trình Deming, xuất phát từ thập niên 1950.
- Mục
tiêu: Liên tục cải tiến – Continuous Improvement (Kaizen).
- Áp
dụng được cho mọi quy mô doanh nghiệp.
Ví dụ:
Toyota áp dụng PDCA trong từng quy trình nhỏ nhất, từ quản lý vật tư, chất lượng
sản phẩm đến quy trình đào tạo nhân sự.
Lời giảng viên:
“Không có PDCA, không có Kaizen. Kaizen chính là PDCA được lặp
lại mỗi ngày.”
SLIDE 4 – MÔ HÌNH CẤU TRÚC PDCA
Sơ đồ:
PLAN → DO → CHECK → ACT → (quay lại PLAN)
Giải thích chi tiết:
- PLAN: Lập
kế hoạch, xác định vấn đề, đề ra mục tiêu và phương pháp.
- DO:
Thực thi kế hoạch.
- CHECK:
Kiểm tra, đánh giá kết quả so với kế hoạch.
- ACT:
Hành động điều chỉnh, chuẩn hóa hoặc cải tiến.
Ví dụ minh họa:
Doanh nghiệp bán lẻ triển khai PDCA để tăng độ hài lòng khách hàng:
- PLAN:
khảo sát khách hàng.
- DO:
thay đổi cách trưng bày hàng.
- CHECK:
đo mức độ hài lòng.
- ACT:
chuẩn hóa mô hình trưng bày hiệu quả.
SLIDE 5 – NGUYÊN LÝ CỐT LÕI CỦA PDCA
Nội dung chi tiết:
1. Dựa
trên dữ liệu (Fact-based decision): Mọi hành động phải có căn cứ.
2. Học hỏi
liên tục: Mỗi chu trình PDCA là một lần học.
3. Đồng bộ
mục tiêu – hành động – kiểm soát: Không tách rời từng phần.
Ví dụ:
Amazon sử dụng PDCA để tối ưu quy trình giao hàng – mỗi sai sót trong đơn hàng
đều được phân tích và đưa vào vòng PDCA tiếp theo.
🧭 PHẦN I
– PLAN: LẬP KẾ HOẠCH
SLIDE 6 – PLAN: MỤC TIÊU
Mục tiêu:
- Xác
định rõ vấn đề và mục tiêu cải tiến.
- Lên
kế hoạch chi tiết hành động, nguồn lực, thời gian.
Ví dụ:
Công ty sản xuất muốn giảm lỗi sản phẩm từ 5% xuống còn 2% trong 3 tháng
→ PLAN chính là bước hoạch định lộ trình, nguyên nhân và hành động cụ thể.
SLIDE 7 – PLAN: CÁCH THỰC HIỆN
Bước 1: Xác định vấn đề (5 Why,
Pareto, Fishbone).
Bước 2: Phân tích nguyên nhân gốc rễ.
Bước 3: Đặt mục tiêu SMART.
Bước 4: Lập kế hoạch 5W1H.
Bước 5: Xác định KPI và phân bổ nguồn lực.
Ví dụ chi tiết:
|
Nội dung |
Mô tả |
|
Vấn đề |
Lỗi hàn chiếm 60% tổng số lỗi |
|
Nguyên nhân |
Kỹ thuật viên mới chưa thuần thục thao tác |
|
Mục tiêu |
Giảm lỗi hàn xuống 2% trong 12 tuần |
|
Kế hoạch |
Đào tạo lại kỹ thuật viên, kiểm định thiết bị |
|
KPI |
Lỗi ≤ 2%, năng suất tăng 5% |
⚙️ PHẦN
II – DO: THỰC HIỆN
SLIDE 8 – DO: MỤC TIÊU
Mục tiêu:
- Triển
khai kế hoạch, đảm bảo tính tuân thủ và thu thập dữ liệu chính xác.
- Kiểm
soát tiến độ, đảm bảo nguồn lực đúng như kế hoạch.
Ví dụ:
Doanh nghiệp thực hiện chương trình đào tạo kỹ thuật viên trong 2 tuần, kết hợp
kiểm tra chất lượng hàn bằng máy đo laser.
SLIDE 9 – DO: CÁCH THỰC HIỆN
Bước 1: Triển khai từng hoạt động theo
kế hoạch.
Bước 2: Theo dõi và ghi nhận dữ liệu thực tế.
Bước 3: Báo cáo tiến độ định kỳ.
Bước 4: Không can thiệp chỉnh sửa trong giai đoạn thử nghiệm (đảm bảo
khách quan).
Ví dụ:
Trong 1000 sản phẩm thử nghiệm đầu tiên, ghi nhận dữ liệu lỗi và thời gian thao
tác từng công nhân để phục vụ bước CHECK.
🔍 PHẦN
III – CHECK: KIỂM TRA
SLIDE 10 – CHECK: MỤC TIÊU
- So
sánh kết quả thực tế với mục tiêu kế hoạch.
- Phân
tích nguyên nhân sai lệch, rút ra bài học.
Ví dụ:
Kết quả sau 2 tuần:
- Lỗi
giảm từ 5% → 3.2%.
- Mục
tiêu 2% chưa đạt → cần phân tích nguyên nhân.
SLIDE 11 – CHECK: CÁCH THỰC HIỆN
Bước 1: Thu thập dữ liệu thực tế từ
DO.
Bước 2: So sánh với KPI đặt ra.
Bước 3: Phân tích nguyên nhân sai lệch.
Bước 4: Báo cáo kết quả cho lãnh đạo và nhóm cải tiến.
Ví dụ:
Dữ liệu cho thấy lỗi tăng cao ở ca đêm → xác định nguyên nhân: thiếu giám sát
và kỹ thuật viên ca đêm ít kinh nghiệm hơn.
🚀 PHẦN
IV – ACT: HÀNH ĐỘNG CẢI TIẾN
SLIDE 12 – ACT: MỤC TIÊU
- Đưa
ra hành động điều chỉnh hoặc chuẩn hóa.
- Chuẩn
bị cho chu trình PDCA tiếp theo.
Ví dụ:
Sau khi đạt mục tiêu lỗi 2%, công ty ban hành “Quy trình hàn chuẩn hóa”, tổ chức
đào tạo định kỳ mỗi quý để duy trì hiệu quả.
SLIDE 13 – ACT: CÁCH THỰC HIỆN
1. Nếu đạt
mục tiêu → chuẩn hóa quy trình.
2. Nếu
chưa đạt → phân tích lại PLAN và lập vòng PDCA mới.
3. Cập nhật
SOP, tài liệu hướng dẫn.
4. Đào tạo
lại nhân viên.
5. Chia sẻ
bài học cải tiến nội bộ.
Ví dụ:
Doanh nghiệp ghi nhận rằng kỹ năng giám sát ca đêm yếu → bổ sung đào tạo riêng
cho nhóm này trong PDCA tiếp theo.
🔄 PHẦN V
– MỐI LIÊN KẾT 4 YẾU TỐ
SLIDE 14 – LIÊN KẾT LOGIC
|
Giai đoạn |
Đầu vào |
Hoạt động |
Đầu ra |
|
PLAN |
Dữ liệu cũ |
Phân tích & lập kế hoạch |
Kế hoạch hành động |
|
DO |
Kế hoạch |
Triển khai, ghi nhận dữ liệu |
Dữ liệu thực tế |
|
CHECK |
Dữ liệu thực tế |
So sánh, phân tích |
Báo cáo kết quả |
|
ACT |
Báo cáo |
Chuẩn hóa / điều chỉnh |
Chu trình cải tiến mới |
Lời giảng viên:
“Mỗi giai đoạn là mắt xích trong một vòng tròn khép kín – cắt
đứt một khâu là phá vỡ chu trình cải tiến.”
SLIDE 15 – VÍ DỤ THỰC TẾ TỔNG HỢP
Tình huống:
Nhà hàng muốn giảm thời gian phục vụ khách từ 20 phút xuống còn 15 phút.
|
Bước |
Hành động |
Kết quả |
|
PLAN |
Phân tích quy trình phục vụ, xác định khâu bếp chậm |
Kế hoạch cải tiến bếp |
|
DO |
Thử bố trí lại nhân sự & quy trình order |
Giảm còn 17 phút |
|
CHECK |
Theo dõi dữ liệu, phỏng vấn khách hàng |
Phát hiện thanh toán chậm |
|
ACT |
Áp dụng thanh toán QR code, đào tạo nhân viên |
Giảm còn 14 phút |
💡 PHẦN
VI – YẾU TỐ QUAN TRỌNG NHẤT
SLIDE 16 – LỰA CHỌN YẾU TỐ QUAN TRỌNG NHẤT
Nếu phải chọn một yếu tố trong PDCA là quan trọng nhất → PLAN.
Vì sao:
PLAN xác định đúng vấn đề, đúng mục tiêu, đúng nguồn lực → cả chu trình vận
hành hiệu quả.
SLIDE 17 – LÝ DO PLAN QUAN TRỌNG NHẤT
1. PLAN là
kim chỉ nam định hướng toàn bộ PDCA.
2. PLAN
xác định tiêu chuẩn để đo lường và đánh giá (CHECK).
3. PLAN tốt
giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và tránh sai lệch lớn.
4. PLAN tạo
ra văn hóa tư duy hệ thống và quản lý bằng dữ liệu.
Ví dụ:
Doanh nghiệp B triển khai cải tiến không có mục tiêu rõ → sau 3 tháng không biết
kết quả thế nào → thất bại vì PLAN sai từ đầu.
SLIDE 18 – NHƯNG KHÔNG THỂ TÁCH RỜI
- PLAN
mạnh mà không DO → chỉ là lý thuyết.
- DO
mà không CHECK → không học được gì.
- CHECK
mà không ACT → không cải tiến.
Kết luận:
→ PDCA chỉ mạnh khi 4 yếu tố hoạt động đồng bộ và liên tục.
SLIDE 19 – SAI LẦM PHỔ BIẾN
1. Lập kế
hoạch mà không có dữ liệu thực tế.
2. Làm
nhưng không đo lường.
3. Phát hiện
sai sót nhưng không hành động.
4. PDCA chỉ
áp dụng 1 lần rồi bỏ quên.
Ví dụ:
Doanh nghiệp làm PDCA khi chuẩn bị ISO, sau đó không tiếp tục → hệ thống suy yếu,
chất lượng giảm sau 6 tháng.
SLIDE 20 – TỔNG KẾT & BÀI HỌC
✅ PDCA
là chu trình quản trị thông minh và bền vững.
✅ PLAN là trọng tâm của chu trình.
✅ DO – CHECK – ACT tạo
ra động lực cải tiến liên tục.
✅ Thành công phụ
thuộc vào kỷ luật, dữ liệu, và văn hóa học hỏi.
“Quality improvement is not a project, it’s a mindset.”
Nhận xét
Đăng nhận xét