HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯƠC QUA 5 BƯỚC HOẠT ĐỘNG - BÀI 3: BƯỚC 2 (MOVE TWO) - XÂY DỰNG MA TRẬN SWOT NÂNG CAO

Đỗ Ngọc Minh

Bài 3: BƯỚC 2 (MOVE TWO) - XÂY DỰNG MA TRẬN SWOT NÂNG CAO

Đây là ma trận đầu tiên trong quy trình thu thập dữ liệu ba ma trận.

3.1. Tổng quan về Ma trận SWOT

SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) là một điểm khởi đầu quen thuộc. Nó được thiết kế vào những năm 1960 để giúp các công ty Fortune 500 lập kế hoạch dài hạn dễ quản lý hơn. Một ma trận SWOT được xây dựng đúng cách sẽ là cái nhìn tổng quan có ảnh hưởng và giàu thông tin nhất về doanh nghiệp của bạn.

3.2. Công cụ

Ma trận SWOT Nâng cao (Helpful/Harmful & Internal/External)

Chúng ta sẽ sử dụng một ma trận SWOT nâng cao, phân loại các thuộc tính theo hai trục rõ ràng:

1.   Bên trong (Internal) vs. Bên ngoài (External):

o   Bên trong: S (Điểm mạnh) và W (Điểm yếu). Đây là những thuộc tính bên trong tổ chức của bạn.

o   Bên ngoài: O (Cơ hội) và T (Thách thức). Đây là những thuộc tính và lực lượng thị trường bên ngoài tác động đến bạn.

2.   Có lợi (Helpful) vs. Có hại (Harmful):

o   Có lợi: S (Điểm mạnh) và O (Cơ hội).

o   Có hại: W (Điểm yếu) và T (Thách thức). Đây là những khu vực tiêu cực cần được giải quyết, giảm thiểu hoặc loại bỏ.

Ma trận SWOT Nâng cao:

	Có lợi (Helpful)	Có hại (Harmful)
Bên trong (Internal)	Strengths (Điểm mạnh)   (Những gì tổ chức làm tốt?)	Weaknesses (Điểm yếu)   (Những gì tổ chức làm không tốt?)
Bên ngoài (External)	Opportunities (Cơ hội)   (Những viễn cảnh mới nên khai thác?)	Threats (Thách thức)   (Những áp lực bên ngoài nào có thể kìm hãm?)

3.3. Hướng dẫn Áp dụng Chi tiết: Quy trình Brainstorming

Bước 1: Chuẩn bị (Tri thức Ngầm & Tường minh)

Trước khi brainstorming, hãy hiểu hai loại kiến thức:

• Tri thức Tường minh (Explicit Knowledge): Kiến thức được dạy, có thể học được. Nó tương đối dễ dàng chuyển giao.
• Tri thức Ngầm (Tacit Knowledge): Còn gọi là "kiến thức thể chế", là kiến thức mà mỗi người sở hữu dựa trên kinh nghiệm của họ trong tổ chức. Nó rất khó chuyển giao và có giá trị cực kỳ cao. (Chúng ta sẽ quay lại vấn đề này trong bài 8).

Bước 2: Tổ chức buổi Brainstorming

Tập hợp nhóm chiến lược của bạn. Mục tiêu của buổi brainstorming là để mọi người "xả" hết những dữ liệu và thông tin mà họ đã giữ trong đầu.

• Đây có thể là những cuộc trò chuyện bên lề hay "hành lang quyền lực" về việc công ty nên hay không nên làm gì.
• Đảm bảo rằng mọi người có thể đưa ra thông tin mà không bị phán xét.

Bước 3: Phân loại và Ghi nhận

Lấy tất cả thông tin từ buổi brainstorming và bắt đầu phân loại chúng vào 4 ô của Ma trận SWOT Nâng cao (như mục 3.2).

• Strengths (Điểm mạnh): Liệt kê các quy trình, sự kiện, thuộc tính nội bộ mà tổ chức làm tốt hoặc là chuyên gia.
• Weaknesses (Điểm yếu): Liệt kê các quy trình, sự kiện, thuộc tính nội bộ mà tổ chức làm không tốt.
• Opportunities (Cơ hội): Liệt kê các yếu tố bên ngoài có thể được đưa vào để cải thiện khả năng cạnh tranh và lợi nhuận.
• Threats (Thách thức): Liệt kê các ảnh hưởng tiêu cực từ bên ngoài, có thể nằm ngoài tầm kiểm soát của tổ chức.

Đây là ma trận SWOT đầu tiên của bạn. Nó sẽ được làm giàu thêm ở các bước sau.

3.4.

Nghiên cứu Tình huống: Tessei (Công ty Vệ sinh Tàu Shinkansen)

Một nghiên cứu tình huống của Harvard về Tessei làm ví dụ. Một bản SWOT tóm tắt của Tessei trông như sau:

• Strengths (S): Văn hóa gắn kết và kỷ luật tốt. Tỷ lệ vệ sinh mỗi ghế tăng 12% trong 4 năm.
• Weaknesses (W): Quy trình vệ sinh phức tạp. Việc tuân theo quy trình gây chậm trễ. Trụ sở chính nghiêm ngặt về chi phí.
• Opportunities (O): Nhân viên có mong muốn giúp đỡ khách hàng. Nhân viên mới học hỏi từ nhân viên có kinh nghiệm và tìm cách cải thiện thời gian. Xem xét lại thời gian vệ sinh 7 phút.
• Threats (T): Công việc vệ sinh bị xem là "đáng xấu hổ" ở Nhật Bản (công việc 3K: Kitanai-Dirty, Kitsui-Difficult, Kiken-Dangerous). Việc tuyển dụng nhân tài gần như không thể.

Chỉ cần nhìn vào SWOT này, bạn có thể thấy ngay vấn đề lớn nhất của Tessei xoay quanh "nhân viên".