Global Grading System (GGS) của Towers Watson (nay là WTW)

Đỗ Ngọc Minh

Global Grading System (GGS) của Towers Watson (nay là WTW)

Global Grading System (GGS) của WTW (trước đây là Towers Watson) là một hệ thống định vị (job leveling) toàn cầu, giúp các tổ chức xác định giá trị nội bộ và vị trí thị trường của các công việc, tạo ra một cấu trúc cấp bậc công việc khách quan, nhất quán và công bằng, hỗ trợ các quyết định về lương thưởng, quản lý tài năng và phát triển sự nghiệp, dựa trên các yếu tố cốt lõi như kỹ năng, nỗ lực, trách nhiệm và phạm vi công việc. 

GGS là phương pháp "Loại trừ" (Step-by-step Exclusion): Thay vì lao vào chấm điểm ngay, bạn sẽ đi qua các "cửa chặn" để thu hẹp phạm vi, giúp việc đánh giá trở nên cực kỳ chính xác và tránh nhầm lẫn cấp bậc.

---

1. Cấu trúc và Các thành phần cốt lõi của GGS

Hệ thống GGS được xây dựng dựa trên 3 trụ cột chính:

A. Phân loại Tổ chức (Organization Size)

Trước khi đánh giá công việc, GGS yêu cầu xác định quy mô doanh nghiệp dựa trên:

• Doanh thu (Revenue).
• Số lượng nhân viên (Headcount).
• Độ phức tạp (Complexity/Geographic scope). Quy mô này sẽ giới hạn "trần" cấp bậc (ví dụ: Công ty nhỏ thì CEO chỉ ở Grade 18, nhưng tập đoàn đa quốc gia CEO có thể là Grade 25).

B. Hai Luồng Công Việc (Career Paths)

GGS tách biệt rõ ràng hai con đường phát triển để đảm bảo sự công bằng:

1.   Individual Contributor (IC): Những chuyên gia đóng góp bằng kỹ năng chuyên môn (không quản lý người).

2.   Management (M): Những người đóng góp bằng cách quản lý và điều hành đội ngũ.

C. 7 Yếu tố đánh giá (7 Factors)

Sau khi xác định luồng công việc, vị trí sẽ được soi chiếu qua 7 yếu tố:

1.   Knowledge (Kiến thức).

2.   Influence (Ảnh hưởng).

3.   Problem Solving (Giải quyết vấn đề).

4.   Decision Making (Ra quyết định).

5.   Interpersonal Skills (Kỹ năng giao tiếp).

6.   Working Conditions (Điều kiện làm việc) - Tùy chọn.

7.   Team Leadership (Khả năng lãnh đạo nhóm) - Dành cho luồng Quản lý.

---

2. Các bước thực hiện triển khai GGS (Quy trình Loại trừ)

Đây là phần "linh hồn" của hệ thống Towers Watson. Bạn thực hiện theo 3 bước lọc:

Bước 1: Xác định Band (Phân dải lớn)

Hệ thống chia làm 5 Band chính. Bạn phải chọn 1:

• Band 1: Công việc chân tay, giản đơn.
• Band 2: Công việc hành chính, kỹ thuật cơ bản.
• Band 3: Chuyên gia hoặc Quản lý cấp trung.
• Band 4: Quản trị cấp cao/Chuyên gia đầu ngành.
• Band 5: Ban điều hành tập đoàn.

Bước 2: Xác định Grade (Cấp bậc cụ thể) -> (xem phần về 25 grade ở mục sau)

Trong mỗi Band sẽ có các Grade (thường từ Grade 1 đến 25).

• Dùng phương pháp loại trừ: Nếu vị trí đó là Quản lý, bạn hỏi: "Người này quản lý trực tiếp hay quản lý thông qua các cấp quản lý khác?". Nếu quản lý gián tiếp, họ không thể ở Grade thấp của Band 3.

Bước 3: Đánh giá theo 7 yếu tố (Scoring)

Sau khi đã "khoanh vùng" được Band và Grade dự kiến, bạn dùng bảng điểm của 7 yếu tố trên để xác thực lại. Nếu điểm số hội tụ đúng vào khoảng của Grade đó, kết quả đánh giá là chính xác.

---

3. Điều kiện và Nguồn lực để triển khai thành công

Điều kiện tiên quyết:

• Cơ cấu tổ chức ổn định: Bạn cần một sơ đồ tổ chức (Org Chart) rõ ràng.
• Bản mô tả công việc (JD) chuẩn hóa: GGS tập trung vào "Đóng góp" (Contribution), nên JD phải nêu rõ quyền quyết định và phạm vi ảnh hưởng.

Nguồn lực cần thiết:

• Nhân sự: * 1 Trưởng dự án (HR Director).
• Hội đồng đánh giá (Gồm các thủ trưởng đơn vị).
• Chuyên gia tư vấn WTW (nếu doanh nghiệp muốn có chứng nhận quốc tế).
• Thời gian: 3 - 5 tháng.
• Chi phí: Cao. Bao gồm phí bản quyền sử dụng hệ thống GGS và phí tư vấn.

---

4. Tại sao nên chọn GGS thay vì Hay hay Mercer?

• Tính khách quan cực cao: Nhờ phương pháp loại trừ, bạn rất khó "đôn" điểm cho một vị trí nào đó nếu họ không vượt qua được các cửa chặn về Band.
• Phát triển chuyên gia: GGS cực kỳ ưu ái những người giỏi chuyên môn nhưng không muốn làm quản lý. Họ có thể có Grade (và lương) ngang bằng với Giám đốc.
• Dễ giải thích: Logic "Loại trừ" rất dễ để giải thích cho nhân viên vì sao họ ở Grade đó.

 

Hệ thống Global Grading System (GGS) của Towers Watson (WTW) là một khung tham chiếu chuẩn hóa gồm 25 bậc (Grades). Tuy nhiên, một doanh nghiệp thông thường (quy mô vừa và lớn) thường chỉ sử dụng từ Grade 1 đến Grade 20. Các bậc từ 21-25 thường chỉ dành cho các tập đoàn đa quốc gia siêu lớn (Global Fortune 500).

Dưới đây là mô tả chi tiết 25 bậc, cách phân nhóm và quy trình triển khai thực tế.

---

1. Cấu trúc 25 Bậc (Grades) của GGS

GGS chia 25 bậc này thành 5 Dải (Bands) dựa trên tính chất đóng góp:

Band 1: Công việc giản đơn (Grades 1 - 5)

• Đặc điểm: Các công việc thực hiện theo chỉ dẫn chi tiết, ít yêu cầu tư duy độc lập.
• Grade 1 - 2: Lao động phổ thông, tạp vụ, bảo vệ (chưa qua đào tạo).
• Grade 3 - 5: Nhân viên hành chính sơ cấp, công nhân kỹ thuật bậc thấp.

Band 2: Công việc nghiệp vụ/Kỹ thuật (Grades 4 - 10)

• Đặc điểm: Đòi hỏi kiến thức chuyên môn, kỹ năng vận hành hoặc hành chính thuần thục.
• Grade 6 - 8: Nhân viên chuyên môn (Kế toán viên, Nhân viên HR, Sales).
• Grade 9 - 10: Chuyên viên chính, Giám sát viên (Supervisor) hoặc Trưởng nhóm nhỏ.

Band 3: Chuyên gia & Quản lý cấp trung (Grades 11 - 15)

• Đặc điểm: Quản lý một bộ phận chức năng hoặc là chuyên gia có tầm ảnh hưởng trong một lĩnh vực.
• Grade 11 - 12: Trưởng phòng (Manager), Chuyên gia cao cấp (Senior Specialist).
• Grade 13 - 15: Giám đốc bộ phận (Senior Manager/Director), Chuyên gia tư vấn chiến lược nội bộ.

Band 4: Quản trị cấp cao (Grades 16 - 20)

• Đặc điểm: Định hướng chiến lược cho các mảng kinh doanh lớn hoặc toàn bộ công ty.
• Grade 16 - 18: Phó Tổng Giám đốc (VP), Giám đốc khối (CFO, CHRO, CIO) ở doanh nghiệp vừa và lớn.
• Grade 19 - 20: CEO của doanh nghiệp lớn, Tổng Giám đốc các công ty thành viên trong tập đoàn.

Band 5: Ban điều hành Tập đoàn (Grades 21 - 25)

• Đặc điểm: Lãnh đạo tối cao của các tập đoàn đa quốc gia có tác động đến kinh tế toàn cầu.
• Grade 21 - 25: Chủ tịch/CEO Tập đoàn toàn cầu (ví dụ: CEO Samsung, Google, Apple).

---

2. Cách thực hiện đánh giá (Quy trình 3 bước "Loại trừ")

Điểm đặc biệt của GGS là bạn không được "nhảy" vào chọn Grade ngay, mà phải đi qua bộ lọc để tránh "lạm phát chức danh".

Bước 1: Đánh giá Quy mô Tổ chức (Organization Screen)

Trước khi chấm điểm nhân sự, bạn phải nhập dữ liệu doanh nghiệp vào phần mềm của WTW:

• Doanh thu hàng năm.
• Số lượng nhân viên.
• Phạm vi hoạt động (Nội địa, Khu vực hay Toàn cầu).
• Kết quả: Hệ thống sẽ giới hạn "Grade trần". Ví dụ: Công ty doanh thu 100 tỷ/năm thì CEO không thể vượt quá Grade 16.

Bước 2: Xác định Luồng công việc (Career Path)

Hỏi 1 câu duy nhất: "Vị trí này đóng góp chính thông qua việc quản lý con người (Management) hay thông qua kỹ năng chuyên môn cá nhân (Individual Contributor)?"

• Nếu là Management: Đi tiếp vào các tiêu chí về quy mô đội ngũ, ngân sách quản lý.
• Nếu là IC: Đi tiếp vào tiêu chí về độ sâu kiến thức và tầm ảnh hưởng chuyên môn.

Bước 3: Áp dụng 7 yếu tố đánh giá (7 Factors)

Sau khi đã xác định được khoảng Grade (ví dụ: Band 3), bạn dùng 7 yếu tố sau để "chốt" điểm:

1.   Kiến thức (Knowledge): Yêu cầu về bằng cấp và sự hiểu biết nghiệp vụ.

2.   Ảnh hưởng (Influence): Tác động của vị trí đến doanh số, chi phí hay uy tín công ty.

3.   Giải quyết vấn đề (Problem Solving): Tính chất các thách thức thường gặp.

4.   Ra quyết định (Decision Making): Quyền tự chủ và mức độ rủi ro của quyết định.

5.   Giao tiếp (Interpersonal Skills): Khả năng đàm phán và thuyết phục.

6.   Lãnh đạo (Team Leadership): Chỉ dành cho luồng Quản lý.

7.   Điều kiện làm việc (Working Conditions): Chỉ áp dụng nếu môi trường khắc nghiệt.

---

3. Cách triển khai thực tế cho Doanh nghiệp

Giai đoạn 1: Chuẩn bị nội bộ (1 tháng)

• Review JD: Đảm bảo JD không viết theo kiểu kể lể công việc mà viết theo kết quả đầu ra (Outputs).
• Thành lập Ban dự án: HR đóng vai trò điều phối, các Giám đốc khối đóng vai trò thẩm định.

Giai đoạn 2: Chấm điểm thử nghiệm (Pilot)

• Chọn các vị trí "Mỏ neo" (Benchmark jobs): CEO, 1 Giám đốc khối, 1 Trưởng phòng, 1 Nhân viên.
• Sử dụng ma trận GGS để xác định Grade cho nhóm này làm chuẩn.

Giai đoạn 3: Đánh giá diện rộng (2-3 tháng)

• Áp dụng bộ tiêu chí cho tất cả các vị trí còn lại.
• Kỹ thuật "Calibration" (Hiệu chuẩn): So sánh ngang. Ví dụ: Tại sao Trưởng phòng Kế toán Grade 12 mà Trưởng phòng IT lại Grade 13? (Có thể do IT có tầm ảnh hưởng chiến lược chuyển đổi số cao hơn).

Giai đoạn 4: Liên kết với Lương & Phúc lợi

• Sau khi có 25 bậc, bạn sẽ xây dựng dải lương cho từng bậc (Salary Ranges).
• Mỗi bậc thường có độ rộng dải lương (Spread) khoảng 30% - 50%.

---

4. Danh sách các tiêu chí tổng quát để bạn lựa chọn (Checklist)

Nếu bạn không mua bản quyền GGS mà muốn tự xây dựng hệ thống dựa trên tinh thần GGS, hãy dùng bộ tiêu chí này:

1.   Tầm nhìn: Vị trí này nhìn xa bao lâu? (1 ngày, 1 tháng, 1 năm hay 5 năm?).

2.   Mức độ giám sát: Bao lâu thì cấp trên kiểm tra kết quả 1 lần?

3.   Tính chất sáng tạo: Làm theo quy trình (Low) hay tự thiết kế quy trình (High)?

4.   Tác động tài chính: Có trực tiếp ký duyệt chi tiêu không? Hạn mức bao nhiêu?

5.   Yêu cầu hợp tác: Chỉ làm việc trong phòng hay phải phối hợp liên phòng ban/đối tác ngoài?

Lời khuyên: GGS rất khắt khe. Nếu doanh nghiệp bạn dưới 100 nhân sự và cấu trúc đơn giản, hãy sử dụng Point Factor tự xây dựng để tiết kiệm chi phí. Nếu doanh nghiệp bạn lớn và có ý định mở rộng ra quốc tế, GGS là sự đầu tư xứng đáng.